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Wissenswertes zum E-Mail-Schreiben in Englisch

Englisch ist das A&O - besonders in Unternehmen, die weltweit ihre Geschäfte abwickeln. Vor einer englischsprachigen E-Mail sollten Mitarbeiter daher keine Berührungsängste haben. Dazu gibt es letztendlich auch keinen Grund. Meist sind diese E-Mails kurz, knapp und verständlich formuliert. Eine Expertin aus Köln zeigt auf, worauf beim Schreiben zu achten ist. 

Von Dipl.-Übersetzerin Birgit Pawelzik, Fachhochschule Köln und Europäische Fachhochschule in Brühl

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1990 erfand Sir Timothy John Berners-Lee das World Wide Web. Diese Erfindung wirkte sich ganz entscheidend auf die internationale Kommunikation aus. Durch das World Wide Web entwickelte sich der geschäftliche und private E-Mail-Verkehr enorm schnell. Umfragen ergaben, dass Unternehmen inzwischen bis zu 90 Prozent ihrer Korrespondenz per E-Mail abwickeln. Folglich ist es heute für viele Menschen im Job wichtig, E-Mails in englischer Sprache korrekt formulieren zu können. Dies fordern im Übrigen nicht nur Global Player, sondern auch international agierende Mittelständler von ihren Mitarbeitern und selbstverständlich auch von ihren Bewerbern. Die sprachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter sind entscheidend für die internationale Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens.

Keep it short and simple

Kommunikation erfolgt im Zeitalter des World Wide Web kurz und bündig. Ein extremes Beispiel ist zweifellos die Vielzahl von Abkürzungen beim Schreiben einer SMS. Auch E-Mails werden schnell und einfach übertragen. Die Folge ist ein hohes Aufkommen. Dies bedingt geradezu, dass die Fülle an Nachrichten knapp formuliert wird und dennoch informativ ist. Getreu dem Motto „Time is Money" hat heute niemand mehr Zeit und Muße für die Lektüre langatmiger Texte. 

Eine E-Mail kurz, einfach und klar in Englisch zu schreiben, erscheint vielen allerdings wie eine Kunst. Besonders deutsche Muttersprachler neigen dazu, eher lange und komplexe Sätze zu konstruieren. Dies wird vor allem durch den Nominalstil im Deutschen begünstigt. Der englische Muttersprachler bevorzugt hingegen den Verbalstil. Die Folge sind kurze Sätze. Ein Beispiel:

D: Wir möchten Sie auf die Möglichkeit aufmerksam machen, dass...

E: Please note... 

FYI und ASAP

In englischen E-Mails werden zudem eine Vielzahl von Abkürzungen verwendet. Welche ein deutscher E-Mail-Schreiber kennen sollte, zeigt die folgende Tabelle:

Eine englischsprachige E-Mail sollte also so kurz wie möglich formuliert werden. Dennoch muss sie verständlich und informativ sein. Lange und komplexe Satzkonstruktionen müssen vermieden werden. Auch die Wortwahl sollte einfach sein. Lange und wissenschaftliche Begriffe gilt es in der Regel durch alltägliche Begriffe zu ersetzen. Auch die Anrede sowie die Grußformel sind weit weniger formell als bei der traditionellen Briefform. Es ist besonders auffällig, dass - verglichen mit deutschsprachigen E-Mails - im englischsprachigen Raum der Geschäftspartner in einer E-Mail sehr schnell mit dem Vornamen angesprochen wird - zum Beispiel in Form von „Dear Nick". Ähnlich verhält es sich mit der Grußformel am Ende einer E-Mail, auch hier ist oft ein informelles „Have a nice weekend" zu lesen.

Weit mehr als kleine und feine Unterschiede

Doch Englisch ist nicht gleich Englisch. Eine grundlegende Frage, die jeder Autor einer englischsprachigen E-Mail im Vorfeld zu klären hat: American oder British English. Es handelt sich zwar bei beiden Varianten um Englisch, jedoch weist jede der beiden Sprachen nicht nur in Bezug auf die Rechtschreibung, sondern auch auf die Ausdrucksweise gravierende Unterschiede auf. Ein Vermischen beider Englischformen bleibt beim Lesen einer E-Mail durch einen Native-Speaker nicht unbemerkt und zeigt sofort mangelnde Sprachkompetenz. Wer um die Unterschiede zwischen American und British English weiß, kann derartige Fehlerquellen vermeiden. Doch wo genau liegen die Unterschiede? Die folgende Tabelle zeigt ausgewählte Beispiele:

Vom Opening über den Body zum Closing

Doch nun ans Eingemachte: Wie muss ein deutscher Schreiber beim Formulieren einer englischsprachigen E-Mail vorgehen? Der eigentliche Text einer E-Mail beginnt im Englischen mit einem üblichen Einleitungssatz, dem so genannten Opening. Dieser sollte je nach Sachverhalt ausformuliert sein. Dabei ist es hilfreich, den Inhalt in eines der folgenden Standard-Themenbereiche einzuordnen:

• Giving general information (allgemeine Informationen)
• Replying to a letter or email (Antwort auf Brief oder E-Mail)
• Giving favourable information (positive Information)
• Giving unfavourable information (negative Information)
• Attaching files (Anhängen von Dateien)
• Asking for comments (Bitte um Kommentar/Stellungnahme)
• Apologising for delays in answering (Entschuldigung für verspätete Antworten)
• Intermediate notes (Zwischenbescheide)
• Out of the office (Abwesenheit)

Sicherlich gibt es je nach Vorgang individuell zu formulierende Eingangssätze. Es hat sich jedoch bewährt, wenn dem Autor einer E-Mail die oben genannten Phrasen bereits geläufig sind. Abwandlungen lassen sich dann mit Leichtigkeit verfassen.

Nach Anwendung eines typischen Einleitungssatzes können in der Folge situationsbezogene Details als Hauptteil (Body) hinzugefügt werden. Das folgende Beispiel zeigt die Eingangsphrasen (fett) und die zusätzlich eingefügten Details (kursiv):

This is to inform you that Mr Hancock will be retiring at the end
of October this year. His successor will be Jim Thomson.
Just a quick note to advise you that we have put the directions and a site map on our website.
I am writing to let you know about our new project in China. If you need anything else, please let me know.

Auch eine englischsprachige E-Mail endet mit einer Grußformel, dem so genannten Closing. Sie ist, wie bereits oben erwähnt, oft sehr informell gehalten:

If you have any questions, please phone me.
Hope this helps.
Many thanks and have a nice weekend.

Auch dies ist erlernbar

Übung macht den Meister, das gilt auch für das Verfassen von englischsprachigen E-Mails. Jedoch sollte sich jeder über die notwendige Kurzform (gut realisierbar durch Verbalstil im Englischen), die Unterschiede zwischen American und British English sowie die zu verwendenden Standardphrasen und Eröffnungssätze sowie Schlussformeln im Klaren sein. Sie erleichtern jedem Neuling mit nur schulischen Englischkenntnissen den Einstieg in diese Materie.

Letztendlich ist das Schreiben einer englischsprachigen E-Mail nur der Anfang. In vielen Unternehmen wird auch Wert auf „successful phone calls", das „welcoming business partners" sowie das „Presenting in English" gelegt. Doch auch davor sollte keiner Angst haben - auch dies ist erlernbar.

Autorin

Dipl.-Übersetzerin Birgit Pawelzik ist Dozentin für Wirtschaftskommunikation in Englisch an der Fachhochschule Köln und Dozentin in Englisch an der Europäischen Fachhochschule in Brühl. Außerdem führt sie regelmäßig Englisch-Trainings für Anfänger und Fortgeschrittene für Verwaltungsangestellte der Fachhochschule Köln durch.

Weiterführende Literatur

Pawelzik, Birgit (2005). Communication in Business. Oldenbourg Verlag. München und Wien. ISBN-10: 3486577050