Schreib mal wieder

E-Mails gestern und heute

Sie ist schnell, einfach und günstig - die E-Mail. Wer heute Kollegen, Bekannten oder der Familie etwas mitteilen möchte, nutzt immer öfter dieses Medium. Unser Stuttgarter IT-Profi skizziert die Geschichte und die Entwicklung der E-Mail und erklärt, warum sie heutzutage auch zu ihrem eigenen Opfer wird.

Von Professor Dr. Thomas Kessel, Duale Hochschule Stuttgart

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Mit dem Titel Wilkommen in CSNet im Jahr 1984 fing alles an.[1] Es handelte sich um die erste E-Mail, die aus den USA kommend, über das Internet versandt und in Deutschland empfangen wurde. Sie ging an Michael Rotert, der zum Team von Professor Dr. Werner Zorn an der Universität Karlsruhe gehörte. Die Experten beschäftigten sich dort mit Datennetzwerken. Diese erste E-Mail läutete damals den Anschluss Deutschlands an die internationale Internet-Gemeinschaft ein.

Die Hürden für das Versenden und Empfangen von E-Mails waren auch in den Jahren nach 1984 noch hoch, denn der Netzzugang beschränkte sich oft auf Hochschulen und Großunternehmen, die Übertragungszeiten für elektronische Nachrichten waren sehr hoch und die verfügbaren Mail-Programme sehr komplex.

Trotz all dieser Hindernisse setzte sich die E-Mail in den nachfolgenden Jahren in den Unternehmen und der breiten Öffentlichkeit durch. Zu Beginn der E-Mail-Ära waren noch stationäre Arbeitsplatzrechner oder PCs für das Versenden und Empfangen von E-Mails notwendig, erst später wurden diese teilweise durch Notebooks abgelöst. Als Standardsoftware etablierte sich weitgehend das Programm Outlook, als Teil des Office Pakets von Microsoft, das sich neben der Verwaltung von E-Mails auch um das Management weiterer persönlicher Informationen wie beispielsweise eines Terminkalenders, Kontaktdaten, Aufgaben und Notizen kümmert.

Das optimale Medium

Die Gründe für den Siegeszug der E-Mail liegen vor allem in ihrer Schnelligkeit, der Einfachheit und den geringen Kosten. Sie ist aus logistischer Sicht ein beinahe optimales Transportmedium, das die Daten quasi in Echtzeit an ihren Empfänger weiterleitet und deren Kosten kaum abhängig von der physischen Entfernung sind. Weiterhin erlaubt sie das Versenden relativ großer Datenmengen und sie führt zu keinen Medienbrüchen, denn die übermittelten Daten liegen wiederum in elektronischer Form vor und können so problemlos von anderen Computern weiterverarbeitet werden.

E-Mails erwiesen sich so als disruptive Technologie.[2] So bezeichnet man ein technisches Verfahren, das aufgrund seiner Eigenschaften die bis dahin dominierende Technologie verdrängt. Heutzutage hat die E-Mail den Brief als ehemals beherrschendes schriftliches Kommunikationsmedium in Unternehmen und im privaten Bereich abgelöst. Um sich diesen Sachverhalt vor Augen zu führen, reicht es aus, sich zu überlegen, wie viele E-Mails ein jeder heute im Vergleich zu Briefen erhält oder schreibt.

Phishing und Spamming

Obwohl die Vorteile der E-Mails klar überwiegen, so sollte man nicht deren Mankos übersehen. Da ist zum einen die Überflutung durch das massive Versenden von Phishing- oder Spam-E-Mails, deren Verhinderung einen immer größeren Einsatz an Ressourcen benötigt und so letztlich die Glaubwürdigkeit und den Nutzen des Mediums E-Mail bedroht. Zum anderen ist die mangelnde Sicherheit der E-Mails ein wichtiger Schwachpunkt. Dies betrifft nicht nur die Gefahr des Mitlesens oder der Veränderung von Nachrichten, dem man durch konsequente Verschlüsselung begegnen kann, sondern auch der Fälschung von Absender-Adressen.

Kommunizieren via Smartphones

Ein wichtiger Durchbruch bei der Bedeutung von E-Mails wurde erreicht, als der Empfang und Versand elektronischer Nachrichten auch über mobile Geräte möglich wurde. Das Blackberry-Handy wurde gleichsam zum Symbol für eine komfortable Integration von E-Mails und intelligentem Handy und somit gleichermaßen zum Statussymbol für viele Führungskräfte. Es erlaubt nicht nur die Integration von Mitarbeitern im Außendienst, vom Techniker, über den Berater bis hin zum Vertriebsbeauftragten, sondern es ermöglicht auch dem Manager in ständigem Kontakt zu seinen Mitarbeitern und Kollegen zu bleiben.

Im privaten Bereich erfolgte parallel vor allem der Aufstieg der SMS, des kleinen Bruders der E-Mail, die zuerst vor allem von den jungen Handybenutzern begeistert aufgegriffen wurde. Obwohl die SMS deutlich höhere Kosten verursacht und schwieriger einzugeben ist als eine E-Mail, hat sie sich dank der Verbreitung von Handys und der Unterstützung von Mobilfunkanbietern und Handyherstellern deutlich durchgesetzt und ihre Nische bei Handys erobert.

Erst jetzt, mit der zunehmenden Nutzung des Internets durch Smartphones, wie zum Beispiel das Blackberry oder das iPhone, oder durch Netbooks, flankiert durch moderate Tarife für die mobile Datenübertragung, wird auch der Versand von E-Mails für die normalen Privatkunden möglich und erschwinglich.

Im Informationszeitalter überleben

Die Erfindung der E-Mail hat das technische Problem der schnellen und kostengünstigen Kommunikation von Nachrichten und Daten gelöst. Für die Benutzer steht dagegen weniger die Technologie, sondern eher die Frage nach der Nutzung und Verwaltung der E-Mails im Vordergrund. Dieses Problem hat sich insbesondere dadurch verschärft, dass etwa der überwiegende Schriftverkehr innerhalb eines Unternehmens auf die elektronische Kommunikation übertragen wurde. In gewisser Hinsicht sind E-Mails so Opfer ihres eigenen Erfolgs geworden, denn je stärker die Vorteile von E-Mails ins Gewicht fallen, umso mehr E-Mails wurden geschrieben.

Die entscheidende Frage ist also, wie mit dem hohen täglichen Aufkommen an E-Mails umzugehen ist, wie dies in die Abläufe eines Arbeitstages zu integrieren ist und wie die Ablage der E-Mails zu strukturieren ist. Diese Probleme sind aber vor allem organisatorischer Natur und bilden damit eine Herausforderung an das persönliche Selbst- und Zeitmanagement.

Neben der E-Mail haben sich im Rahmen des Web 2.0 natürlich eine Vielzahl weiterer Kommunikationsmedien und -formen wie beispielsweise Diskussionsforen, Newsgroups, Blogs, soziale Netzwerke herausgebildet. Die zentrale Frage im Informationszeitalter bleibt aber letztlich, wie man nur die wichtigen Informationen erkennt und bewertet.

Autor

Professor Dr. Thomas Kessel studierte Informatik an der Universität Karlsruhe (TH) und dem Institut National des Sciences Appliquées (ehemals ENSAIS) in Straßburg. Er promovierte im Rahmen eines dt.-frz. Instituts in Straßburg und arbeitete ab 1996 bei Hewlett-Packard in den Bereichen Forschung und Entwicklung, sowie dem technischen Consulting. Er lehrt seit 2002 an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart (ehemals Berufsakademie Stuttgart) im Studiengang Wirtschaftsinformatik in den Bereichen Betriebssysteme, Systementwicklung und verteilte Systeme. Er ist Autor des Buchs „Einführung in Linux" und Ko-Autor von „Java leicht gemacht", sowie eine Reihe weiterer Veröffentlichungen.

[1] „25 Jahre E-Mail in Deutschland - Und es hat ‚Pling!‘ gemacht!", SPIEGEL ONLINE, http://www.spiegel.de/netzwelt/tech/0,1518,639654,00.html

[2] Bower, Joseph L. & Christensen, Clayton M. (1995) "Disruptive Technologies: Catching the Wave" Harvard Business Review, January-February 1995