Die Alleskönner

Kurz und bündig: Facility Management

Das Facility Management von gewerblich genutzten Immobilien ist sehr vielfältig, es kann von einfachen Kümmerdiensten rund um die Immobilie, bis zu komplexen Leistungspaketen reichen. Eine Immobilienfachfrau beleuchtet die hohe Kunst des Facility Managements genauer.

Von Professor Dr. Michaela Hellerforth, Fachhochschule Gelsenkirchen

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Facility Management (FM) steht für die ganzheitliche, integrierte und umfassende, das heißt den Lebenszyklus übergreifende Planung, Erstellung und Bewirtschaftung von Grundstücken, Gebäuden und damit zusammenhängenden Services. Das Facility Management verfolgt das Ziel für die Investoren Erträge zu steigern und Werte zu erhalten. Gleichzeitig strebt es danach, für den Nutzer, der den Kundenstatus innehat, Kosten zu optimieren.

Facility Management umfasst dabei neben der Bereitstellung, Nutzung und Erhaltung baulicher und technischer Anlagen die Inanspruchnahme von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Leistungen der Betriebs- und Nutzungsphase. Betrachtungsgegenstand ist damit nicht mehr ausschließlich das Gebäude, sondern auch die Services oder die Dienstleistungen, die zwar in einem Gebäude erbracht werden, mit der reinen baulichen Hülle aber nichts mehr zu tun haben.

Auf keine konkrete Rolle festlegbar

Damit finden Leistungen wie Catering, Post- und Kopierdienste, Fuhrpark oder Reisedienste bis hin zum Arbeitsschutz und der Lagerhaltung Eingang ins Facility Management. Sie betreffen vor allem das infrastrukturelle Gebäudemanagement, die so genannten Kümmererdienste, und werden in Abhängigkeit davon, was das Unternehmen als sein Kerngeschäft auffasst, mehr oder weniger weitgehend oder anders definiert sein.

Facility Management stellt sich so heterogen dar, da es unterschiedliche Rollen umfasst und Leistungsschwerpunkte aufweist. Aufgrund der Vielzahl von Unternehmensstrukturen und Branchen variieren die Anforderungen an das Facility Management stark. Kernfragen, die hierbei zu beantworten sind lauten:

• In wessen Auftrag und damit in wessen Interesse wird Facility Management erbracht?
• Welcher Art ist das Kerngeschäft, auf das sich die Unterstützungsleistungen beziehen?
• Wie nimmt das Unternehmen die Abgrenzung zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen vor?

Die Einsatzmöglichkeiten des Facility Managements zeigt die folgende Grafik:

Der Einsatz beim Eigner der Kernprozesse

Facility Management beim Eigner der Kernprozesse hat eine enge Bindung zu dessen Kernprozessen. Es müssen die Anforderungen des Kerngeschäfts an die Infrastruktursysteme definiert und Primär- und Sekundärprozesse abgestimmt werden. Zum Facility Management gehört dann auch das Controlling aller intern und extern zu erbringenden Unterstützungsleistungen für die Primärprozesse sowie ihre ständige Anpassung an geänderte Nutzeranforderungen.

Die Betonung liegt dabei auf der Unterstützung der eigentlichen (Produktions-)Leistung des Unternehmens. Beispiele hierfür sind Unternehmen der Industrie, der öffentlichen Verwaltung, private Geldinstitute, Versicherungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen des Gesundheitswesens

Der Einsatz beim Immobilieneigentümer

Facility Management für den Immobilieneigentümer fokussiert sich auf die Erfüllung der Renditeinteressen des Eigentümers. Die Tätigkeiten sind immobilienwirtschaftlich geprägt und in ihrem Mittelpunkt steht die vertragliche Bindung und Kostenüberwachung sowie die Organisation und Koordination der mit der Ausführung der Dienstleistungen beauftragten Unternehmen. Es handelt sich überwiegend um Managementleistungen im Sinne des Property Managements. Dabei können die Gebäudedienste von den Unternehmen selbst ausgeführt oder an Dienstleister vergeben werden.

Der Einsatz beim Dienstleister

Dienstleister sind Unternehmen, die auf vertraglicher Grundlage für andere Unternehmen, wie für die Eigner der Kernprozesse oder die Eigentümer und Betreiber von Immobilien arbeiten. Derartige Dienstleister sind die Anbieter von Gebäudediensten, Energielieferanten, Bauunternehmen, Ausstattungsanbieter, Softwareanbieter etc.

Die Gesamtverantwortung für die Facility Management-Leistungserbringung liegt dann beim Auftraggeber, nicht beim Dienstleister. Facility Management verantwortet die optimierte Erbringung der Unterstützungsleistungen im Rahmen der vertraglich getroffenen Regelungen (Dienstleistungsverträgen), so zum Beispiel als Objektmanagement, in der Kalkulation oder in der Einsatzplanung und Arbeitsorganisation des Dienstleisters.

Quintessenz

Facility Management soll einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg erbringen, indem es unter Beachtung des Lebenszykluskonzepts und der Belange der Nachhaltigkeit Effizienzsteigerungen erzielt. Im Rahmen dessen kann das Lean Management in den indirekten Leistungsbereichen sowie das Outsourcing oder Resourcing zum Einsatz kommen.

Der Facility Manager denkt stets in Wertschöpfungsketten, beachtet gesetzliche Anforderungen beachtet und zieht Globalisierungstendenzen in sein Kalkül ein.

Vor der Anwendung von Facility-Management-Konzepten ist es allerdings von Nöten, die Rollen des Facility Managements durch die Stellung des Unternehmens festzulegen. Das bedeutet zu fragen, wer Auftraggeber ist, welche Immobilien er besitzt und welche Prozesse in seinen Immobilien ablaufen. Erst dann können die Aufgaben des Dienstleisters beschrieben werden. Nur durch diese Vordefinition ist ein kundenspezifisches Facility Management möglich.

Autorin

Professor Dr. Michaela Hellerforth ist Inhaberin einer Professur an der Fachhochschule Gelsenkirchen im Studiengang Facility Management.

Quelle

Hellerforth, M., BWL für die Immobilienwirtschaft, München, Oldenbourg 2008.