Ein zutreffendes Bild

Die Personalakte: Umfang, Aussagekraft und rechtliche Regelungen

Besonders bei Arbeitnehmern, die lange im Unternehmen beschäftigt sind, kann die Personalakte ein wahres Bündel von Beurteilungen und Verträgen, Krankmeldungen und Zeugnissen sein und aus Hauptbänden und zahlreichen Unterbänden bestehen. Unser Personalexperte aus Osnabrück gibt Auskunft darüber, was in dieser Akte genau zu finden ist und welche Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf seine Personalakte wahrnehmen darf.

Von Ass. jur. Werner Volkert, Fachhochschule Osnabrück

Diesen Beitrag als PDF.

Die Erhebung von persönlichen Daten der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber hat durch die in jüngster Zeit bekannt gewordenen Praktiken verschiedener deutscher Großunternehmen eine breite Öffentlichkeit sensibilisiert. Wenn Daten erhoben werden, folgt regelmäßig ihre Speicherung, Verarbeitung und Nutzung. Traditionell werden den Arbeitnehmer persönlich oder das Arbeitsverhältnis betreffende Dokumente in Personalakten aufbewahrt. Zunehmend entstehen das Arbeitsverhältnis betreffende Daten von vornherein in digitalisierter Form (zum Beispiel Online-Bewerbung, Digitale Zeiterfassung).

Die Entwicklung geht dahin, dass auf papierbasierte Dokumentation völlig verzichtet wird, alle Dokumente in digitale Form gebracht werden und eine Personalakte ausschließlich in elektronischer Form geführt wird. Personaldatenerhebung, -speicherung und -nutzung hängen deshalb heute eng mit Rechtsfragen der Personalakte zusammen. § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) regelt, dass der Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen darf. Die Vorschrift setzt die Existenz einer Personalakte voraus. Eine geschlossene gesetzliche Regelung, welche personenbezogenen Informationen Bestandteil der Personalakte sind oder sein dürfen, fehlt aber abgesehen vom Beamtenrecht nach wie vor.

Zur Aufbewahrung verpflichtet

Schon bei der Anbahnung, im Verlauf und bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erhält der Arbeitgeber eine Vielzahl von Informationen, die sich auf die Person des Arbeitnehmers beziehen. Ihre Dokumentation liegt grundsätzlich im Interesse beider Parteien des Arbeitsvertrags. Gleichwohl bleibt es dem Arbeitgeber freigestellt, ob er die bei ihm angefallenen Informationen dokumentieren und entstandene Dokumente aufheben will. Wie in jedem anderen Vertrag auch ist kein Vertragspartner verpflichtet, die in einer Rechtsbeziehung entstandenen Unterlagen aufzubewahren. Der Arbeitgeber ist nur im Rahmen weniger gesetzlicher Spezialregelungen, vor allem im Bereich der Arbeitssicherheit und Gesundheitsvorsorge zur besonderer Dokumentation verpflichtet. Selbstverständlich muss der Arbeitgeber ihm vom Arbeitnehmer überlassene Dokumente aufbewahren, die weiterhin Eigentum des Arbeitnehmers sind, zum Beispiel Originalzeugnisse oder -bescheinigungen.

Die Form der Personalakte legt der Arbeitgeber nach seinem Ermessen fest. Damit bei langer Dauer des Arbeitsverhältnisses die Übersicht erhalten bleibt, werden Personalakten thematisch aufgeteilt (zum Beispiel Hauptband, Abwesenheiten, Fortbildung, Arbeitssicherheit, Vergütung). Welche beim Arbeitgeber vorhandenen Schriftstücke oder Informationen im Einzelnen Bestandteil der Personalakte sind, kann der Arbeitgeber nicht frei bestimmen. Zur Personalakte gehören alle von der Anbahnung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses entstandenen Dokumente und Daten, die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, also den Arbeitsvertrag und seine Erfüllung durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber betreffen. Der Arbeitgeber kann das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in seine Personalakte nicht dadurch unterlaufen, dass er bestimmte Daten außerhalb der von ihm als Personalakte bezeichneten Akten oder Dateien aufbewahrt oder speichert.

Akte transparent führen: keine Giftschränke oder Geheimakten

Damit der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht effektiv wahrnehmen kann, muss der Arbeitgeber die Art der Aktenführung transparent machen. Eine Aufgliederung der Akte in Teilbände und Unterakten muss aus dem Hauptband hervorgehen. Geheimakten, Giftschränke und schwarze Personalakten sind unzulässig. Auch die Verteilung von relevanten Daten auf elektronische Dateien muss für den Arbeitnehmer erkennbar sein.

Trotzdem verbleibt dem Arbeitgeber ein geschützter Bereich, in dem er personenbezogene Informationen dokumentieren kann, ohne dass diese schon Teil der Personalakte sind. Aufzeichnungen des Arbeitgebers oder der Vorgesetzten über das Arbeits- und Ordnungsverhalten des Arbeitnehmers dienen nur der Vorbereitung von Beurteilungen oder auch von arbeitsrechtlichen Maßnahmen. Erst mit der Beurteilung selbst, erst mit dem Ausspruch der Abmahnung hat sich der Vorgang so weit verdichtet, dass er das Arbeitsverhältnis betrifft und damit zwangsläufig Bestandteil der Personalakte wird.

Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers beachten

Der Arbeitgeber muss bei der Führung der Personalakte Rücksicht auf Rechte und Interessen des Arbeitnehmers nehmen. In diesem Kontext ist er auch verpflichtet, das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und besonders sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu beachten.

Die Rechte des Arbeitnehmers begrenzen den zulässigen Inhalt von Personalakten. Andererseits dient die Dokumentation von Informationen auch dazu, dass der Arbeitgeber Pflichten erfüllen und seine Rechte aus dem Arbeitsvertrag wahrnehmen kann. Im Ergebnis muss der Inhalt der Personalakte also von einem berechtigten und überwiegenden Interesse des Arbeitgebers an der Dokumentation gedeckt sein. Das ist für all die Informationen unproblematisch, die der Arbeitgeber braucht, um gesetzliche oder unmittelbar aus dem Arbeitsvertrag resultierende Pflichten zu erfüllen. Der Arbeitgeber braucht Daten, um die Vergütung auszuzahlen, um die Lohnsteuer an das Finanzamt und die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen abzuführen. Arbeitsbeginn und Arbeitsende müssen erfasst und dokumentiert werden, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes nachweisen zu können. Setzt die Tätigkeit des Arbeitnehmers besondere Berechtigungen und Zertifikate voraus (Fahrerlaubnis Klasse C2, ausländerrechtliche Arbeitserlaubnis, ärztliche Approbation), darf der Arbeitgeber deren Kopien in die Personalakte aufnehmen. Auch die Informationen über den bisherigen beruflichen Werdegang - meist Teil der Bewerbungsunterlagen - und den Verlauf der Karriere des Arbeitnehmers im Unternehmen sind Kernbestandteile jeder Personalakte. Schließlich ist die Berechtigung unbestritten, Abwesenheiten aufgrund Urlaub und Krankheit zu dokumentieren.

Umgang mit intimen Daten

Brisant sind stets Informationen über Gesundheitszustand und Persönlichkeit des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat grundsätzlich ein überwiegendes Interesse, für das Arbeitsverhältnis maßgebliche Informationen über Persönlichkeit und Gesundheit des Arbeitnehmers zum Zwecke einer berechtigten späteren Verwertung, zum Beispiel auch zur Vorbereitung einer Kündigung zu sammeln. Auch im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen können sensible Daten über den Arbeitnehmer anfallen. Auf die Interessen des Arbeitnehmers ist bei der Aufbewahrung aber insoweit Rücksicht zu nehmen, dass der Kreis der Personen, der Zugang zu diesen Informationen hat, so klein wie möglich gehalten wird. Die betreffenden Unterlagen müssen im verschlossenen Umschlag oder in einem nur berechtigten zugänglichen Sonderband der Personalakte aufbewahrt werden.

Beurteilungen und alle dem Arbeitnehmer ungünstigen Unterlagen dürfen nur nach dessen Anhörung in die Personalakte aufgenommen werden.

Dokumente können über die Jahre an Bedeutung verlieren

Der Respekt vor dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers fordert schließlich, dass der Inhalt der Personalakte ihn mit seinen Eigenschaften nicht verfälscht darstellt. Die Personalakte muss ein zutreffendes Bild des Arbeitnehmers vermitteln, so dass nur wesentliche, das Arbeits- und Leistungsverhalten dauerhaft kennzeichnende Beschwerden, in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Die Relevanz von Informationen für das Arbeitsverhältnis hat nicht nur eine sachliche, sondern auch eine zeitliche Dimension. Zulässigerweise in die Personalakte aufgenommene Dokumente können im Lauf der Zeit ihre Bedeutung verlieren, weil kein berechtigtes Interesse mehr an ihrer Aufbewahrung besteht. Ein Beispiel ist die berechtigte schriftliche Abmahnung, die als Regelvoraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung selbstverständlich in der Personalakte dokumentiert sein darf. Sobald aber wegen der ohne weitere Verfehlungen verstrichenen Zeit die Abmahnung für eine Kündigung nicht mehr verwendet werden kann, entfällt auch das berechtigte Interesse an einer weiteren Aufbewahrung in der Personalakte. Schriftstücke, die nicht oder nicht mehr in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen, müssen aus der Personalakte entfernt werden, entsprechende Dateien sind zu löschen. Unrichtige Angaben müssen auf Verlangen des Arbeitnehmers berichtigt werden.

Willkür nicht gestattet

Das Bild des Arbeitnehmers kann nicht nur durch nachteilige oder unrichtige, sondern auch durch unvollständige Angaben in der Personalakte verfälscht werden. Der Arbeitgeber muss deshalb gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG Erklärungen des Arbeitnehmers zur Personalakte nehmen. Grundsätzlich müssen auch Zeugnisse über Weiterqualifikationen, Dank- und Belobigungsschreiben usw. in die Personalakte aufgenommen werden, wenn der Arbeitnehmer das verlangt. Der Arbeitgeber darf nicht willkürlich bei einem Arbeitnehmer solche Dokumente in die Personalakte aufnehmen und dies seinen Kollegen verweigern.

Besondere Spielregeln gelten für die Erhebung von Daten für jede Form von Dateien. Außerhalb der ausdrücklichen Einwilligung ist die Erhebung und Verarbeitung von Daten nach § 28 Abs. 1 BDSG nur zulässig, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich und der Verarbeitungs- und Nutzungszweck konkret festgelegt sind. Daten z. B. über den Gesundheitszustand sind sensitive Daten i. S. von § 3 Abs. 9 BDSG, die gemäß § 28 Abs. 6 BDSG nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Betroffenen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter rechtlicher Ansprüche vom Arbeitgeber erhoben werden dürfen und dies auch nur dann, wenn kein Grund zur Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange des Arbeitnehmers überwiegen. Unter Verstoß gegen diese Vorschriften erhobene Daten sind auf Verlangen des Arbeitnehmers zu löschen. Über den zulässigen Zweck hinausgehende Nutzungen muss der Arbeitgeber unterlassen.

Autor

Werner Volkert ist Dozent für Arbeitsrecht und Verwaltungsrecht an der Fachhochschule Osnabrück.