Trau dich, offline zu sein!

Oder: Mal wieder Abstand nehmen

Nur einen Tag ohne E-Mails, Facebook und SMS leben? Das ist für viele Menschen inzwischen ein Ding der Unmöglichkeit. Die Gefahr ist groß, dabei einem Information Overload zu erliegen. Schließlich muss ständig wichtiges von unwichtigem Wissen gefiltert werden. Es lohnt sich deswegen durchaus, einmal offline zu bleiben. Unser IT-Experte spricht in diesem Monat über den Puls des Informationszeitalters und den Sinn von Online-Ruhephasen.

Von Professor Dr. Thomas Kessel, Duale Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart

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Während man morgens seinen Espresso oder Latte macchiato unterwegs trinkt, wirft man oft auch via Smartphone einen ersten Blick auf seine E-Mails, informiert sich mittels RSS-Feeds über die Neuigkeiten auf den bevorzugten Websites, checkt den Facebook-Status seiner Freunde und dann bloggt oder twittert man noch nebenbei über die zu erwartenden Ereignisse des Tages.

Tagsüber bleibt man mit seinen Freunden mittels ICQ, SMS oder Telefon in Kontakt, abends tauscht man sich in den diversen Newsgroups, Foren, sozialen Netzwerken und Chats über gemeinsame persönlichen Interessen aus oder ist auf der Suche nach Seelenverwandten im Web. Sieht so der digitale Alltag aus?

Für viele junge Menschen, die zur Generation Y oder den Digital Natives[1] gehören, sind all diese Kommunikationsmittel integrale Bestandteile eines neuen digitalen Lebensstils, den sie sich mit der Zeit ganz natürlich angeeignet haben, aber dessen Konsequenzen sich auch immer klarer abzeichnen. Zwei entscheidende Punkte charakterisieren hierbei die neuen Kommunikationsformen:

• zum einen erhöht sich stetig die Geschwindigkeit des Informationsaustauschs, weil etwa E-Mails, Blogs oder RSS-Feeds faktisch in Echtzeit verfügbar sind,
• zum anderen erhöht sich das Volumen der zu verarbeitenden Informationen aufgrund der Vielfalt der verfügbaren Informationsquellen im Internet, neben den traditionellen Medien, wie Zeitungen, Zeitschriften und Büchern.

Faktisch keine Ruhezeiten

Diese Tendenzen wirken sich dabei nicht nur auf das Privatleben aus, sondern sie bestimmen auch zunehmend unser berufliches Leben und die Art und Weise, wie beispielsweise Führungskräfte in Unternehmen mit ihrem persönliches Informations- und Kommunikationsmanagement umgehen. Aufgrund der Globalisierung und der damit einhergehenden weltweiten Vernetzung von Medien und Unternehmen gibt es sowohl für das Management internationaler Konzerne als auch mittelständischer exportorientierter Unternehmen faktisch kaum noch Ruhezeiten, denn auch internationale Nachrichten können durchaus den Marktwert des eigenen Unternehmens bewegen. Hinzu kommt für Manager die Bearbeitung einer Dokumentenflut, die aus dem unternehmenseigenen Berichtswesen und Informationssystemen quasi im Stundentakt produziert wird.

Es wird erwartet, dass diese Dokumente gelesen und gegebenenfalls auch beantwortet werden, unabhängig davon, ob man sich auf einer Geschäftsreise oder im Büro befindet, denn Smartphones und Notebooks erlauben permanent an den Puls des Informationszeitalters angebunden zu sein.

Ständig Filtern, Bewerten und Einordnen

Der sich daraus entwickelnde Rhythmus des Nachrichtenaustauschs und der Zwang ständig online zu sein, führen jedoch viele Leitungskräfte an die Grenze ihrer persönlichen Belastbarkeit und lenkt oft von den eigentlichen Managementaufgaben ab. Die Kommunikation gerät so sehr leicht immer mehr zum Selbstzweck, die die Aufmerksamkeit und die Energie vieler Beteiligten auf sich zieht.

Die entscheidende Schwierigkeit besteht also nicht mehr in der Informationsbeschaffung, sondern in der Filterung, der Bewertung und der Einordnung der wichtigen Informationen und Nachrichten.

Das persönliche und unternehmensweite Wissensmanagement wird somit zu einer ausschlaggebenden Überlebensfrage im Informationszeitalter. Natürlich gibt es hierfür- wie im Bereich der Informationstechnologie üblich - viele Versprechen zur Lösung der Probleme, die im Wesentlichen auf Werkzeugen und Technologien basieren.

Kommunikation kein Selbstzweck

Ein bedeutsamer Schlüssel zur Bewältigung dieses Problems dürfte aber vor allem in der Weiterentwicklung des menschlichen Kommunikationsverhaltens liegen, das sich aufgrund der Geschwindigkeit und des Umfangs des Informationsaustauschs dramatisch verändert hat. So wird zunehmend erwartet, dass zum Beispiel Anfragen per E-Mail sofort beantwortet werden, auch wenn es sich dabei um komplexe Fragestellungen handelt, die erst einer grundlegenden Prüfung bedürfen. Die Erwartung auf eine zeitnahe Bearbeitung wird zum alles entscheidenden Kriterium und dominiert so mehr und mehr die fachlichen Gründe, die dafür in den Hintergrund treten. Die Kommunikation wandelt sich dann vor allem zum inhaltsleeren Selbstzweck.

Ein typisches Symptom dieser Entwicklung sind Manager, die sich in Besprechungen lieber der Bearbeitung ihrer E-Mails per Notebook oder Blackberry widmen, als der inhaltlichen Diskussion zu folgen, obwohl sie so natürlich die Basis für weitergehende, anspruchsvolle Debatten verlieren. Das permanente Rotieren um die eintreffenden E-Mails oder die zu bearbeitenden Nachrichten führt zu einem Tunnelblick und einem autistischen Verhalten, das den Blick auf das Wesentliche verhindert.

Online-Ruhephasen wagen

Meines Erachtens liegt die Lösung in der bewussten Entscheidung entweder online oder offline zu sein, das heißt sich einen Zeitabschnitt zu reservieren, in dem man sich voll auf die Kommunikation konzentriert, beispielsweise für die Bearbeitung der E-Mails oder das Lesen relevanter Nachrichten. Somit kann jene typische Zerrissenheit vieler Manager besser vermieden werden, die sich zwischen Besprechungen, E-Mails, Telefongesprächen und Fachlektüre verlieren. Das ausdrückliche Einplanen von Offline-Phasen, in denen man in Ruhe über fachliche Probleme nachdenken oder Akten lesen kann, ist die Voraussetzung dafür, dass die Kommunikationsphasen umso effizienter durchgeführt werden können.

Die Idee zu diesen Zeilen entstand übrigens während einer größeren Offline-Phase des Autors, einem Segeltörn im Mittelmeer. Währenddessen verzichtete er für eine Woche auf das Internet und die üblichen elektronischen Werk- und Spielzeuge.

Autor

Professor Dr. Thomas Kessel studierte Informatik an der Universität Karlsruhe(TH) und dem Institut National des Sciences Appliquées (INSA; ehemals ENSAIS) in Straßburg. Er promovierte im Rahmen eines dt.-frz. Instituts in Straßburg und arbeitete ab 1996 bei Hewlett-Packard in den Bereichen Forschung und Entwicklung, sowie dem technischen Consulting. Er lehrt seit 2002 an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart (www.dhbw-stuttgart.de) im Studiengang Wirtschaftsinformatik, wo er Studiengangsleiter für das englisch-sprachige Studienangebot International Business Information Management (IBIM) ist. Weiterhin hat er dort die wissenschaftliche Leitung des Zentrums für Angewandtes Software-Management ( ZAS; www.dhbw-stuttgart.de/zas ) inne, außerdem ist er Gründer und Leiter des Steinbeis-Beratungszentrums für angewandte Wirtschaftsinformatik, das die Umsetzung aktueller Forschungsergebnisse in die betriebliche Praxis unterstützt. Er ist zudem Autor des Buchs Einführung in Linux und Koautor von Java leicht verständlich, sowie eine Reihe weiterer Veröffentlichungen und per Email unter kessel@dhbw-stuttgart.de erreichbar.

[1] http://www.economag.de/magazin/2009/7-8/250+Digital+Natives