E-Procurement

Der Begriff E-Procurement beschreibt die elektronisch unterstützte Beschaffung, die (teilweise) über Intranet, Internet oder Extranet abgewickelt wird. E-Procurement kann in unterschiedlichen Ausprägungen und mit unterschiedlicher Intensität betrieben werden:

Individuelle digitale Informationssuche und Informationsaustausch:

Internetgestützte Beschaffungsmarktforschung kann der Einkäufer auf den ihn interessierenden Beschaffungsmärkten, für ?seine? Beschaffungsobjekte und Lieferanten durchführen, ohne sich mit anderen Einkäufern und Funktionsträgern in der Prozesskette abstimmen oder diese informieren zu müssen. Der Beschaffungsprozess bleibt unverändert, die sourcing-Strategie muss nicht geändert werden, der Einkäufer muss nur mit einem Internet-Anschluss ausgestattet werden. Durch internetgestützte Beschaffungsmarktforschung erreicht der Einkäufer eine verbesserte Markttransparenz, die bei Preisverhandlungen, zum Auffinden von Substitutionsprodukten und alternativen Lieferquellen genutzt werden kann. Die internetgestützte Kommunikation mit Lieferanten per E-Mail ist ebenfalls eine Gestaltungsform, die der einzelne Einkäufer individuell ohne größeren Abstimmungs- und Investitionsaufwand anwenden kann Individuelle Nutzung elektronischer Produktkataloge zur Unterstützung des strategischen oder operativen sourcings:

Elektronische Produktkataloge werden von Lieferanten, Verbänden und Maklern angeboten. Ihre Nutzung verspricht eine Beschleunigung der Anbahnungs- und Aushandlungsphase und erlaubt eine Online-Abfrage aktueller Preise und Verfügbarkeiten. Neben Senkung der Transaktionskosten sind Preisreduzierungen zu erwarten. Dabei verwenden die Einkäufer unabhängig voneinander Shop-Systeme, Branchenportale oder Broker-Plattformen. Der Beschaffungsprozess bleibt unverändert oder wird geringfügig modifiziert. Der Internet-Einkauf (E-Purchasing) wird den bisherigen Methoden hinzugefügt. Die elektronische Beschaffungstransaktion wird an der Schnittstelle abgebrochen, an der sie die unternehmensinternen Geschäftsprozesse erreicht, da keine Verknüpfung des Internets mit dem ERP-System des Abnehmers besteht.

Wissens- und Lieferantenmanagement in einem Einkaufsintranet:

Der Aufbau eines Einkauf-Intranets für interne Bedarfsträger (Anforderer) und Einkäufer kann im Unternehmen Informationen über Lieferanten und Beschaffungsobjekte zentral aufbereiten und für alle zugänglich machen. Die Bereitstellung von Wissen und Erfahrungen der Einkäufer aus Verbesserungsprojekten, die Veröffentlichung erfolgreich praktizierter Preisvereinbarungen und Musterverträge dienen dem Wissensmanagement im Unternehmen. Die Einkäufer und internen Bedarfsträger werden auf diese Daten zugreifen, wenn die Informationen leicht zugänglich, verständlich aufbereitet und aktuell sind und für die individuelle Interessenlage des Anforderers oder Einkäufers relevant sind. Während die Nutzung von Suchmaschinen und Datenbanken für Beschaffungsmarktforschung und sourcing-Entscheidungen und der digitale Informationsaustausch zwischen einem Einkäufer und seinen Lieferanten eine Angelegenheit ist, die individuell gestaltet werden kann, entsteht beim Aufbau einer Intranetseite Abstimmungsaufwand zwischen Bedarfsträgern und Einkäufern, die gleiche Produkte benötigen oder die gleichen Lieferanten beschäftigen (können). Die Intranetseite ist so zu gestalten, dass sie eine hohe Akzeptanz bei den Zielgruppen erreicht. Soll die Intranetseite nicht nur genutzt werden, um Informationen abzurufen, sondern sollen die an der Beschaffung und Verwendung der Beschaffungsobjekte beteiligten Funktionsträger ihrerseits Informationen über die Leistungsfähigkeit eines Lieferanten eingeben, mit dem Ziel, auch bei verteilten Betriebsstätten und indirekten Produkten eine laufende Kontrolle der Lieferantenleistung zu gewährleisten (internetbasiertes Lieferantenmanagement), müssen Standards entwickelt werden, welche Informationen in welcher Form zu erfassen sind. Der erfolgreiche Aufbau und die intensive Nutzung einer unternehmensinternen Wissensdatenbank setzt daher einen Konsens über Informationen voraus, die für Einkäufer an verteilten Standorten von Interesse sind, sie erfordert auch eine Standardisierung der Informationsgewinnung und -darstellung, um Verständnis und Vertrauen der potenziellen Nutzer zu erzeugen, die Informationen abrufen, die sie nicht selbst erhoben haben.

Bedarfspublikation und Ausschreibungen über eine gemeinsame Einkaufshomepage:

Insbesondere große Unternehmen mit dezentralem operativem Einkauf entwickeln eine gemeinsame Einkaufshomepage mit dem Ziel eines einheitlichen Auftritts gegenüber dem Beschaffungsmarkt. Zu diesem Zwecke werden der Bedarf, Einkaufsbedingungen, Ansprechpartner und Aufbauorganisation erläutert, registrierten Lieferanten wird die Möglichkeit gegeben, technische Details über Zulieferkomponenten abzurufen. Die verschiedenen Betriebsstätten mit ihrem dezentralen Einkauf müssen sich über die Anforderungen an Lieferanten und deren Gewichtung einigen, es sind allgemein gültige ? mindestens jedoch für bestimmte Produktsegmente verbindliche - Regelungen zu finden, wie Geschäftsprozesse zu gestalten sind, welche Lieferungs- und Zahlungsbedingungen gelten sollen, eventuell sind abweichende Spezifikationen von Material und Materialidentnummern aufeinander abzustimmen. Bei entsprechendem Beschaffungsvolumen und ausreichender Attraktivität als Kunde kann die Einkaufshomepage genutzt werden, um Bedarfe auszuschreiben.

Umfassende elektronische Unterstützung der Beschaffung indirekter Produkte mit Anbindung an das ERP:

Eine umfassende Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses, inklusive der Bedarfsklärung, Genehmigung, der Terminverfolgung bis zur Zahlungsabwicklung ist durch Nutzung von Desktop Purchasing Systemen (DTP-Systemen) möglich. Zur Umsetzung eines direct purchasing sind eine Reihe umfangreicher und komplexer Fragestellungen zu bearbeiten, die vor allem die Gestaltung der Geschäftsprozesse betreffen, die Auswahl des Anbieters und die Auswahl der Beschaffungsobjekte, die über ein DTP-System beschafft werden sollen (vgl. Abschnitt 5.3). Dabei sind alle Beschaffungsfunktionen und alle Bedarfsträger innerhalb des Unternehmens betroffen. Die Einspar- und Leistungsverbesserungspotenziale sind nur zu erschließen, wenn die bisher praktizierte Lieferantenpolitik (sourcing-Strategie) und die Geschäftsprozesse einer Prüfung unterzogen werden und eventuell modifiziert werden.

Zusammenarbeit mit Lieferanten im Extranet:

Unternehmen geben hier in Form einer geschlossenen Benutzgruppe Einblicke in bis dahin für Lieferanten und Kunden nicht zugängliche Systeme, die für den Beschaffungsprozess sinnvolle und aufschlussreiche Daten beinhalten. Softwareapplikationen zur supply chain ?Automatisierung unterstützen den elektronischen Datenaustausch in den verschiedenen Stufen der Konzeption, Entwicklung, Fabrikation, Assemblierung und Distribution von Produkten und Dienstleistungen.

E-Procurement verspricht die folgenden Verbesserungen:

• Wettbewerb unter den Anbietern fördern,
• Verbesserung der Verhandlungsposition durch Volumenbündelung (zentraler strategischer Einkauf, Einkaufskooperationen) und erhöhte Markttransparenz
• Zentrale Koordination der Lieferanten- und Kontraktpolitik
• Vereinfachung, Beschleunigung und Standardisierung der Geschäftsprozesse
• Systematische Nutzung von Unterschieden der Kostenposition der Anbieter durch global sourcing
• Dezentralisierung der operativen Bestellabwicklung,
• Gestaltung zuverlässiger, schneller, einfacher und standardisierter Geschäftsprozesse,
• Optimierung der Lieferantenvielfalt und ?bindung,
• Reduzierung der Artikelvielfalt.

Literatur:

Melzer-Ridinger, Ruth: Supply Chain Management, 275 Seiten, 2007
[Dieser Titel bei Oldenbourg]