Total cost of ownership

Der Begriff wurde erstmals 1986 in Zusammenhang mit der Beurteilung von EDV-Systemen bekannt. Die Kosten, die bei der Beschaffung eines IT-Systems entstehen, sind im Vergleich zu den Kosten für Support, Administration und Betriebskosten eher gering. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde die Forderung nach einem Vergleich der Gesamtkosten (total cost approach) laut. Der Vergleich von Handlungsmöglichkeiten auf der Basis von Gesamtkosten soll verhindern, dass Einsparungen bei einzelnen Kostenarten durch Steigerungen bei anderen Kostenarten überkompensiert wird.

Beim Vergleich von Handlungsmöglichkeiten im Einkauf (Auswahl eines Lieferanten, Anzahl und Bindung an Lieferanten, Auswahl zwischen Werkstoffalternativen u.a.) sind Angebotspreise des Lieferanten als Vergleichsmaßstab nicht ausreichend: Die Anbieter arbeiten in der Regel mit unterschiedlichen Preisnebenbedingungen. Diese umfassen die Frage, welcher Vertragspartner die Verantwortung und Kosten für Transport, Versicherung, Verpackung, Zoll u.ä. trägt, Zahlungsfristen und Skontobedingungen, von der Bestellmenge einer Artikelnummer abhängige Rabatte und vom Umsatz ( Auftragswert über eine Periode und für mehrere Artikelnummern) abhängige Boni. Darüber hinaus ist es in vielen Beschaffungssituationen nicht ausreichend, auf der Grundlage der Kosten bis zur Übergabe des Beschaffungsobjekts an den Abnehmer eine Vergabeentscheidung zu treffen, Werkstoffe miteinander zu vergleichen oder strategische Entscheidungen im Bereich der Beschaffungsprogrammpolitik und Lieferantenpolitik zu begründen.

Je nach Fragestellung sind im Sinne eines total cost approach unterschiedliche Kostenarten in den Vergleich einzubeziehen. In der Literatur haben sich verschiedene Kostenabgrenzungen herausgebildet, die unterschiedliche Kostenwirkungen erfassen:

Die Einstandskosten umfassen die Gesamtkosten für die rechtliche und physische Verfügbarmachung des Beschaffungsobjekts bis an den Wareneingang des abnehmenden Unternehmens. Zur Berechnung der Einstandskosten wird der Angebotspreis des Lieferanten um kostenrelevante Lieferungs- und Zahlungsbedingungen bereinigt.

Eine Erweiterung der Perspektive um beim Abnehmer anfallende Materialgemeinkosten ist dann erforderlich, wenn die zum Vergleich anstehenden Handlungsmöglichkeiten Unterschiede aufweisen, auf die beim Abnehmer kostenwirksam reagiert wird. So ist ein Vergleich der Einstandskosten zweier Anbieter nicht sinnvoll, wenn sie unterschiedlichen Aufwand für die Bestellabwicklung verursachen (local gegenüber global sourcing, neuer gegenüber vertrautem Lieferanten), wenn sie Unterschiede in der Qualitätszuverlässigkeit oder Lieferzuverlässigkeit aufweisen, auf die mit verstärkten Prüfungen oder Materialbeständen reagiert wird. Beim Vergleich strategischer Handlungsmöglichkeiten im Rahmen der Beschaffungsprogrammpolitik (Eigenerstellung oder Fremdbezug einer Leistung oder eines Produkts) und Lieferantenpolitik ( global sourcing, single sourcing) sowie bei erheblichen Unterschieden der alternativen Anbieter im Hinblick auf Qualität, Versorgungssicherheiten und Bestellvorgaben sollte daher versucht werden, die total cost of ownership zu quantifizieren.

Die Kostenabgrenzung total cost of ownership erweitert die Perspektive der Einstandskosten um die Kosten, die unternehmensintern bis zur Freigabe des Beschaffungsobjekts für die Fertigung anfallen, also Transaktionskosten ( für Information und Abstimmung mit dem Lieferanten, für Lieferantenauswahl und Verhandlungen, administrativer Aufwand im Rahmen der Bestellabwicklung), Prüfkosten und Bestandskosten für Sicherheitsbestände und höhere Ausgleichsbestände.

Die life cycle cost beziehen etwaige Unterschiede in der Nutzungs- und Entsorgungsphase mit ein, wie sie beim Vergleich von Gebrauchsgütern anfallen oder bei Produkten, die am Ende ihres Lebens Entsorgungskosten verursachen.

Literatur:

Melzer-Ridinger, Ruth: Supply Chain Management, 275 Seiten, 2007
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