Dokumente gehören zum Geschäftsalltag eines jeden Unternehmens. Ihre Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung nimmt nicht selten einen Großteil der Arbeitszeit von Büroangestellten ein. Wie sich genau diese Arbeiten mit einem professionellen DMS für Unternehmen effektiver und weniger fehleranfällig gestalten lassen, dem widmen wir uns in diesem Artikel.
Dokumentenmanagement: Digitale Lösungen für mehr Effizienz
Früher war es unumgänglich, dass Dokumente händisch bearbeitet und archiviert wurden. Genau diese manuelle Bearbeitung ist aufgrund der großen Menge von anfallenden Dokumenten in vielen Unternehmen heute nicht mehr sinnvoll, fehleranfällig und zu zeitintensiv. DMS steht als Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Damit ist die digitale Form der Dokumentenverwaltung gemeint. Sie bietet für Unternehmen jeder Branche und Größe Vorteile hinsichtlich der Effektivität, Produktivität und der Kosteneinsparung. Genau diese Faktoren sind entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit eines Konzerns, weshalb DMS für Unternehmen längst zu den wichtigen Erfolgsfaktoren bei der Prozessoptimierung gehört.
Vorteile eines DMS für Unternehmen
Durch die digitale Dokumentenverwaltung lässt sich jede Menge Arbeitszeit einsparen. Arbeitsabläufe werden effizienter und sind deutlich weniger fehleranfällig. Außerdem sorgen DMS dafür, dass einmal abgelegte Dokumente jederzeit mit geringem Aufwand auffindbar sind. Verschiedene Software- und Cloudlösungen für die digitale Dokumentenverwaltung erlauben beispielsweise die detaillierte Regelung des Zugriffsrechts auf Firmendokumente. Solche Zugriffsrechte sind immer dann relevant, wenn es sich um sensible Unterlagen handelt. Neben den digital erstellten oder eingegangenen Dokumenten lassen sich in einem DMS auch Dokumente in Papierform ablegen. Sie können für die Archivierung ganz einfach eingescannt werden.
Durch die automatische Versionierung und Archivierung der verschiedenen Dokumente lässt sich sicherstellen, dass stets Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments besteht. Auch das Anlegen mehrerer Versionen durch die gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Mitarbeiter kann auf diese Weise verhindert werden. Das trägt zur Reduzierung von Fehlern bei. Alle vorgenommenen Änderungen an einem Dokument sind in einem DMS jederzeit nachvollziehbar. Teilweise lassen sich Prozesse bei der Dokumentenverwaltung über einem DMS automatisieren. Auch hierdurch sind Einsparungen bei der Arbeitszeit und dem Personalbedarf möglich.
Einsatzmöglichkeiten und Einführung eines DMS
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte nicht nur in der Buchhaltung eines Unternehmens eingesetzt werden. Es bietet auch in vielen anderen Unternehmensbereichen weitreichende Vorteile. So kann es beispielsweise im Personalwesen, der Produktion, dem Vertrieb und Marketing genutzt werden. Zu den typischen Dokumenten, welche über ein DMS verwaltet werden, gehören Verträge mit Lieferanten, Käufern, Geschäftspartnern und Angestellten. Auch Personalakten, Rechnungen, Bestellungen, Betriebsanweisungen, Handbücher und CAD-Konstruktionen werden über moderne Software oder Cloudlösungen effektiv und sicher verwaltet.
Zudem ist hiermit die DSGVO-konforme Verwaltung der Kundendaten eines Unternehmens möglich. Gerade dies stellt viele kleine und mittelständische Unternehmen oft vor eine Herausforderung, welche sich mit einem DMS effektiv meistern lässt. Bei der Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung im Unternehmen sollte man darauf achten, ein System zu wählen, welches den eigenen Bedarf optimal abdeckt. Außerdem sollten die Mitarbeiter von Beginn an in den Umstellungsprozess einbezogen werden.