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Remote Working-Tools für rechtskräftige Unterschriften

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet unaufhörlich voran. Diese Entwicklung hat durch die mit der Corona-Pandemie verbundenen Veränderungen in der Arbeitswelt noch einmal neue Fahrt aufgenommen. Der Bedarf an besonderen Tools und Lösungen für rechtssichere Prozesse hat rasant zugenommen. Hier erfahren Unternehmer, Personaler und Freiberufler, wie rechtskräftige Unterschriften inzwischen komplett digital mit speziellen Remote Working-Tools möglich sind.

Wie sind rechtskräftige Unterschriften digital möglich?

Für das Zustandekommen von Verträgen ist in der Regel eine Unterschrift beider Vertragspartner erforderlich. Während das früher ausschließlich handschriftlich möglich war, löst die digitale Unterschrift die handschriftliche Signatur mittlerweile immer weiter ab. Doch welche Voraussetzungen müssen für eine rechtssichere Unterschrift gegeben sein und welche Vorschriften gelten hier? Damit die Rechtskraft einer digitalen Signatur gewährleistet ist, muss die eIDAS-Verordnung eingehalten werden. Basierend auf dieser Verordnung bieten zum Beispiel die QES-Lösungen von WebID eine Möglichkeit der digitalen Vertragsunterzeichnung.

WebID war bereits im Jahr 2014 Vorreiter für die Video-Identifikation und bietet inzwischen eine große Bandbreite von Working-Tools für große und kleine Unternehmen an. Hierbei werden selbstverständlich auch die strengen DSGVO-Vorschriften beispielsweise durch einen Serverstandort in Deutschland eingehalten.

Wann sind digitale Vertragsunterzeichnungen sinnvoll?

Für Unternehmen mit dünnem Standortnetz ist die digitale Unterzeichnung von Verträgen eine Möglichkeit, den Kundenradius auf ganz Deutschland oder sogar über die Landesgrenzen hinaus zu erweitern. Ohne hierzu eine regionale Infrastruktur aufbauen zu müssen, können Verträge digital und rechtssicher geschlossen werden. Das gilt selbstverständlich sowohl für das Geschäft mit Endverbrauchern als auch für den B2B-Bereich. Digitale Vertragsabschlüsse sind jedoch nicht nur im Vertrieb eine Lösung, die den Workflow optimiert und neue Möglichkeiten erschließt. Sie lassen sich auch zur internen Verwaltung eines Unternehmens nutzen.

Werden neue Mitarbeiter angeworben und arbeiten aufgrund der aktuellen Pandemielage oder aus anderen Gründen im Home-Office, können Arbeitsverträge mit Remote Working-Tools ohne persönlichen Kontakt unterzeichnet werden. Solche Remote Working-Tools kommen jedoch auch im Arbeitsalltag der Belegschaft zum Einsatz und erlauben komplexe Arbeiten von Zuhause aus. Auch nach Ende der Corona-Pandemie ist damit zu rechnen, dass einige Arbeitnehmer zumindest einzelne Wochentage von Zuhause aus arbeiten möchten, da sie dadurch Fahrzeiten, Fahrtkosten und Stress sparen.

Um als zukunftsweisendes Unternehmen das Arbeiten vom heimischen Standort aus zu ermöglichen, müssen moderne Software-Lösungen gefunden, in die vorhandene Infrastruktur integriert und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Unternehmen sparen dadurch bestenfalls Kosten für den Betrieb von Arbeitsstätten und heben sich auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt als Arbeitgeber mit flexiblen Arbeitsmodellen gegenüber den Mitbewerbern ab.

Remote Working-Tools nicht nur für Großkonzerne

Auf den ersten Blick mag die Überlegung, spezielle Remote Working-Tools im eigenen Unternehmen einzusetzen, mit einem großen Aufwand verbunden sein. Das ist in der Praxis jedoch oft nicht der Fall und die Vorteile zahlen sich bereits nach kurzer Zeit aus. KMUs, Freiberufler und Soloselbstständige profitieren vor allem von individuellen Tools für digitale Vertragsunterzeichnungen. Ein Anbieter in diesem Bereich ist YouSign, deren eSignatur-Lösung One für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freelancer ausgelegt ist.

Die Ambitionen des Unternehmens unterstreicht besonders, dass nun 30 Millionen Euro eingesammelt wurden. Ziel ist es, einer der führenden eSigantur-Anbieter für KMU in Deutschland zu werden. Die Nachfrage am Markt ist grundsätzlich groß. Über 90 Prozent des deutschen Markts sind kleine und mittelständische Unternehmen. Um der Nachfrage gerecht zu werden, wuchs YouSign bereits 2020 in ihrer Mitarbeiterzahl von 35 auf 120. 50 weitere Mitarbeiter sollen in Deutschland folgen, um eSignatur-Lösungen wie YouSigns One weiterzuentwickeln. Aus solchen Lösungen ergeben sich erhebliche Optimierungen des Workflows, schnellere Arbeitsabläufe und viele weitere Vorteile auch im kleineren Umfang.

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