Die ordnungsgemäße Buchführung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgt für Transparenz, erleichtert die Kontrolle und bildet die Basis für steuerliche und wirtschaftliche Entscheidungen. Ein Spezialfall in der laufenden Buchhaltung ist der Umgang mit verdorbener oder unbrauchbar gewordener Ware. Wie diese Vorgänge richtig gebucht werden und worauf aus steuerlicher Sicht zu achten ist, erläutert dieser umfassende Überblick.
Was versteht man unter verdorbener Ware?
Unter verdorbener Ware versteht man jene Warenbestände, die aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr zum Verkauf oder für die Produktion geeignet sind. Dies kann beispielsweise auftreten aufgrund von:
- Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD)
- Schädlingsbefall oder Schimmel
- Beschädigung durch äußere Einflüsse (Transport, Lagerung, Wasser- oder Feuerschäden)
- Qualitätsminderungen, die einen Verkauf unmöglich machen
Obwohl der Wert dieser Waren für das Unternehmen verloren ist, müssen sie dennoch korrekt erfasst, bewertet und verbucht werden.
Gesetzliche Grundlagen und Anforderungen
Für die Buchführung gilt in Deutschland das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie, für steuerpflichtige Unternehmen, die Abgabenordnung (AO) und das Einkommensteuergesetz (EStG). Laut § 246 Abs. 1 HGB sind alle Vermögensgegenstände, also auch Warenbestände, vollständig zu bilanzieren. Sinken Warenbestände im Wert oder gehen sie ganz verloren, ist dies in der Buchhaltung abzubilden (§ 253 Abs. 4 HGB: Niedrigerer beizulegender Wert).
Darüber hinaus verlangt das Umsatzsteuergesetz (UStG), dass etwaige Korrekturen des Vorsteuerabzugs bei Verderb entsprechend nachvollziehbar dokumentiert werden.
Praktische Vorgehensweise in der Buchführung
Inventur und Feststellung verdorbener Ware
Die betroffene Ware wird im Rahmen der laufenden Buchführung oder spätestens bei der Inventur identifiziert und mengenmäßig sowie wertmäßig festgehalten. Wichtig ist eine ordentliche Dokumentation (z. B. Inventurliste, Fotos, ggf. Gutachten).
Ausbuchung der verdorbenen Ware
Mit der Feststellung des Verderbs entfällt der Wert der betroffenen Waren ganz oder teilweise. Die Waren müssen dementsprechend aus dem Lager entfernt und ausgebucht werden.
Buchungssatz: Je nach Art der Buchführung gibt es verschiedene Kontierungen. Im Regelfall gilt:
- Warenkonto (oder Bestandskonto „Vorräte“) an Verluste aus dem Warenbestand
Beispiel:
Verluste aus Warenbestand (Aufwand) 500 €
an Warenbestand (Aktivkonto) 500 €
Dadurch verringert sich der Warenbestand in der Bilanz und es entsteht ein Aufwand, der das Betriebsergebnis mindert.
Besonderheit: Umsatzsteuer bei verdorbener Ware
Bei Waren, für die beim Einkauf Vorsteuer gezogen wurde, stellt sich die Frage, ob die gezogene Vorsteuer bei Verlust der Ware zu korrigieren ist. Grundsätzlich bleibt der Vorsteuerabzug bestehen, wenn die Ware zu unternehmerischen Zwecken angeschafft wurde, auch wenn sie nachweislich durch Verderb nicht verkauft werden kann. Die Vorsteuer darf also in aller Regel behalten werden, es sei denn, der Verlust der Ware wäre auf einen privaten Gebrauch zurückzuführen.
Beispiele zur Buchung verdorbener Ware
Beispiel 1: Verderb im Lebensmittelhandel
Ein Supermarkt stellt bei der Inventur fest, dass Waren im Wert von 1.000 € aufgrund abgelaufener Haltbarkeit entsorgt werden müssen.
Buchung:
Aufwandskonto Verluste aus Warenbestand 1.000 €
an Warenbestand 1.000 €
Beispiel 2: Schaden durch Wassereinbruch
Ein Elektronikhändler muss nach einem Wasserschaden Waren im Wert von 2.500 € auskochen. Die Versicherung übernimmt 1.500 €.
Buchung:
Verluste aus Warenbestand 2.500 €
an Warenbestand 2.500 €
Eingang der Versicherungszahlung:
Bank 1.500 €
an Erträge aus Versicherungsentschädigungen 1.500 €
Dokumentationspflichten und Nachweis
Um Missverständnisse mit Betriebsprüfung oder Finanzamt zu vermeiden, ist eine vollständige Dokumentation und Nachweisführung unerlässlich:
- Protokolle der Inventur
- Fotos oder Gutachten (bei großen, außergewöhnlichen Schäden)
- Entsorgungsnachweise (vor allem bei steuerlich relevanten Mengen)
- Belege zur Ursachenklärung (Umwelteinflüsse, Diebstahl etc.)
Ohne hinreichende Dokumentation kann das Finanzamt den Ausbuchungsvorgang nicht anerkennen und den Gewinn ggf. rückwirkend erhöhen.
Steuerliche Behandlung: Betriebsausgaben und Gewinnminderung
Der Buchwert der verdorbenen Ware wird als Betriebsausgabe erfasst. Dieser Aufwand mindert den Gewinn und somit die Steuerlast. Voraussetzung ist jedoch, dass der Verlauf nachvollziehbar, sachlich richtig und vollständig dokumentiert ist. Wird die Ware beispielsweise entsorgt oder einer Wertstoffverwertung zugeführt, ist ein Nachweis (Beleg der Entsorgungsfirma o. Ä.) beizufügen.
Sollte für die verderbliche Ware bereits ein Teilverkauf (z. B. stark reduzierte Restposten) erfolgt sein, müssen diese Erlöse gegengerechnet werden.
Sonderfälle: Abschreibungen auf Warenbestände
In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, bereits vor dem vollständigen Verderb eine Teilwertabschreibung auf Waren vorzunehmen, etwa wenn ein Absatz absehbar nicht gelingt oder der Marktpreis erheblich gefallen ist. Diese Abschreibungen sind im Anlagespiegel gesondert auszuweisen und ebenfalls mit Belegen zu untermauern.
Fazit
Die ordnungsgemäße Buchung verdorbener Ware ist ein wichtiger Aspekt der Lager- und Finanzbuchhaltung. Sie sorgt für ein realistisches Bild der Vermögenslage, verhindert steuerliche Nachteile und stärkt die Glaubwürdigkeit des Unternehmens gegenüber Ämtern und Partnern. Entscheidend sind eine zeitnahe Feststellung, korrekte Verbuchung und ausführliche Dokumentation.
Unternehmen sind gut beraten, hierfür feste Prozesse zu implementieren – denn der Umgang mit verdorbener oder beschädigter Ware ist nicht nur eine lästige Pflicht, sondern schützt letztlich auch vor steuerlichen und bilanziellen Überraschungen.