Es gibt verschiedene Gründe, die ein Unternehmen dazu veranlassen, sich neue Räume zu suchen und folglich mit dem gesamten Unternehmen umzuziehen. Gründe können in diesem Zusammenhang sein, dass das Unternehmen wächst (oder nicht wächst) und die aktuellen Räume somit entweder zu klein oder zu groß sind oder dass das Unternehmen eine andere Ausstattung braucht, die mehr Platz für sich in Anspruch nimmt.
Es kann auch vorkommen, dass das Unternehmen einen anderen Standort braucht, dass es kein Kapital freisetzen möchte oder Standorte konsolidiert. Unter Umständen sind die aktuellen Räume gemietet und das Unternehmen hat entschieden, ein Gebäude käuflich zu erwerben. Was auch immer die Gründe für den Umzug eines Unternehmens sind, ist es wichtig, diesen Umzug Schritt für Schritt zu planen. Nur auf diese Weise kann es sicherstellen, dass Stress vermieden wird und die Arbeit schnell wieder aufgenommen werden kann.
Warum die Planung so wichtig ist
Eine präzise Planung ist für den Umzug eines Unternehmens aus dem Grund so wichtig, weil dadurch sichergestellt wird, dass der Geschäftsbetrieb nicht unnötig und auch nicht länger, als notwendig ist, gestört wird. Zudem können so auch kostspielige Fehler und Verzögerungen vermieden werden.
Deshalb ist es wichtig:
- früh mit der Planung zu starten.
- Verantwortlichkeiten klar zu verteilen.
- alle Beteiligten einzubinden.
Ein großer Fehler, den viele Unternehmen machen, ist es, den Aufwand und die Details, die Hand in Hand mit dem Umzug gehen, zu unterschätzen. Denn nicht alle Bestandteile des Unternehmens können problemlos transportiert werden. Vor allem wenn es um die Technik und den Transport von Maschinen geht, muss das Unternehmen mit besonders großer Vorsicht vorgehen.
Die Bedarfsanalyse als Grundlage für einen erfolgreichen Umzug
Bevor das Unternehmen umziehen kann, ist es wichtig, eine Bedarfsanalyse zu machen, bei der die aktuellen und die zukünftigen Raumbedarfe ermittelt werden.
Zudem bietet es sich an, auch die Mitarbeiter nach ihren Wünschen und Vorstellungen zu fragen, um so am neuen Arbeitsplatz für eine große Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen. Natürlich geht es bei einem Umzug als Unternehmen nicht darum, ausschließlich neue Möbel, Maschinen und Co zu kaufen. Doch, wenn es den Bedarf nach Verbesserung gibt, können entsprechende Anpassungen im Rahmen des Umzugs durchgeführt werden.
Fragen, die bei der Bedarfsanalyse helfen können, sind dabei unter anderem die Folgenden:
- Welche Arbeitsprozesse müssen verbessert werden?
- Was muss am neuen Standort gegeben sein? (Barrierefreiheit, etc.)
Je genauer und detaillierter die Bedarfsanalyse ist, um zielgerichteter kann der Umzug erfolgen und so geringer ist die Gefahr, dass unnötige Kosten entstehen.
Der Zeitplan und das Budget
Im Anschluss an die Bedarfsanalyse, ist es wichtig, einen Zeitplan und ein Budget zu erstellen. Auf diese Weise können alle Schritte abgestimmt und Ausfallzeiten minimiert werden.
Zudem sollten sich Unternehmen auch im Klaren darüber sein, dass zu dem Budget nicht nur der Umzugsdienstleister gehört, sondern dass auch Kosten für:
- Renovierungen
- neue Möbel
- neue Technik
- mögliche Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb
anfallen.
Es bietet sich also immer an, Reserven zu haben, die greifen können, falls es zu unvorhergesehenen Aufgaben oder längeren Ausfällen des Betriebs kommt.
Das Definieren der Verantwortlichkeiten
Ein weiterer wichtiger Aspekt besteht darin, die Verantwortlichkeiten zu definieren. Vor allem, wenn ein Unternehmen in mehrere Abteilungen aufgeteilt ist, ist es wichtig, ein zentrales Projektteam “Umzug” zu gründen. In diesem Team sollte sich aus jedem Bereich des Unternehmens mindestens ein Mitarbeiter befinden. Dieses Team sollte zudem auch Meetings in regelmäßigen Abständen machen, um so sich so immer auf den neuesten Stand zu bringen und zudem auf Verzögerungen oder mögliche Probleme reagieren zu können.
Die Kommunikation
Bevor es wirklich an den Umzug geht, ist es wichtig, diesen auch an die Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten zu kommunizieren.
Informationen, die in der Kommunikation enthalten sein sollten, sind:
- Datum des Umzugs
- die neuen Adress- und Kontaktdaten
- eventuelle Einschränkungen in der Erreichbarkeit
Zudem bietet es sich an, nicht nur auf einen Kanal der Kommunikation zu setzen, sondern Mails, den Internetauftritt auf der Webseite und auf Social Media zu nutzen.
Die Verträge
Wie auch bei einem Umzug eines Privathaushaltes, müssen bei dem Umzug eines Unternehmens die Verträge geprüft werden.
Dazu zählen:
- Mietverträge für die aktuellen und künftigen Standorte.
- Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Entsorgern.
- Verträge für Strom, Internet und Reinigung am alten Standort und am neuen Standort (wo sie rechtzeitig abgeschlossen werden müssen)
Zudem müssen vor allem Kündigungsfristen und Übergabeprotokolle beachtet werden.
So gelingt der Umzug
Im Unternehmen ist es wichtig, dass ganz klar unterschieden wird, was in Umzugskartons gepackt und anschließend beschriftet werden kann, und was hingegen auf andere Weise verpackt und umgezogen werden muss.
IT-Infrastruktur und Technik
Vor dem Umzug ist es wichtig, eine detaillierte Bestandsaufnahme der EDV-Systeme, zu denen Computer, Drucker, Netzwerkschränke, Router, Verkabelungen und Peripheriegeräte gehören, zu machen. Auf diese Weise kann direkt der Aufbau dieser Technik am neuen Standort geplant werden.
Die Datensicherung und der Datenschutz
Als Unternehmen spielt der Datenschutz eine fundamentale Rolle und muss aus diesem Grund auch beim Umzug immer höchste Priorität genießen. Deshalb müssen alle geschäftskritischen Daten vor dem Umzug, am besten in Form eines vollständigen Backups auf einem externen Datenträger, gesichert werden. Wenn es um sensible Akten und Hardware geht, ist es zudem wichtig, diese separat zu transportieren und zu sichern.
Telefonanlagen und Server
Server, Telefonanlagen und auch Speichersysteme können nicht einfach umgezogen werden, sondern müssen von IT-Fachkräften abgebaut, sicher in antistatischen Verpackungen transportiert und dann am neuen Standort fachgemäß installiert werden. Es ist wichtig, diese Aufgabe wirklich an IT-Fachkräfte zu delegieren und die jeweiligen Anbieter rechtzeitig zu kontaktieren, um die Rufnummern und Anschlüsse umstellen zu können.
Das Inventar und die Büromaterialien
Um einen schnellen und unkomplizierten Aufbau der Möbel und des Inventars am neuen Standort sicherstellen zu können, ist es wichtig, im Voraus zu wissen, wie die Büroräume am neuen Standort aufgeteilt und gestaltet sind. Basierend darauf, können die Kisten dann entsprechend gepackt und gekennzeichnet werden, sodass nach dem Umzug kein Chaos herrscht und der Aufbau schnell und unkompliziert erfolgt.
Was:
- Schränke
- Regale
- andere große und schwere Möbel
angeht, bietet es sich an, diese zu zerlegen und die entsprechenden Schrauben in nummerierte Beutel zu stecken, um sie so dem jeweiligen Möbelstück zuordnen zu können.
Akten und Dokumente
Was Akten und Dokumente angeht, ist es wichtig, dass vertrauliche Unterlagen in abschließbare Kartons oder Container kommen, damit die Datensicherung und die Einhaltung des Datenschutzes gegeben sind. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Leistungen eines externen Dienstleisters für den Transport besonders sensibler Dokumente in Anspruch zu nehmen.
Nach dem Umzug
Nach dem Umzug ist es wichtig, einige wichtige Aspekte zu beachten:
- Ummeldung der Firmenadresse (Gewerbeamt, Handelsregister, Finanzamt).
- Funktionsprüfung aller Systeme, damit ein reibungsloser Betriebsalltag möglich ist.
- Feedback der Mitarbeiter sammeln, um so sicherstellen zu können, dass sie zufrieden sind und wirklich gut und effizient am neuen Arbeitsplatz arbeiten können.
Ein Umzug ist für ein Unternehmen nie ein Zuckerschlecken. Doch mit der angemessenen Vorbereitung und den genannten Tipps und Hinweisen kann er Schritt und Schritt geplant und anschließend reibungslos durchgeführt werden.