Eine Veranstaltung jeglicher Art erfordert eine entsprechende Vorbereitung. Die richtige Organisation ist das A und O und entscheidet maßgeblich über das Gelingen oder den Misserfolg. Das gilt für kleine ebenso wie für große Events mit zahlreichen Gästen. Bei der Planung sollten Veranstalter auf einige wichtige Punkte achten, um die Chancen auf einen gesellschaftlichen oder auch wirtschaftlichen Erfolg zu erhöhen.
Absperrungen, Verpflegung, Security: Was wird für das Event benötigt?
Abhängig davon, wie groß eine Veranstaltung ausfallen soll, werden angemessene Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Grundsätzlich gilt: Veranstalter sollten lieber etwas mehr auf die Sicherheit setzen als zu wenig, denn im Zweifelsfall können Wohlbefinden und Gesundheit der Teilnehmer beeinträchtigt werden. Absperrungen werden in diesem Zusammenhang etwa benötigt, wenn unterschiedliche Bereiche voneinander getrennt werden sollen. Für diesen Zweck geeignete Absperrständer können online erworben werden, ebenso wie der passende Event Teppich.
Bestehen berechtigte Bedenken an der allgemeinen Sicherheit, kann es sinnvoll sein, Securitypersonal einzustellen. Das ist etwa immer dann eine gute Idee, wenn sehr viele Gäste erwartet werden und es dem Veranstalter schwerfällt, den Überblick vor Ort zu behalten. Bei vielen Events werden auch Speisen und Getränke angeboten. Ist dies der Fall, muss vorab überlegt werden, welche Mengen vorbereitet werden müssen und welcher Art die Verpflegung ausfallen soll. Für Snacks und Co. sind professionelle Catering-Anbieter der richtige Ansprechpartner.
Marketing ist alles: Ohne Werbung geht es nicht
Damit eine Veranstaltung gut besucht und damit zu einem Erfolg wird, müssen die richtigen Leute davon erfahren. Ohne das passende Marketing kommt daher kein Veranstalter aus. Welche Maßnahmen hier im Einzelnen ergriffen werden sollten, hängt von der Art des Events und der Zielgruppe ab. Heutzutage findet aber ein großer Teil der Werbung im Internet statt. An dieser Stelle ist es zum Beispiel ratsam, die bevorstehende Veranstaltung rechtzeitig in den sozialen Medien anzukündigen und Follower zum Teilen zu animieren.
Dies kann zum Beispiel mithilfe von Gewinnspielen geschehen: Wer das Event teilt und Freunde markiert, kann etwa Freikarten oder Freigetränke gewinnen. Vor allem die jüngeren Zielgruppen informieren sich vornehmlich online und greifen kaum noch auf klassische Informationsquellen wie Zeitungen zurück. Aber auch ältere Menschen sind verstärkt im Internet vertreten. Wer es sich nicht zutraut, die teils sehr komplexen Werbemaßnahmen in vollem Umfang selbst zu übernehmen, kann einen Profi in diesem Bereich engagieren: Social Media Manager kennen sich in der Materie aus und wissen genau, mit welchen Strategien der höchstmögliche Erfolg für das geplante Event zu erreichen ist.