Nach einer Hochrechnung des Meeting- & EventBarometers Deutschland fanden 2025 bundesweit rund 2,02 Millionen Veranstaltungen mit mindestens 20 Teilnehmern vor Ort statt, hybride Formate eingeschlossen. Die Studie führt das Europäische Institut für Tagungswirtschaft im Auftrag mehrerer Branchenorganisationen durch. Nach Angaben der befragten Veranstaltungsstätten gehen 52,5 Prozent der Veranstaltungen auf Unternehmen zurück. In der Kategorie der Seminare und Tagungen, zu der die Studie auch Kongresse zählt, hatten 52,8 Prozent der Veranstaltungen höchstens 50 Teilnehmer.
Interne Fachtagungen und Vertriebsmeetings binden Arbeitszeit und Reisebudget. Ihr wirtschaftlicher Nutzen zeigt sich erst, wenn das vermittelte Wissen im Arbeitsalltag angewendet wird. Dafür reicht es selten aus, Vorträge aneinanderzureihen und auf die Wirkung der persönlichen Begegnung zu vertrauen. Lernorientierte Tagungen brauchen ein Programm, das die Teilnehmer einbezieht, und eine Nachbereitung, die das Wissen im Unternehmen hält.
Warum bleiben Tagungen ein relevantes Lernformat für Unternehmen?
Digitale Lernformate haben in den vergangenen Jahren einen großen Teil der Wissensvermittlung übernommen. E-Learning-Module eignen sich für standardisierte Inhalte wie Compliance-Schulungen oder Software-Einführungen, die viele Mitarbeiter in gleicher Form durchlaufen.
Schwerer zu digitalisieren ist Erfahrungswissen. Gemeint ist etwa das Wissen darüber, welche Einwände Kunden einer bestimmten Branche vorbringen oder warum ein Projekt beim letzten Mal in Verzug geraten ist. Dieses Wissen ist selten dokumentiert und wird meist erst im Gespräch zugänglich.
Tagungen bringen Mitarbeiter aus Abteilungen zusammen, die im Tagesgeschäft wenig Berührungspunkte haben. Wenn Vertrieb und Produktentwicklung über dieselben Kundenrückmeldungen sprechen, entstehen Verbindungen, die in einer einstündigen Videokonferenz kaum zustande kommen. Diesen Vorteil nutzt eine Tagung aber nur, wenn das Programm Austausch vorsieht und Vorträge nicht den ganzen Tag füllen.
Welche Formate fördern den Wissenstransfer auf Tagungen?
Frontalvorträge eignen sich, um strategische Entscheidungen oder neue Kennzahlen an viele Personen gleichzeitig zu vermitteln. Für Erfahrungswissen sind Formate wirksamer, in denen die Teilnehmer selbst Inhalte einbringen:
- Fishbowl-Diskussion: Eine kleine Runde diskutiert im Innenkreis, ein freier Stuhl erlaubt es Teilnehmern aus dem Publikum, sich zeitweise einzuschalten.
- Barcamp-Sessions: Die Teilnehmer schlagen zu Beginn selbst Themen vor und stimmen ab, welche davon in parallelen Runden behandelt werden.
- Fallarbeit in Kleingruppen: Teams aus verschiedenen Abteilungen bearbeiten einen realen Fall aus dem Unternehmen und stellen ihre Lösung im Plenum zur Diskussion.
- Live-Demonstrationen: Neue Produkte oder Softwarefunktionen werden am laufenden System gezeigt, während eine Kamera die Bedienung auf die Leinwand überträgt.
Ausgangspunkt der Programmplanung ist das Lernziel. Wenn Ihre Servicetechniker nach der Tagung ein neues Prüfverfahren anwenden sollen, planen Sie dafür eine praktische Übungseinheit ein. Für die Vorstellung einer neuen Vertriebsstrategie genügt dagegen oft ein Vortrag mit anschließender Diskussion.
Welche technischen Voraussetzungen sind für eine lernorientierte Tagung erforderlich?
Interaktive Formate verändern die Anforderungen an Ton und Bild. Sobald Wortbeiträge aus dem Publikum kommen, reicht ein Mikrofon am Rednerpult nicht mehr aus. Fragen, die ohne Mikrofon gestellt werden, sind in den hinteren Reihen kaum zu verstehen und fehlen in einer späteren Aufzeichnung vollständig. Für Diskussionsformate benötigen Sie deshalb mehrere Funkmikrofone und eine Person, die die Pegel während der Veranstaltung nachregelt.
Bei der Visualisierung bestimmen Raumgröße und Lichtverhältnisse die Wahl der Bildfläche. Tabellen und technische Zeichnungen müssen auch aus der letzten Reihe lesbar sein. In Räumen mit großen Fensterfronten wirkt eine Projektion bei Tageslicht oft kontrastarm, LED-Wände sind hier weniger lichtempfindlich. Werden Kollegen aus anderen Standorten zugeschaltet, brauchen sie ein Bild, das den Referenten und die Präsentation gleichzeitig zeigt, sowie einen Rückkanal für Fragen. Ohne diesen Rückkanal verfolgen sie die Tagung nur als Zuschauer.
Folgende Fragen helfen bei der Planung:
- Teilnehmerzahl: Wie viele Personen nehmen vor Ort teil, und wie viele schalten sich digital zu?
- Formate: Sind Diskussionen oder Live-Demonstrationen geplant, bei denen mehrere Personen sprechen oder Geräte gezeigt werden?
- Raum:Wie viel Tageslicht fällt in den Saal, und lässt er sich abdunkeln?
- Umbauten: Wechselt der Saal im Tagesverlauf zwischen Plenum und Gruppenarbeit?
- Aufzeichnung: Sollen Vorträge und Diskussionen aufgezeichnet und intern bereitgestellt werden?
Wenn im Unternehmen weder eigene Veranstaltungstechnik noch Fachpersonal vorhanden sind, lässt sich dieser Teil extern vergeben. Anbieter für Fullservice-Eventtechnik wie ETnord aus Hamburg stellen neben dem Equipment auch die Techniker, die Ton und Bild während der Tagung betreuen. Programm und Moderation bleiben dabei in der Verantwortung des Unternehmens.
Wie lässt sich der Lerneffekt nach der Tagung sichern?
Bereits der Psychologe Hermann Ebbinghaus beschrieb Ende des 19. Jahrhunderts, dass neu Gelerntes ohne Wiederholung schnell verblasst. Die Lernforschung zeigt außerdem, dass Wissen besser im Gedächtnis bleibt, wenn man es selbst abrufen muss, etwa durch Fragen oder Anwendungsaufgaben. Für Tagungen bedeutet dies, dass ein einzelner Veranstaltungstag ohne Nachbereitung einen Teil seiner Wirkung verliert.
Aufzeichnungen lassen sich in kurze, thematisch sortierte Abschnitte schneiden und in interne Wissensdatenbanken einstellen. Kurze Wissensabfragen einige Wochen nach der Tagung greifen die wichtigsten Inhalte erneut auf. Offene Fragen aus den Diskussionen können Sie sammeln und in einem kurzen Online-Termin beantworten.
Für die Erfolgsmessung von Weiterbildungen wird häufig das Modell von Donald Kirkpatrick herangezogen. Es unterscheidet vier Ebenen:
- Reaktion: Wie bewerten die Teilnehmer Inhalte und Ablauf der Tagung unmittelbar danach?
- Lernen: Welches Wissen können die Teilnehmer in einer Abfrage nach einigen Wochen noch wiedergeben?
- Verhalten: Wenden die Mitarbeiter neue Verfahren oder Argumente im Arbeitsalltag an?
- Ergebnisse: Verändern sich Kennzahlen wie Reklamationsquoten oder Abschlussraten?
Klassische Feedbackbögen am Ende einer Tagung erfassen nur die erste Ebene. Aussagen über den Lerntransfer setzen eine Messung zu einem späteren Zeitpunkt voraus.
Fazit: Tagungen als Lernformat planen
Tagungen bringen Kollegen zusammen, die im Arbeitsalltag kaum Überschneidungspunkte haben. Damit dabei auch Wissen hängen bleibt, sollten Sie zuerst festlegen, was die Teilnehmer nach der Tagung können sollen. Daraus ergibt sich, welche Formate ins Programm passen und welche Technik Sie dafür brauchen. Denken Sie auch an die Zeit danach. Wenn Sie Vorträge aufzeichnen möchten, planen Sie das von Anfang an ein. Erst nach einigen Wochen zeigt sich, ob sich die Tagung gelohnt hat. Das ist der Fall, wenn Ihre Mitarbeiter das Gelernte in der Praxis anwenden.