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Human Resources

Digitales Teamwork: Webkonferenz planen und realisieren

Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Die Möglichkeiten, die die virtuellen Zusammenkünfte bieten, sind weitreichend, das volle Potenzial wird jedoch selten ausgeschöpft. Webkonferenzen erlauben die Interaktion und den Austausch zwischen Menschen an jedem Ort der Welt. Benötigt werden lediglich ein internetfähiges Endgerät mit Mikrofon und Webcam. Die Effektivität des Meetings wird bestimmt von der Planung. Dazu zählen nicht nur die Einladungen und die Erstellung einer Agenda, auch der technische Rahmen muss passen.

Die Lösung für Webkonferenzen von vitero setzt Maßstäbe im professionellen Umfeld. Ein virtueller Raum wird zum gemeinsamen Treffpunkt der Teammitglieder und ermöglicht das effiziente und kollaborative Arbeiten an einem Projekt. Die integrierten Interaktionstools – wie Klebepunkte, Kartenabfragen oder Multiple-Choice-Umfragen – fördern den gemeinsamen Austausch und die intuitive Benutzeroberfläche sorgt für einen niederschwelligen Zugang. Die anpassbare Gestaltung der virtuellen Umgebung ermöglicht inspirierende Erlebnisse passend zum eigenen Kommunikationsanlass. Die neuen Anforderungen im Arbeitsalltag fordern den Einsatz von innovativen Ansätzen in der Kommunikation.

Den Rahmen für eine Webkonferenz festlegen

Jede Videokonferenz ist anders und muss individuellen Anforderungen gerecht werden. Wichtig für die Planung ist die Zahl der Teilnehmenden und die Form des Meetings. Handelt es sich um einen Austausch zwischen zwei Personen, eine rein informelle Veranstaltung oder um ein Teamprojekt mit vielen Teilnehmenden? Ist die Nutzung eines virtuellen Meetingraums sinnvoll oder ist die Aufzeichnung des Meetings für eine spätere Präsentation geplant?

Diese Fragen sollten unter anderem vor der Termineinladung geklärt werden. Klar sein sollte auch, mit welchen Endgeräten sich die Teilnehmenden zuschalten. Erfolgt der Zugang über den PC aus dem Homeoffice oder nutzen Teilnehmende andere mobile Endgeräte von unterwegs?

Den Vorteil der Visualisierung nutzen

Virtuelle Teammeetings mit z. B. vitero inspire haben den großen Vorteil, dass Teilnehmende mit einem Blick erfasst werden können. Während des Gesprächs sind nicht nur die Inhalte Teil des Meetings, sondern auch spontanes Feedback und Gesten können einfließen. Dieses Potenzial kann nur mit einer geeigneten Software und Technik ausgeschöpft werden. Entsprechende Kameraeinstellungen und eine gute Tonübertragung spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Fokus und Konzentration bieten virtuelle Meetingräume, in denen die Aufgabe im Mittelpunkt steht. Mit der Funktion, die audiovisuelle Umgebung der Videokonferenzen individuell zu gestalten, wird das immersive Erlebnis verstärkt und das kreative Miteinander gefördert. Neben der großen Kommunikationsrunde gibt es die Möglichkeiten mithilfe von Breakout-Räumen in kleinen Teams nach Lösungen zu suchen und somit den Konzepten moderner Projektarbeit zu folgen.

Den Zugang zum Meeting barrierefrei gestalten

In einem Unternehmen bringen alle Beschäftigten unterschiedliche Talente ein. Eine Videokonferenz muss immer alle Teilnehmenden dort abholen, wo sie technisch stehen. Der Zutritt und die Durchführung eines Meetings müssen daher so konzipiert sein, dass die intuitive Teilnahme schon mit geringen technischen Vorkenntnissen möglich ist. Remote als Team zu arbeiten, verlangt nach Benutzerfreundlichkeit auf hohem technischem Niveau. Gewährleisten können dies Softwarelösungen, die das Konzept der effizienten Webkonferenzen umsetzen und auf die Ansprüche jedes Unternehmens zugeschnitten sind.

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