Was bei privaten Reisen „nur“ ärgerlich ist, kann bei Geschäftsreisen sehr weitreichende Wellen schlagen. Aber auch nur, wenn man zulässt, dass solche „Un-Fälle“ ihre Wirkung entfalten können.
Als alle Welt während der Pandemie lernte, wie vieles sich online erledigen lässt, wurde schnell der Tod der Geschäftsreise vorausgesagt. Heute weiß man: Auch wenn vor der Pandemie vielleicht zu viel gereist wurde, geht es doch nicht gänzlich ohne. Termine vor Ort, Messen, Kundengespräche – vieles lässt sich einfach nicht dauerhaft durch Video-Calls ersetzen.
Gleichsam bleibt ein Faktor unverändert: Unterwegs läuft längst nicht immer alles nach Plan. Flugausfälle, verspätetes Gepäck oder überbuchte Hotels sind keine Ausnahme, sondern gehören inzwischen fast schon zum Reisestandard. Das Problem dabei ist weniger die Unannehmlichkeit an sich, sondern die Frage: Wer zahlt jetzt was, und wie bleibe ich überhaupt handlungsfähig? Gerade für Geschäftsreisende kann es schnell unübersichtlich werden, wenn spontane Ausgaben nötig sind und gleichzeitig Dokumentation, Erstattung und Budget im Blick bleiben müssen. Daher geben wir auf den folgenden Zeilen wichtige Tipps, damit aus dem Reise-GAU kein Super-GAU wird.
Wenn der Plan kippt: Liquidität ist plötzlich entscheidend
Schiefgehen kann vieles. Einige ganz typische Situationen aus der Praxis:
In solchen Momenten zählt vor allem, schnell reagieren können. Wer erst auf Freigaben wartet oder feststellt, dass er keine alternative Zahlungsmethode vorlegen kann, verliert wertvolle Zeit.
Ebenfalls in solchen Momenten gehen Geschäftsreisende oft in Vorleistung – und zwar nicht selten in dreistelliger Höhe pro Tag. Dann wird das Thema Zahlungsmittel elementar.
Zahlungsfähigkeit selbst unter widrigsten Umständen
Viele Geschäftsreisende, insbesondere Gelegenheitsreisende, unterschätzen gerne sträflich, wie enorm die Wahl des Zahlungsmittels darüber entscheidet, wie flexibel man in solchen Situationen agieren kann. Denn Bargeld ist selten ausreichend, Firmenkarten sind nicht immer verfügbar oder akzeptiert, und private Konten stoßen schnell an Grenzen. Zahlungsfähigkeit selbst unter widrigsten Umständen
Viele Geschäftsreisende, insbesondere Gelegenheitsreisende, unterschätzen gerne sträflich, wie enorm die Wahl des Zahlungsmittels darüber entscheidet, wie flexibel man in solchen Situationen agieren kann. Denn Bargeld ist selten ausreichend, Firmenkarten sind nicht immer verfügbar oder akzeptiert, und private Konten stoßen schnell an Grenzen. Weiter hinzu kommen unter anderem:
Weiter hinzu kommen unter anderem:
Grundsätzlich sollten Geschäftsreisende und vor allem deren Vorgesetzte das Thema bereits betrachten, bevor solche Krisen eintreten. Eine Notfall-Kreditkarte mit hohem Limit ist dabei die beste Wahl – allerdings nicht irgendeine Karte.
Ein sauberer Überblick darüber, welche Kartenmodelle es gibt und welche Kosten entstehen können, ist Teil einer soliden Reisevorbereitung, damit dieses Notfallwerkzeug auch in wirklich allen Notsituationen funktioniert – und wenn es darum geht, den gestrandeten Mitarbeiter per extrem teurem First-Class-Flug heimzuholen, weil nichts anderes verfügbar ist (erinnern wir uns erneut an die Pandemie).
Das bedeutet also unter anderem breite Akzeptanz, hohes Tages- und Gesamtlimit, aber gleichzeitig möglichst geringe Kosten bei Nichtbenutzung – idealerweise wird eine solche Karte ja nie benutzt, weil der Ausnahmefall ausbleibt.
Spontane Ausgaben richtig managen
Zugegeben, wenn etwas schiefläuft, darf man in aller Regel nicht zu sehr auf die Kosten schauen, wenn das Ergebnis dennoch zumindest halbwegs dem Original entsprechen soll – zumal in solchen Lagen Kosten oft (auch) durch Zeitdruck entstehen. Dennoch: Selbst im Stress sollten Geschäftsreisende strukturiert vorgehen. Denn jede Ausgabe muss später nachvollziehbar sein. Bewährt hat sich folgende Kombination:
Rechte kennen – aber nicht darauf warten
Natürlich haben Geschäftsreisende bei Flugausfällen oder Verspätungen oft Anspruch auf Entschädigung. Auch Hotels müssen bei Überbuchung Alternativen stellen. In der Realität ist das jedoch allzu oft nur ein theoretisches Wissen; unbrauchbar für den Moment. Denn Erstattungen kommen fast immer verzögert und müssen meist erst eingefordert werden.
Wer darauf vorbereitet ist, vermeidet unnötigen Stress. Wer es nicht ist, steckt schnell in einer Mischung aus Zeitdruck, finanzieller Unsicherheit und organisatorischem Chaos.
Das bedeutet in der Praxis:
- Ersatzleistungen müssen zunächst selbst organisiert werden
- Kosten werden häufig erst Wochen später erstattet
- Rückfragen und Nachweise sind die Regel, nicht die Ausnahme
Unternehmen in der Pflicht
Der Reisende ist immer derjenige, der direkt und am stärksten von solchen Lagen betroffen ist. Und ebenso ist er aufgrund seiner Position „direkt am Problem“ oft derjenige, der am besten potenzielle Lösungen abzuschätzen weiß.
Aber: Das alles entbindet keineswegs die dahinterstehenden Unternehmen von der Verantwortung. Auch hier sollte es Hilfestellungen geben, damit für den Geschäftsreisenden das Unglück so wenig ärgerlich wie möglich wird. Beispielsweise durch folgende Maßnahmen:
Je klarer die Vorgaben und je detaillierter die Hilfsmittel, desto weniger improvisiert und auf sich gestellt ist der einzelne Mitarbeiter im Ernstfall und desto erfolgreicher wird die Geschäftsreise am Ende trotz allem; das gilt auch für das Unternehmen.
Fazit: Un-Fälle sind nicht planbar – Handlungsfähigkeit jedoch schon
Flugausfälle, Gepäckprobleme oder Hotelchaos lassen sich nicht verhindern und selten vorhersehen. Was sich aber sehr wohl beeinflussen lässt, ist der Umgang damit.
Für Geschäftsreisende und deren aussendende Firmen bedeutet das konkret: Nicht nur Termine und Routen planen – sondern auch die eigene finanzielle Beweglichkeit. Denn am Ende entscheidet genau das darüber, ob eine Reise trotz Störung professionell weiterläuft, oder in Stress, Zusatzkosten und unnötigem Aufwand endet.