Die Digitalisierung schreitet heute in nahezu allen Branchen unweigerlich voran. Wer diesen Schritt nicht mitgeht, wird in der Zukunft im Wettbewerb zurückfallen. Dies betrifft nicht nur sehr IT-lastige Branchen: Mittlerweile finden sich in nahezu jedem Unternehmen Optimierungspotenziale, die durch die Digitalisierung entfacht werden können. Ein gutes Beispiel ist hierbei das GDL-4 ERP-System der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH für Gebäudedienstleister. Doch warum sollten Firmen aus der Branche sich damit befassen und worin liegen die großen Vorteile?
Gebäudedienstleistungen: Wie kann das GDL-4-System der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH die Digitalisierung fördern?
Der Bereich der Gebäudedienstleistungen ist recht vielfältig und bietet zudem großes Digitalisierungspotenzial. Mit einem ERP-System haben Unternehmen die Möglichkeit, einige Lücken zu schließen.
Hier einige Beispiele:
- Gebäudedienstleister haben hohen Personalaufwand
Ob nun Gebäudereinigung, Wartung oder Hausmeister-Services – all diese Bereiche bringen einen entsprechenden Personalaufwand mit sich. Dies wiederum erzeugt großen bürokratischen Aufwand in der Abrechnungserstellung sowie der Lohnbuchhaltung. „Mit unserem GDL-4-ERP-System werden diese Bereiche deutlich vereinfacht. Die Software verfügt über eine zertifizierte Schnittstelle zu „DATEV Lohn und Gehalt“. Dadurch kann die automatisierte Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung ohne große Probleme in die Lohnbuchhaltung überführt werden“, erklärt Lars Schmidt, Geschäftsführer der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH, einen großen Vorteil von GDL-4.
- In der Branche warten umfangreiche Projekte
Gebäudedienstleister stellen häufig verschiedene Leistungsmodule gleichzeitig zur Verfügung. Dies gestaltet das Projektmanagement durchaus komplex. Viele Variablen müssen gleichzeitig eingehalten werden – und das bei nicht konstanten Rahmenbedingungen. Laut Lars Schmidt bietet die GDL-4 Software auch hier eine leistungsfähige Verknüpfung aller wichtigen Bereiche: „Mit dem ERP-System können Nutzer schon bei der Angebotserstellung für ihre Kunden sehen, welche Tätigkeiten sie wann mit welchen Fachkräften durchführen können. Termin-Controlling, Angebotserstellung und Durchführung werden hier optimal miteinander verbunden“, so Schmidt weiter.
- Optimale Kundenbetreuung dank CRM-Integration
Wie in jeder Branche geht es auch bei Gebäudedienstleistern darum, den Kunden einen bestmöglichen Service zu bieten. Dies sichert Umsätze und sorgt zudem für positives Feedback. Die Folge: Zufriedene Kunden erzählen dies weiter: entweder in Form positiver Kundenbewertungen oder durch Mundpropaganda.
Keine gute Kundenbetreuung kommt heute ohne zielgerichtete Daten aus. Das CRM-Modul im GDL-4-System speichert alle wichtigen Daten zu den Kunden und führt diese mit passenden Informationen aus anderen Bereichen zusammen. „Spezielle Kundenwünsche können so gleich in Schichtplänen für Mitarbeiter berücksichtigt werden und die Abrechnung von Aufträgen wird so ebenfalls erleichtert“, beschreibt Schmidt die Vorteile des Kernstücks von GDL-4.
- Gerade Gebäudereinigungen sind auch materialintensiv
Ob nun Putzmittel, entsprechende Arbeitsgeräte oder Arbeitsschutzkleidung – gerade der Bereich der Gebäudereinigung gilt als sehr materialintensiv. Das bedeutet: Arbeiten können nur ausgeführt werden, wenn alle nötigen Materialien auch immer vorhanden sind. ERP-Systeme wie GDL-4 bieten auch ein Einkaufsmodul mit verschiedenen Funktionen:
- Lieferantenauswahl
- Lieferantenrahmenaufträge
- Kalkulation der Bestellmengen
- Überwachung der Bestellungen
Durch die Verknüpfung von Bedarfsmengen mit dem Einkaufsmodul wird sichergestellt, dass stets ausreichend Material zur Verfügung steht. Engpässe oder zu starke Überhänge lassen sich vermeiden, was letztlich die Kosten niedrig hält. Durch das Modul Bestandsführung im GDL-4-ERP-System können Gebäudedienstleister zudem genaue Daten zum Materialeinsatz erhalten. So lässt sich eine kurz- und mittelfristige Planung implementieren.
- Kaufmännische Auftragsabwicklung: Kosten optimal zuordnen
Die elektronische Auftragsabwicklung in GDL-4 zeigt, was sich durch Digitalisierung erreichen lässt: Jedem Kunden können beliebig viele Kostenstellen und Objekte zugeordnet werden. Auf diese Weise wird jederzeit klar, was die Auftragsabwicklung kostet. Dies stellt die Basis für eine seriöse Kalkulation dar, um entsprechende Angebote unterbreiten zu können. Gleichzeitig bietet das Modul Auftragsabwicklung auch Marketinginstrumente. Ob nun E-Mail-Kampagnen oder andere spezielle Kundenaktionen – das ERP-System unterstützt Mitarbeiter dabei, den Aufwand gering zu halten.
- Mehr Übersicht dank Dokumentenmanagement
Ein gutes Dokumentenmanagement spart viel Zeit und sorgt für die nötige Übersicht. Auf diese Weise entfällt das lästige Suchen nach wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Angeboten, Verträgen oder E-Mails mit besonderen Absprachen. Mit einer leistungsfähigen Dokumentenablage sind gewünschte Informationen jederzeit bequem mit wenigen Klicks abrufbar. Dies spart viel Bürokratie und bietet einen echten Effizienzgewinn. Zusatznutzen: Durch eine schnellere Abwicklung wird auch die Kundenzufriedenheit verbessert.
Die ERP-Lösung sorgt zudem mit entsprechenden Schnittstellen dafür, dass sich gängige Software ergänzend nutzen lässt. Dies hilft vor allem im Bereich der Buchhaltung, um die Daten schnell in andere Systeme zu übertragen und beispielsweise für Steuerberater nutzbar zu machen. Auch die Übermittlungen wichtiger Dokumente (wie zum Beispiel bei Gehaltsabrechnungen) an staatliche Institutionen lassen sich auf diesem Weg automatisieren.
ERP-Systeme sind die Basis der Digitalisierung
Wer die eigenen Geschäftsprozesse effizienter gestalten möchte, kommt um Digitalisierungsmaßnahmen nicht herum. Dazu gehört unter anderem ein ERP-System, welches alle Bereiche des Unternehmens zusammenführt und somit eine ganzheitliche Planung zulässt. Im Bereich der Gebäudedienstleistungen bietet GDL-4 von der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH eine auf die Branche zugeschnittene ERP-Lösung, die sich zudem modular nutzen und somit an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Mit einem ERP-System lässt sich die Basis für weitere Digitalisierungsschritte und Effizienzgewinne legen, die im heutigen Wettbewerb immer wichtiger werden.