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Jedes neue Unternehmen startet klein, vielleicht nur als Einzelunternehmen oder Freelancer im Home Office. Auch er oder sie braucht einen Computer, Maus und Tastatur oder einen Laptop – alles noch sehr überschaubar. Doch kommen nach und nach mehr Mitarbeiter hinzu, ein Büro wird eröffnet, diverse IT-Geräte, wie Computer, Drucker und mehr werden angeschafft.
Da wird es mit der Übersicht schon etwas schwieriger: Wann ist der nächste Service für den Scanner fällig? Wer hat den Laptop, auf dem das Design-Programm mit Lizenz installiert ist? – Solche Fragen lassen sich mit einer digitalen IT-Inventarisierung sehr einfach und effizient im Blick behalten.
Inhaltsverzeichnis
Verwaltung einer Vielzahl an IT-Assets
IT-Asset Management ist kein leichtes Unterfangen. Das IT-Inventar einer Firma umfasst sowohl physische Gerätschaften, wie Drucker und Computer, als auch Software Assets. Hardware und Software IT-Inventarisierung müssen gleichermaßen vorgenommen werden.
Ein Computer mit seiner installierten Software oder sogar virtuelle Maschinen gehören zur gesamten IT eines Unternehmens mit dazu. Sie müssen erfasst und verwaltet werden. Manuell mittels einer einfachen Excel-Liste ist das schlecht lösbar. Denn es müssen nicht nur die IT-Infrastrukturen inklusive aller Geräte im Netzwerk komplett erfasst werden, sondern auch über Wartungen, Updates und Lizenzen gilt es den Überblick zu bewahren.
Inventar-Software zur praktischen IT-Inventarisierung
Mithilfe einer intelligenten Inventarisierungssoftware lässt sich all das „unter einen Hut“ bringen. Alle IT-Ressourcen werden in einem digitalen Inventar-Programm, zum Beispiel dem der Firma Timly-Software AG, mittels QR-Codes ganz leicht erfasst. Im laufenden Betrieb kann dann jedes IT-Asset bequem über die Suchfunktion gefunden oder per Barcode-Scanner aufgerufen werden. Die IT-Inventarisierung liefert damit eine 360° Übersicht zum Inventar – und das sogar mit Echtzeit-Informationen.
Wichtig ist in der Praxis auch, dass die Informationen mobil abrufbar sind. Eine Inventar App ermöglicht von überall einen Zugriff auf die Inventardatenbank, von jedem Laptop, Tablet oder Smartphone. Dezentral können die berechtigten Mitarbeiter an jedem Standort Daten oder Dokumente abrufen, die Funktionstüchtigkeit prüfen oder Zuweisungen vornehmen. Alle Informationen sind jedoch zentral in der Online Inventarverwaltung gespeichert, sodass es keine Überschneidungen oder veraltete Listen gibt.
Lizenz- & Wartungsplaner spart Kosten
Das Inventarisierungstool von Timly hat noch ein weiteres Feature, das sehr nützlich ist. Mit dem Lizenz- und Wartungsplaner behält man Updates, Wartungen und ablaufende Lizenzen stets im Blick. So ist die Software der Geräte immer aktuell und lizenziert. Die Lizenzverträge sowie Handbücher und andere Dokumente sind in der digitalen Objektakte des IT-Inventars hinterlegt. Updates oder auch Reparaturen können dadurch historisch nachvollzogen werden.
So kann Inventarisierungssoftware IT Assets sehr praktisch und umfassend verwalten. Durch die permanente Inventur wird auch die Lebensdauer der IT-Geräte effektiv verlängert und Geräteausfälle und -verluste lassen sich minimieren. Auch unnötige Käufe kann man vermeiden, da durch die intuitive Benutzeroberfläche leicht ersichtlich ist, ob ein Gerät bereits ersetzt werden sollte oder noch nicht. Das Lifecycle-Management des Inventars wird damit optimiert und unnötige Kosten werden vermieden.
Flexible Inventarverwaltung für jede Branche
Wenn die Firma immer mehr wächst, sollte das ein Grund zur Freude sein, nicht zur Verzweiflung an Verwaltungsaufwand. IT-Inventarisierung mittels einer flexiblen Inventarsoftware kann die Hürden aus dem Weg räumen und den Aufwand auf ein Minimum reduzieren:
„Unsere IT-Inventarisierung klappt mit Timly jetzt völlig unproblematisch. Zuvor hatten wir uns auf die gängige Art und Weise verlassen, bei der man allerdings schnell mal den Überblick verliert. Die Digitalisierung der Prozesse mit der Timly Software bringt einen echten Mehrwert und minimiert den Verwaltungsaufwand.“
Murat Tulgar, IT-Manager Sodastream
Doch nicht nur IT-Ressourcen, sondern auch Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge, Verträge oder Mobiliar – alles was verwaltet werden kann, kann auch digital inventarisiert werden. Damit lassen sich Zeit und Kosten sparen und jeder kann sich wieder auf seine Kernarbeit konzentrieren.