Immer wieder hört man im Bereich des Arbeitslebens oder auch bei Veranstaltungen vom sogenannten Auslagenersatz. Doch was hat es damit eigentlich auf sich und wie ist dieser im Bereich von Steuern und Sozialabgaben zu behandeln?
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Ein Auslagenersatz ist keine Aufwandsentschädigung
Immer wieder werden die beiden Begriffe Auslagenersatz und Aufwandsentschädigung synonym verwendet. Genau dies ist jedoch nicht korrekt. Ein Auslagenersatz erstattet die angefallenen Kosten in Bezug auf eine bestimmte Tätigkeit. Zum Beispiel könnte ein Arbeitnehmer für einen gewissen Zeitraum von seinem Arbeitgeber in eine andere Stadt versetzt werden. Hier benötigt er ein Hotelzimmer, muss sich verpflegen und hat darüber hinaus auch Fahrtkosten zu stemmen. Nun kann der Arbeitgeber die angefallenen Kosten mit dem nächsten Gehalt ersetzen.
Bei einer Aufwandsentschädigung geht es nicht unbedingt darum entstandene Kosten zu ersetzen, sondern viel mehr um eine Belohnung einer bestimmten Tätigkeit, die in jedem Fall frei von Sozialabgaben ist. Zum Beispiel könnte ein Anwalt in seiner Freizeit noch als Übungsleiter tätig werden. Für diese Tätigkeit könnte man ihn dann mit der sogenannten Aufwandsentschädigung vergüten. Vorteilhaft ist hier der geringe bürokratische Aufwand und das Ersparen von Meldungen bei den einzelnen Trägern der Sozialversicherung. Zudem sind alle Aufwandsentschädigungen, die man in einem Kalenderjahr insgesamt erhält bis zu einer Grenze von 3000 € frei von Steuern.
Beim Auslagenersatz sollte man streng genommen die Kosten penibel abrechnen, wobei die Anwendung von Pauschalbeträgen, insbesondere mit Blick auf die Fahrtkosten durchaus sehr sinnvoll sind. Ein Auslagenersatz soll demnach aber in jedem Fall nicht als eine Art zusätzliche Einnahmequelle oder Nebenverdienst verwendet werden, was wiederum bei einer Aufwandsentschädigung durchaus gestattet ist.
Typische Anwendungsbereiche für den Auslagenersatz
Man stelle sich eine Fernsehsendung oder eine Sportveranstaltung vor, bei der es viele freie Plätze gibt, die es noch zu besetzen gibt. Hier könnte man alle Personen, die sich zu einer Teilnahme bereit erklären einen Ersatz ihrer Auslagen zukommen lassen. Somit machen die Teilnehmer dann keine finanziellen Verluste. Der Auslagenersatz darf allerdings nicht als Alternative für die Bezahlung eines Minijobs verwendet werden. In einem Minijob müssen stets die Meldungen, insbesondere die bei der gesetzlichen Unfallversicherung erfolgen. Zudem geht es auch hier darum eine Arbeitsleistung zu erbringen und nicht nur um eine bloße Teilnahme an einem bestimmten Ereignis.
Frei von Sozialabgaben
Interessant zu wissen ist, dass der Auslagenersatz nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegt. Man hat somit in diesem Sinne keine Abzüge in irgendeinem Bereich zu befürchten. Zudem spart sich der Arbeitgeber oder Veranstalter die umständlichen Meldungen bei den jeweiligen Trägern der Sozialversicherung.
Frei von Steuern
Außerdem müssen auch keine Steuern gezahlt werden. Es ist auch vollkommen gleichgültig wie hoch der Auslagenersatz letztlich ausfällt. Es fallen definitiv keine Steuern an, da es nur um die Erstattung von Aufwendungen geht und nicht um einen Arbeitslohn.
Auslagenersatz: Das Fazit
Der Auslagenersatz ist vor allem aus steuerrechtlicher Sicht eine sehr sinnvolle Erfindung. Er kann in beliebiger Höhe ausbezahlt werden und muss weder dem Finanzamt, noch der Krankenkasse oder der Rentenversicherung gemeldet werden. Er eignet sich vor allem bei Arbeitnehmern die in Bezug auf ihre Arbeit zusätzliche Kosten aufzubringen haben. Auch bei Veranstaltungen kann man die Teilnehmer auf diese Art und Weise sinnvoll entschädigen. Ein Auslagenersatz darf niemals als eine Art Arbeitsentgelt zweckentfremdet werden.
Will man nicht nur bestimmte Auslagen ersetzen, sondern außerdem auch eine Leistung vergüten ist eine zusätzliche Aufwandsentschädigung zu zahlen, die ebenfalls frei von Sozialabgaben, allerdings nur bis zu einer jährlichen Freigrenze von bis zu 3000 € nicht zu versteuern ist.