Der Besitz eines Firmenstempels ist für kein Unternehmen verpflichtend. Ausnahmen bilden Personen und Institutionen, die zum Beispiel beglaubigte Abschriften erstellen.
Dennoch sind Firmenstempel auch außerhalb von Behörden und Juristen eine Selbstverständlichkeit, denn auch wenn ein Stempel keine rechtliche Bedeutung hat, so sind Firmenstempel bis heute ein Zeichen für ein seriöses Unternehmen. Aufgrund der rechtlichen Bedeutungslosigkeit kann ein Firmenstempel frei gestaltet werden. Neben den Angaben zum Unternehmen können das Logo oder ein Symbol in das Stempelfeld integriert werden.
Angaben auf dem Firmenstempel
Die Angaben für einen Firmenstempel können relativ frei gewählt werden. Wichtig ist jedoch, dass alle relevanten Daten über das Unternehmen enthalten sind. Name, Anschrift und Kontaktdaten sollten auf jeden Fall dem Stempel entnommen werden können. Ergänzt werden können die Angaben über die Rechtsform des Unternehmens und die Präsenz in sozialen Medien. Ein Firmenstempel, der in der Buchhaltung genutzt wird, kann Angaben zur Steuernummer und den Bankverbindungen enthalten. Die Gestaltung und der Umfang der Angaben sollten immer eine gute Lesbarkeit zulassen.
Wird ein Stempel zum Beispiel für Unterlagen genutzt, die per Fax verschickt werden, so kann es auf dem Übermittlungsweg zu Qualitätsverlusten kommen. Branchen, die mit einem Symbol in Verbindung gebracht werden, können dies im Stempel verwenden. Buchhandlungen können Bücher nutzen, Zahnarztpraxen, Zähne und Ähnliches. Die Stempelangaben sollten so gewählt werden, dass sie aussagekräftig sind und zum gewünschten Einsatzbereich passen.
Wo kommt der Firmenstempel zum Einsatz?
Der Stempel versieht Unterlagen mit den Firmeninformationen. Eingesetzt werden kann er auf allen Unterlagen und Papieren, die in einem Unternehmen anfallen. Typisch ist das Stempeln auf Unterlagen, die durch eine zusätzliche Unterschrift ergänzt werden. Rechnungen, Lieferscheine oder die Korrespondenz mit Fremdfirmen wirken mit einem Firmenstempel geschäftsmäßiger und seriöser. Ausdrücklich gewünscht ist das Stempeln von wichtigen hausinternen Dokumenten. Zeugnisse, Arbeitsverträge und Kündigen sowie alle vertraglichen Dokumente sollten grundsätzlich mit einem Firmenstempel versehen werden.
Welche unterschiedlichen Stempelmodelle gibt es?
Die einfachste Form ist der Holzstempel. An der Unterseite eines Holzgriffs ist das Stempelfeld angebracht. Für die Verwendung muss der Stempel zunächst in ein Stempelkissen gedrückt werden, damit der Stempel Farbe aufnimmt. Anschließend wird die Farbe auf das Papier gedrückt. Dieses nostalgische Stempelmodell hat den Nachteil, dass immer ein brauchbares Stempelkissen zur Verfügung stehen muss, da der Stempelabdruck sonst schnell ungleichmäßig und schlecht lesbar wird. Die moderne Version eines Firmenstempels ist der automatische Stativstempel.
Modelle dieses Typs haben ein integriertes Stempelkissen, das für den regelmäßigen Einsatz und das Stempeln von vielen Abdrücken optimiert ist. Zwischen beiden Stempelmodellen gibt es unterschiedliche Varianten, die für verschiedene Einsatzbereiche geeignet sind. Ein Praxisstempel, der zum Stempeln von Termininformationen genutzt wird, sollte kleinere Ausmaße haben als ein Rechnungsstempel oder ein Modell für Dokumente. Je nach Nutzung können auch die Angaben des Stempels variieren und individuell angepasst werden.