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Digitale Events planen und vermarkten: Tipps für Unternehmer

Digitale Events erleben seit der aktuellen Pandemielage einen Boom bei Unternehmen aller Branchen und im Veranstaltungssektor. Da inzwischen die verschiedenen Vorteile der digitalen Workshops, Konferenzen und Keynotes deutlich geworden sind, wird der Trend hin zu digitalen Events sicherlich auch nach Ende der Pandemie bestehen bleiben. Wie man ein solches Event plant und was zur Vorbereitung gehört, das erfährt man hier.

Technisches Equipment für digitale Veranstaltungen

Keine digitale Veranstaltung kommt ohne professionelle Eventtechnik zum Beispiel für Streaming aus. Digitale Workshops oder interaktive Konferenzen leben davon, dass Speaker und Teilnehmer miteinander verbunden sind und in Echtzeit interagieren können, was wiederum nur mit der entsprechenden Technik reibungslos funktioniert. Aufgrund der Kosten ist es in der Regel sinnvoll, mit einem lokalen Anbieter für Veranstaltungstechnik zusammenzuarbeiten und diese für das Event zu mieten. Plant man ein digitales Event von der bayerischen Landeshauptstadt München aus, sollte man beispielsweise zunächst nach einem erfahrenen Anbieter für Veranstaltungstechnik aus München suchen.

Das gilt auch für andere benötigte Eventtechnik wie zum Beispiel Lichttechnik. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die gesamte technische so wie infrastrukturelle Umsetzung vor dem eigentlichen Event unbedingt erprobt werden sollte. Schließlich ist nichts fataler als ein technisches Problem während einer digitalen Veranstaltung.

Inhaltliche Eventplanung

Bei der inhaltlichen Planung eines digitalen Events geht man grundsätzlich so wie bei der Planung von Präsenzveranstaltungen vor. Stellt man nicht nur eigene Inhalte bereit, sondern lädt auch Speaker ein, muss deren Standort, die vorhandene Technik und die Fähigkeit des Umgangs mit dieser im Vorfeld berücksichtigt werden. Bei erfahrenen Speakern gibt es hier in der Regel keine Probleme und es muss lediglich die zeitliche Abfolge des Events mit diesen geklärt werden. Die vorgesehenen Inhalte des Events und deren zeitlicher Ablauf sollten zudem für die Teilnehmer in zusammengefasster Form zugänglich sein. Schließlich können Themen, beteiligte Personen und ein Überblick über den Ablauf dazu beitragen, dass ein Interesse an einer Teilnahme besteht.

Digitale Events ankündigen und vermarkten

Damit ein digitales Event zum Erfolg wird, müssen einerseits interessante Inhalte geboten und andererseits möglichst viele Teilnehmer davon begeistert werden. Daher ist eine frühzeitige Eventvermarktung unverzichtbar. Besonders einfach gelingt das Vermarkten von digitalen Workshops, Keynotes und Co. über soziale Medien. Zusätzlich kann der Versand von Einladungen zum geplanten Event per E-Mail erfolgen. Außerdem muss ein System zum Ticketing und für die Registrierung der interessierten Teilnehmer vorhanden sein. Bei allen eingeladenen Personen ohne erfolgte Rückmeldung können Reminder oder Nachfass-Mailings sinnvoll sein.

Für Aufmerksamkeit und Interesse sorgt man auch durch das Anteasern eines digitalen Events über Kanäle wie Facebook, Twitter, Instagram, Youtube oder Tiktok. Sofern das digitale Event nicht alleine durch den Verkauf von Teilnehmertickets finanzierbar ist, muss zudem frühzeitig mit der Suche nach geeigneten Sponsoren begonnen werden.

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