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Personalplanung einfach digitalisieren: Die Vorteile im Überblick

Die Digitalisierung befindet sich unaufhaltsam auf den Vormarsch. Vor allem im Personalwesen kann die Digitalisierung in vielerlei Hinsicht das Leben erleichtern, wie zum Beispiel durch online verfügbare Schichtpläne. Doch welche weiteren Vorteile hat die digitale Personalplanung?

Warum ist die digitale Personalplanung wichtig?

Im Zuge der Digitalisierung sind zahlreiche praktische Gadgets & Programme entwickelt worden, welche die Personalplanung vereinfachen. Bei der Personaleinsatzplanung auf dem Papier oder auch mit Excel ist es sehr zeitaufwendig, vorausschauend zu planen. Ein hoher Digitalisierungsgrad erleichtert es den Unternehmen, flexibel zu reagieren und eine kleine Änderung kann in Sekundenschnelle vom System erfasst werden. Aufgrund der Zeitersparnis ist es zudem möglich, sich den wirklich wichtigen Dingen zu widmen und so eine höhere Effizienz zu erzielen. Gerade in der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass eine weiter fortgeschrittene Digitalisierung in vielerlei Hinsicht nützlich sein kann.

Die Vorteile der Digitalisierung von Einsatzplänen

Die Zeitersparnis für ein digital fortschrittliches Unternehmen liegt als Vorteil auf der Hand, doch es gibt noch weitere. Es existieren cloudbasiert Software-Lösungen, um die Personaleinsatzplanung online und ortsunabhängig durchzuführen. Die Kommunikation fällt leichter und die Planung kann in Echtzeit erfolgen, ohne aufwendige Telefonate oder Emails. Fällt der Kollege Meyer wegen einer Grippe aus? Das ist kein Problem, wenn es rechtzeitig in den Plan eingetragen wird und so flexibel reagiert werden kann. Auf diese Weise wird die Planung zu einer Art Selbstläufer und die Prozesse laufen automatisiert ab.

Weitere Vorteile von digitalen Einsatzplänen sind eine geringere Fehlerdichte und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Schichtplanung manuell zu erstellen, ist eine sehr komplexe Aufgabe und Fehler werden nicht auf den ersten Blick bemerkt. Bei Excel Tabellen wird der Fehler nur weiter verschleppt und am Ende ist er nicht mehr auffindbar. Bei einer intelligenten Software hingegen wird das Problem sofort erkannt. Die höhere Mitarbeiterzufriedenheit ist auch durch die Einbindung in den Planungsprozess bedingt. Es können individuelle Wünsche berücksichtigt werden und Urlaubstage werden automatisch erfasst. Die Schichtpläne ändern sich in Echtzeit und dies führt zu einer höheren Transparenz. Darüber hinaus lässt sich eine vollautomatisierte Software DGSVO-konform gestalten.

Komplexe Anforderungen werden vereinfacht

Die digitalisierte Personalplanung beinhaltet nicht nur die Erstellung eines Schichtplans. Zum Beispiel im Gastrogewerbe gibt es verschiedene Angestelltenverhältnisse und aus diesem Grund auch unterschiedliche Modelle der Abrechnung. Durch Excel oder gar händisch ist es vollkommen unmöglich, allen Anforderungen zufriedenstellend gerecht zu werden. Im Zuge der digitalen Transformation wurden zahlreiche hilfreiche Tools entwickelt, um komplexe Aufgabenfelder wie die Buchhaltung zu vereinfachen. Auch die herkömmliche Personalakte kann digital angelegt werden und ist jederzeit abrufbar.

Fazit

Die Digitalisierung bringt Herausforderungen mit sich. Vor allem aber die Pandemie hat gezeigt, dass sie notwendig ist und das Leben erleichtern kann. Es beginnt bei den online einsehbaren Einsatzplänen, welche die Personalplanung wesentlich vereinfachen und für mehr Transparenz sorgen. Prozesse können automatisiert ablaufen und es können Zeit und Ressourcen gespart werden. Die Pläne sind für alle Mitarbeiter einsehbar, lassen sich in Echtzeigt bearbeiten und individuelle Wünsche können besser berücksichtigt werden. Dies erleichtert die Kommunikation enorm und es ist besser möglich, bei unerwarteten Vorkommnissen flexibel zu reagieren.

So gesehen lässt sich vieles vereinfachen und obendrein kann die digitalisierte Personalplanung zu einem verbesserten Arbeitsklima ihren Beitrag leisten. Es entstehen weniger Fehler, nichts muss zeitaufwendig angepasst werden und niemand muss auf Urlaubstage verzichten.

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