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Spesen abrechnen: Wie geht das und was wird bezahlt?

Wer hin und wieder für den Arbeitgeber außerhalb des Betriebs unterwegs ist, kennt es: das leidige Thema Spesenabrechnung. Was man sich alles bezahlen lassen kann und wie das am einfachsten abgerechnet wird, berichten wir im folgenden Ratgeber.

Was kommt auf die Spesenabrechnung?

Zu den sogenannten Spesen gehören Übernachtungskosten genauso wie die Rechnung über den Mietwagen vor Ort, die Anreisekosten sowie die Ausgaben für Geschäftsessen und andere – notwendige – Ausgaben während der Abwesenheit. Diese müssen allerdings nachgewiesen werden – nahezu alle Arbeitgeber wollen dann doch gern wissen, wofür sie eigentlich Geld locker machen sollen.

Ging das bis vor kurzem nur, indem man die Quittungen sammelte und später beim Chef oder in der Buchhaltung einreichte, gibt es heute praktische Programme wie Yokoy: Hier müssen die Quittungen lediglich fotografiert werden, anschließend wird der gezahlte Betrag innerhalb kurzer Zeit vom Firmenkonto auf das Konto des Angestellten überwiesen. Auch der Arbeitsaufwand für die Buchhaltung wird massiv verringert – moderne Programme erledigen alle anfallenden Aufgaben innerhalb kürzester Zeit mit Hilfe künstlicher Intelligenz von ganz allein, nur um Sonderfälle muss sich von Hand gekümmert werden.

Was gehört zu den Spesen?

Spesen sind alle Ausgaben, die untrennbar mit der Geschäftsreise verbunden sind. So kann der Arbeitnehmer sich sämtliche Mahlzeiten auf der Reise bezahlen lassen – sollte aber darauf achten, dass diese nicht übertrieben hoch sind; den Gang ins 5-Sterne-Restaurant zahlt man also, falls es sich nicht um ein Treffen mit wichtigen Geschäftspartnern oder Kunden handelt, lieber selbst. Auch die Anfahrt und Rückreise werden übernommen – dabei ist es egal, ob diese mit Bus und Bahn, Flugzeug, einem Taxi oder dem eigenen PKW durchgeführt wird. Natürlich sollte im Sinn der Wirtschaftlichkeit darauf geachtet werden, so günstig wie möglich zu reisen.

Eintrittskarten oder andere Kosten für Veranstaltungen werden ebenfalls gezahlt, wenn sie der beruflichen Sache dienen. Besucht der Reisende nach dem Geschäftsessen mit dem Gegenüber eine Disko oder Bar, können die Kosten übernommen werden. Geht er jedoch allein oder mit privater Begleitung dahin, muss er natürlich auch selbst zahlen.

Auch Übernachtungen zählen zu den Spesen, wenn es sich um eine längerfristige Geschäftsreise handelt oder eine Rückfahrt am selben Tag nicht möglich ist. Damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt, spricht der Angestellte am besten vorher ab, wie teuer es werden darf. Pensionen oder privat vermietete Zimmer sind häufig günstiger als luxuriöse Hotelketten. Da die Preisunterschiede bei Übernachtungsmöglichkeiten oft besonders groß sind, sind Absprachen hier immens wichtig.

Ehrlichkeit ist wichtig

Nicht nur für das Firmenkonto und das Verhältnis zwischen Angestelltem und Chef ist eine korrekte Spesenabrechnung immens wichtig: Falsche oder völlig überhöhte Abrechnungen müssen nicht übernommen werden, der Arbeitnehmer bleibt in diesem Fall auf seinen Kosten sitzen. Noch schlimmer: Wer schummelt und dabei erwischt wird, dem droht die fristlose Kündigung. Um das und eventuelle Formfehler zu vermeiden, sind digitalisierte Lösungen wie die oben genannte perfekt: Keine Quittungen können wegkommen oder gefälscht werden, und Fehler in der Form gibt es hier auch nicht. Die optimale Absicherung für alle Beteiligten!

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