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Human Resources

Digitale Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter: Welche Möglichkeiten gibt es?

Die Stechuhr ist seit ihrer Erfindung im Jahr 1888 das wichtigste Instrument für die Erfassung der Arbeitszeit. Sogar in Zeiten des technischen Fortschritts hat die Stechuhr in einigen Unternehmen weiterhin Bestand. Ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts hat im Jahr 2022 die Grenzen dieses Systems aufgezeigt.

Arbeitgeber sind nun in der Pflicht, die Arbeitszeit von der Minute null an festzuhalten, zu dokumentieren und in einer Form zu speichern, dass die Arbeitszeiten vorgelegt werden können. In vielen Unternehmen mit reinen Bürotätigkeiten ist dies unkompliziert umsetzbar. Im Handwerk und Betrieben mit Außendienst müssen jedoch flexible Lösungen genutzt werden. Die digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter muss über Softwarelösungen erfolgen, die auf unterschiedlichen mobilen Endgeräten nutzbar sind. Zusätzlich müssen die Regelungen für den Datenschutz eingehalten werden und das macht Komplettlösungen attraktiv.

Zeiterfassungssoftware

In Unternehmen, in denen unterschiedliche Anforderungen erfüllt werden müssen, ist eine Softwareanwendung ideal. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit am PC über den Webbrowser oder eine mobile App buchen. Es ist auch möglich, spezielle Geräte zur Zeiterfassung in das System zu integrieren. Über eine App kann die Arbeitszeit auch bei einem Außentermin zuverlässig in das System übertragen werden. Softwarelösungen sind ideal, wenn neben der stationären Zeiterfassung auch eine mobile Lösung benötigt wird. Eine Zeiterfassungssoftware erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und ist flexibel in der Handhabung.

Zeiterfassung mit RFID oder NFC

Die Zeiterfassung über eine RFID- oder NFC-Technologie basiert auf Anwesenheit. Alle Beschäftigen erhalten einen Sender in Form einer Karte oder eines Schlüsselanhängers. Beim Betreten des Unternehmens wird die Anwesenheit registriert und die Arbeitszeit erfasst. Das System ist minutengenau. Für die Dokumentation und die Speicherung muss ein entsprechendes System integriert sein. Diese Form der Zeiterfassung ist die Stechuhr des 21. Jahrhunderts und nur für feste Arbeitsplätze geeignet. Die Kontrollmöglichkeiten sind umfassend, da auch Pausenzeiten erfasst werden können und dies wichtige Informationen für den Arbeitsschutz liefern kann.

Mobile Apps für die Zeiterfassung

Im Handwerk und im Außendienst setzen viele Unternehmen auf mobile Apps. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit über das Smartphone erfassen. Handwerker können morgens direkt zur Baustelle oder zur Adresse eines Auftraggebers fahren und ihren Arbeitsbeginn vor Ort erfassen. Es ist nicht notwendig, in die Firmenzentrale zu fahren. Über die App können Arbeitgeber den Standort ihrer Beschäftigten abrufen. In einer Spedition oder einem Handwerkerbetrieb liefern die Daten wertvolle Informationen für die Einsatzplanung. Apps bieten unterschiedliche Schnittstellen. Mit einer durchdachten Konfiguration kann die erfasste Arbeitszeit direkt in die Buchhaltung einfließen.

Das richtige System finden

Systeme für die digitale Zeiterfassung unterscheiden sich in Feinheiten. Die Anzahl der Beschäftigten und die Abläufe im Betrieb entscheiden über den Nutzen, den das System hat. Vor einer Entscheidung sollte auch überlegt werden, ob die Zeiterfassung mit Funktionen wie der Buchhaltung oder der Arbeitszeitplanung kombiniert werden soll und welches Budget zur Verfügung steht.

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