Ein großer Teil der schriftlichen Kommunikation findet im unternehmerischen Kontext per E-Mail statt. Sowohl firmenintern als auch für den Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern kommen sie zum Einsatz. Sie sind schnell verschickt, sparen Papier und eignen sich außerdem hervorragend, um Informationen gleichzeitig an verschiedene Personen zu senden. Im Umgang mit E-Mails müssen allerdings die rechtlichen Regelungen beachtet werden.
Inhaltsverzeichnis
Datenschutz berücksichtigen – keine personenbezogenen Daten weitergeben
E-Mails unterliegen dem Datenschutz und müssen entsprechend behandelt werden. Vor allem bei den E-Mail-Adressen selbst ist Vorsicht angesagt. Sie zählen nämlich zu den personenbezogenen Daten und diese dürfen ohne Einwilligung nicht einfach so verarbeitet und auch nicht geteilt werden. Dementsprechend sollten E-Mails auf keinen Fall in einem offenen Verteiler verschickt werden, denn dann sind die Adressen aller Empfänger auch für die anderen Empfänger einsehbar. Auch das Weiterleiten von E-Mails ist nicht ohne Weiteres möglich und sollte nur dann durchgeführt werden, wenn eine Einwilligung eingeholt worden ist. Gegebenenfalls ist die Weiterleitung auch zulässig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags unabdinglich ist.
Newsletter und Werbemails nicht ohne Einwilligung versenden
Im Kundenkontakt ist darauf zu achten, dass E-Mails nicht einfach so zu Werbezwecken verschickt werden. Das ist ohne ausdrückliche Zustimmung des Empfängers nämlich nicht erlaubt und gilt als unzumutbare Belästigung. Darüber hinaus kann der Kunde dem Empfang der E-Mails jederzeit widersprechen. Wenn er das tut, dürfen auch keine weiteren Nachrichten in seinem Posteingang landen.
Geschäftliche E-Mails nach den gesetzlichen Vorgaben archivieren
Darüber hinaus sollten sich Unternehmen mit der Archivierungspflicht für bestimmte geschäftliche E-Mails auseinandersetzen. Sie gilt für nahezu alle Betriebe. Eine Ausnahme bilden lediglich Kleingewerbe und Freiberufler. Aufzubewahren sind solche E-Mails, die eine betriebliche Relevanz haben und die zum Beispiel die folgenden Inhalte aufweisen:
- Handelsbriefe
- Geschäftsbriefe
- Handelsbücher
- Lagerberichte
- Buchungsbelege
- Jahresabschlüsse
Wer sich unsicher ist, wann eine E-Mail-Archivierung notwendig ist, sollte sich an seinen Steuerberater wenden.
Pflicht zur Archivierung ist in den GOBD geregelt
Die GOBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Darin können Unternehmer nachlesen, wie sie ihre Bücher führen müssen und wie eine rechtssichere Archivierung aussieht. Dabei ist zu gewährleisten, dass die Daten nicht verloren gehen und dass sie unveränderbar und nachvollziehbar sind. Wie lange sie aufbewahrt werden müssen, kann variieren und ist von der Art des Inhalts abhängig. Finanz- und Buchhaltungsdokumente sollten für sechs Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe in bestimmten Fällen für zehn Jahre archiviert werden.
Sicherung in der Cloud oder im eigenen Haus
Vor allem größere Unternehmen schaffen sich häufig selbst die notwendige Hardware an, um eine digitale Archivierung von E-Mails im eigenen Haus zu realisieren. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das aber häufig keine Option. Sie können alternativ auf Cloud-Lösungen von verschiedenen Anbietern zurückgreifen. Dabei sollten sie jedoch darauf achten, dass die angebotene Software GOBD- und DSGVO-konform ist.