Die Handelsregisternummer bezieht sich, wie der Name schon sagt, auf ein Handelsregister. Zuallererst sollte also geklärt werden, was sich genau hinter diesem Begriff versteckt. Im Prinzip ist ein Handelsregister ein elektronisch geführtes, öffentliches Verzeichnis, in dem Kaufleute und Unternehmen einer bestimmten Region aufgelistet sind. Welche Institution dieses Handelsregister führt, ist von Land zu Land verschieden.
Einheitlich sind jedoch die Informationen über die Kaufleute und Unternehmen, die im Handelsregister aufgeführt sind. So werden Informationen über den Sitz der Firma, den Gegenstand des Unternehmens, Niederlassungen und Zweigniederlassungen, vertretungsberechtigte Personen, der Name des Geschäftsinhabers sowie die Rechtsform des Unternehmens hinterlegt. Weiterhin finden sich hier Informationen zum Grund- oder Stammkapital im Handelsregister.
Durch die Eintragung ins Handelsregister können sich neue Geschäftspartner und Kunden einen Eindruck über ein bestimmtes Unternehmen machen. Teilweise bestehen Fachverbände und Kreditinstitute sogar auf einen Handelsregisterauszug, bevor es zu einer Geschäftsabwicklung kommen kann. Diesen Auszug erhält ein Unternehmen nur, wenn es offiziell im Handelsregister gelistet ist.
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Was ist eine Handelsregisternummer?
Ist ein Unternehmen in einem Handelsregister eingetragen, erhält es automatisch eine Handelsregisternummer von dem jeweils zuständigen Handelsregister. Diese Nummer setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen. Zuerst erscheint die Kennzeichnung der Handelsregister-Abteilung. Hier stehen zwei zur Auswahl. Die Abteilung A erfasst Einzelunternehmen/-kaufleute, Personengesellschaften (OHG, KG) und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine und wird durch die Buchstabenkombination HRA abgekürzt.
Die Abteilung B erfasst hingegen Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) und wird durch die Buchstabenkombination HRB abgekürzt. Der Kennzeichnung der Handelsregister-Abteilung schließt sich eine Zahlenfolge an, zum Beispiel HRA 1234 oder HRB 1234. Diese Zahlenkombination erlaubt die eindeutige Identifizierung des registrierten Unternehmens.
Wer benötigt eine Handelsregisternummer?
Eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister und damit zur Beantragung einer Handelsregisternummer besteht für Unternehmen einer bestimmten Rechtsform. So muss sich ein OHG oder Kapitalgesellschaft in jedem Fall im Handelsregister listen lassen. Gleiches gilt für gewerbetreibende Kaufleute, sofern sie einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb betreiben. Als Beispiele können hier genannt werden:
- Aktiengesellschaften (AG)
- Kommanditgesellschaften (KG)
- Offene Handelsgesellschaften (OHG)
- Unternehmensgesellschaften (haftungsbeschränkt)
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Kaufmänner und -frauen (Einzelunternehmen)
Oftmals werden verschiedene Kennzahlen herangezogen, um die Notwendigkeit einer Eintragung zu prüfen. Hierzu gehören der Jahresumsatz, die eingesetzte Kapitalhöhe sowie die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter.
Wie funktioniert die Eintragung ins Handelsregister?
Um sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, muss ein Termin mit einem Notar vereinbart werden. Dieser überprüft in einem ersten Schritt die Rechtsverhältnisse des Unternehmens, indem diverse Unterlagen eingesehen werden. Folgende Daten sind dem Notar für eine erfolgreiche Anmeldung vorzulegen:
- Name der Firma
- Name des Inhabers der Firma und des persönlich haftenden Gesellschafters
- Name der vertretungsberechtigten Personen
- Rechtsform des Unternehmens
- Höhe des Grundkapitals
- Höhe des Stammkapitals
- Höhe des Kommanditkapitals
- Sitz der Firma
- Sitz aller Zweigstellen und Niederlassungen
- Name und Anschrift des Firmensitzes
- Name und Anschrift aller Zweigstellen
- Gegenstand des Unternehmens
Für den Notar ist es hilfreich, wenn bereits ein kurzer Text existiert, der den Unternehmensgegenstand beschreibt. Das heißt, dass klar erläutert sein muss, womit sich das Unternehmen beschäftigt. Weiterhin muss aufgeführt sein, welche Produkte oder Dienstleistungen durch das Unternehmen vertrieben werden. Liegen dem Notar diese Daten vor, so wird die notariell beglaubigte Eintragung des Unternehmens in das regional zuständige Handelsregister veranlasst. Bevor dies geschieht, wird der Notar aber beratend tätigt und erläutert detailliert die Konsequenzen, die sich aus einer Eintragung ins Handelsregister ergeben.
So müssen Änderungen, die das Unternehmen betreffen, umgehend dem Handelsregister gemeldet werden. Dies gilt zum Beispiel bei der Eröffnung neuer Niederlassungen oder bei der Ernennung eines neuen Prokuristen. Auch das Ausscheiden eines Geschäftsführers ist zu melden. Wie schon bei der Anmeldung selbst, so müssen auch Änderungen des Handelsregistereintrags über einen Notar abgewickelt werden.
Was kostet eine Eintragung ins Handelsregister?
Abhängig von der Größe des Unternehmens und der gewählten Rechtsform können die Kosten für eine Eintragung ins Handelsregister variieren. Die Kosten setzen sich aus den Gebühren für die Anmeldung und Beurkundung sowie aus den Gebühren für die notarielle Beratung zusammen. Als Richtwert kann von einem Betrag zwischen 200 Euro bis 300 Euro für die Anmeldung eines Einzelunternehmens ausgegangen werden. Je nach Größe des Unternehmens, der Anzahl der Gesellschafter und der Höhe des Geschäftskapitals kann dieser Betrag aber auch bis zu 700 Euro betragen.
Auch Änderungen des Handelsregistereintrags sind kostenpflichtig. Die Höhe der anfallenden Kosten ist anhängig davon, wie viele Änderungen gemacht werden müssen. Pro Änderung kann von einem Betrag von 100 Euro bis 250 Euro als Richtwert ausgegangen werden.
Welche Konsequenzen hat ein fehlender Handelsregistereintrag?
Unternehmen, die einer Eintragungspflicht im Handelsregister unterliegen und dieser Pflicht nicht nachkommen, können mit Strafgeldern belegt werden. Setzt ein Amtsgericht eine Eintragung durch, so können dem säumigen Unternehmen hier Strafgelder in einer Höhe von 5.000 Euro auferlegt werden.
Wo findet man die Handelsregisternummer eines Unternehmens?
Unternehmen veröffentlichen ihre Handelsregisternummer in der Regel in ihrem Impressum. Weiterhin ist die Nummer oft in E-Mail-Signaturen und auf Geschäftspapieren zu finden. Es gibt aber auch eine digitale Möglichkeit, die Handelsregisternummer eines Unternehmens in Erfahrung zu bringen. Unter https://www.handelsregister.de/ kann der Namen des Unternehmens eingeben werden. Die dem Unternehmen zugeteilte Handelsregisternummer wird dann direkt zusammen mit dem Unternehmen angezeigt.