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Human Resources

Personalmanagement digital: Vorteile und Herausforderungen

Human Ressource / Personalmanagement ist ein essenzieller Bereich in jedem Unternehmen. Während in kleinen oder mittelgroßen Unternehmen die Daten vielleicht noch recht übersichtlich sind, wird es bei größeren Firmen und bei internationalen Konzernen doch schon sehr aufwendig, alle Personaldaten auf manuelle Weise zu registrieren. Die Digitalisierung ist auch in diesem Bereich weiter auf dem Vormarsch und bringt viele Vorteile mit sich, die kaum ein Unternehmen ignorieren kann.

Welche Aufgaben fallen im Personalmanagement an?

Das Personalmanagement ist eine der Schlüsselpositionen in einem Unternehmen, denn wie erfolgreich ein Unternehmen wird, hängt stark mit einer motivierten und qualifizierten Belegschaft zusammen. Dabei kann das Aufgabenfeld eines Personalmanagers je nach Firma stark variieren. Generell dreht sich jedoch alles um die Belegschaft. Das Personalmanagement geht auf die Suche nach den besten Köpfen der Branche in Spitzenpositionen und kümmert sich um die Einstellung neuer Mitarbeiter auf allen Ebenen. Außerdem sorgt die HR-Abteilung für Förderung von Talenten und übernimmt die Vergütung, Registrierung von Arbeitszeiten, Krankmeldungen und vielem mehr.

Sechs wichtige Bereiche werden vom HR-Team abgearbeitet:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Management der Arbeitszeit
  • Verwaltung der manuellen oder digitalen Personalakten
  • Management von Bewerbern
  • Förderung und Entwicklung des Personals
  • Gegebenenfalls Portale und Foren für die Belegschaft

Je größer das Unternehmen, desto zeitaufwendiger werden die Prozesse im Personalmanagement ‒ was uns zum Thema des Artikels bringt. Denn mit intelligenten Programmen und der wachsenden Digitalisierung wird auch die Arbeit bei den Personalern um einiges einfacher, schneller und übersichtlicher.

Entscheidende Vorteile im digitalen Personalmanagement

Mit dem Personalmanagement 4.0, sprich der verstärkten Digitalisierung gehen einige interessante Vorteile einher, die wir nun beleuchten wollen.

Zeiteinsparung

Stellt man sich den prall gefüllten Aktenschrank eines mittelgroßen Unternehmens vor, dann ist klar, dass die Suche nach dem einen Stück Papier einiges an Zeit in Anspruch nehmen kann. Leider gehört das in vielen deutschen Firmen immer noch zum Alltag. Doch das muss nicht sein, denn Dokumente können heute so schnell wie noch nie digitalisiert werden. Einscannen oder abfotografieren ist innerhalb weniger Momente erledigt. Werden komplette digitale Ordner pro Mitarbeiter angelegt, lohnt es sich, das Komprimieren von PDFs zu lernen, um kompakte Ordner oder Sicherheitskopien anzulegen.

Idealerweise werden alle Informationen in einem zentralen DMS (Digital Management System) abgelegt. Mit wenigen Klicks hat man alle gewünschten Daten in der Hand, die sofort von jeder Abteilung mit Zugriffsrechten verwendet werden können.

Fehlerquelle Mensch reduziert

Der Mensch als Fehlerquelle muss zwangsläufig immer in Betracht gezogen werden. Mit effizienten Management-Systemen, die abteilungsübergreifend arbeiten, kann dieser Punkt stark reduziert werden. Prozessoptimierung und Automatisierung sind hier die Zauberwörter. Daten müssen meist nur einmal eingegeben werden und schon kann jeder Befugte diese Informationen nutzen. Das erneute Eingeben ist nicht mehr notwendig, was die Möglichkeit reduziert, dass sich Fehler einschleichen.

Mitarbeiterzufriedenheit verbessert

Die generelle Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse führt dazu, dass Arbeitnehmer sehr positiv auf digitale und damit verbunden auch meist flexible Organisationsstrukturen reagieren. Das steigert das Zufriedenheitsgefühl der Mitarbeiter in der Personalabteilung, denn Arbeitsabläufe, Recruiting-Programme oder Weiterbildungsmöglichkeiten können digital geplant werden. Die Übersichtlichkeit, die Transparenz und die Schnelligkeit der Prozesse nehmen zu.

Terminmanagement vereinfacht

Alle Informationen sind digital im zentralen Personalmanagement-System hinterlegt. Das beinhaltet auch Zahlungsinformationen oder andere Fristen und Termine, die an jeden Mitarbeiter gekoppelt sind. Das Einhalten von Terminen zu Workshops, Weiterbildungskursen oder der Lohnabrechnung werden frühzeitig angezeigt und können problemlos eingehalten werden. Gleiches gilt für Projekte und Teams, die sich miteinander absprechen müssen. Beteiligte Mitarbeiter können schnell Einblick auf die Planung erhalten, an Meetings pünktlich teilnehmen und Projekte termingerecht abgeben. Das ist eine enorme Hilfe bei der Organisation von unterschiedlichen Projekten innerhalb eines Unternehmens.

Talente schneller entdecken

Mit den übersichtlichen digitalen Prozessen wird es wesentlich einfacher, talentierte Mitarbeiter zu finden und diese zu fördern. Weiterbildungskurse oder Trainings werden im Handumdrehen organisiert und können im Werdegang des Mitarbeiters vermerkt werden.

Wie kann die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden? Das ist eine Frage, die sich viele Personaler stellen. Flexible Arbeitszeiten, firmeninterne Kinderbetreuung, Freizeitaktivitäten oder Einkaufsgutscheine sind Optionen, mit denen Unternehmen neue Mitarbeiter anwerben. Denn eins ist klar: Ein sehr gutes Gehalt ist für viele Arbeitnehmer nicht mehr der einzige Entscheidungsfaktor für einen Arbeitsvertrag. All diese Sondervereinbarungen werden von der Personalabteilung verwaltet.

Automatisierung bei Personalern sehr beliebt

Digitalisierung und Automatisierung gehen meist Hand in Hand. Mit effizienten Programmen erreicht die Personalabteilung nicht nur die Digitalisierung aller mitarbeiterbezogenen Daten, sondern kann viele Prozesse automatisieren. Gerade bei zeitintensiven Aufgaben, die sich immer wiederholen, sind solche Anwendungen sinnvoll. Damit wird ein großer Anteil der Arbeitszeit reduziert, die sich bei diesen Routineaufgaben ansammelt. Das trifft vor allem auf die immer gleichen Lohnabrechnungen zu. Dieser Vorgang kann terminiert werden. Gibt es keine Veränderungen bei den Personaldaten, erstellt und versendet die Software beispielsweise automatisch die Lohnabrechnung an jeden Mitarbeiter.

Personalmanagement als Vorreiter der Digitalisierung in Unternehmen

Der Bereich des Personalmanagements eignet sich perfekt, um die ersten digitalen Prozesse in ein Unternehmen zu integrieren. Diese Abteilung muss viele unterschiedliche Aufgaben erfüllen, bei denen die Digitalisierung eine sehr große Unterstützung darstellt, um Zeit und Ressourcen zu sparen, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und die Transparenz der Prozesse zu verbessern. Wichtige Punkte, um Firmen in das digitale Zeitalter zu führen.

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