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Pflicht statt Kür: Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems für Unternehmen

Kommt es innerhalb eines Unternehmens zu Verstößen gegen geltendes Recht oder werden ethische Grundsätze missachtet, sind es oft die Mitarbeiter:innen und Angestellten, die auf diese Vorgänge aufmerksam werden. Es ist ein Zeichen für die gesellschaftliche Verantwortung, Vorgänge dieser Art zu melden und an entsprechende Stellen weiterzugeben.Mitarbeiter werden mit der Weitergabe von Informationen zu Hinweisgebern.

Gesetzlich geschützt wurden Hinweisgeber bisher nur lückenhaft und dies soll sich mit einem neuen Gesetz ändern. Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, ein System zu integrieren, das Hinweisgebern erlaubt, völlig anonym und geschützt Missstände zu melden. Mit der Unterstützung eines Dienstleisters können Unternehmen ein intelligentes Hinweisgebersystem einfach einrichten und sind damit optimal auf die neue Gesetzgebung vorbereitet.

Ein Schutzschild zur Sicherung der Anonymität

Zukünftig müssen Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten die technischen Voraussetzungen schaffen, dass die Meldung von Missständen anonym möglich macht. Je nach Anzahl der Beschäftigten gelten unterschiedliche Fristen für die Umsetzung des Hinweisgebersystems. Die Identität eines Hinweisgebers darf nur die eigene Person kennen und der Gegenüber, der den Sachverhalt aufnimmt. Das System muss einem Konzept folgen, das den Hinweisgeber vor Benachteiligungen schützt. Praktisch umgesetzt werden die Schutzmechanismen durch Ombudspersonen, geschützte Telefonhotlines und web-basierte Softwarelösungen. Als effektiv gilt eine Kombination aus den unterschiedlichen Mechanismen.

Bußgelder und strafverfolgende Maßnahmen bei Missachtung des Gesetzes

Unternehmen, die nicht die erforderlichen Voraussetzungen für eine anonyme Hinweismeldung zur Verfügung stellen und diese dadurch verhindern, müssen mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Hat ein Hinweisgeber nach einer Meldung eine Benachteiligung erfahren, so können zusätzlich zu den Bußgeldern noch Schadensersatzforderungen anstehen. Die EU-Richtlinie verfolgt das Ziel, Verstöße in Unternehmen aufzudecken und diesen entgegenzuwirken. Mit der leichteren Weitergabe von Hinweisen über vertrauliche Meldekanäle soll effektiv gegen Missstände vorgegangen werden und gleichzeitig sollen Hinweisgeber vor Repressalien geschützt werden.

Das intelligente Hinweisgebersystem passt sich den Unternehmensanforderungen an

Unternehmen müssen das Gesetz zum Hinweisgeberschutz umsetzen. Der gesetzliche Rahmen erlaubt die Umsetzung durch einen Dienstleistungsanbieter, der den Schutz hinsichtlich der EU-Whistleblower-Richtlinie garantiert. Eine unternehmensfremde Person und die Nutzung von Kommunikationswegen, die vom internen Unternehmensnetzwerk getrennt sind, schafft Vertrauen und erleichtert den Weg für eine Meldung. Die anonyme Meldung an eine Ombudsperson ist täglich und zu jeder Uhrzeit möglich. Die eingehende Meldung wird dem Hinweisgeber bestätigt. Der Sachverhalt wird juristisch eingeordnet und hinsichtlich der Plausibilität bewertet. Alle weiteren Schritte werden individuell mit den Hinweisgebern abgestimmt und vertraulich weiterverfolgt.

Von der EU-Richtlinie zum nationalen Recht

Für den Schutz von Hinweisgebern gibt es zurzeit noch keine einheitliche Regelung. Dies kann Whistleblower aus Angst vor Benachteiligungen zurückschrecken. Arbeitsabläufe, die gegen geltendes Recht verstoßen oder diskriminierende Ansätze haben, sind von gesellschaftlichem Interesse und müssen unterbunden werden. In Deutschland wird die Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in das Hinweisgeberschutzgesetz umgewandelt und schützt Hinweisgeber vor vergeltenden Maßnahmen.

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