Sicherheit auf Konferenzen: Welche Faktoren sind relevant?

Konferenzen ziehen Besucher aus aller Herren Länder an. In diesem bunten Gewimmel muss darauf geachtet werden, dass sich alle Besucher in einem sicheren Umfeld austauschen können. Hier helfen Sicherheitsvorkehrungen, wie zum Beispiel Eingangskontrollen. Die Experten von einem Sicherheitsdienst für Bonn oder einer anderen Konferenzstadt können den Organisatoren mit Ihrer Erfahrung weiterhelfen.

Planung der Konferenz

Eine gute Planung ist unverzichtbar für den erfolgreichen Ablauf der Konferenz. Die Zahl der Besucher sollte abgeschätzt werden. Zusammen mit der Fläche, auf der die Konferenz stattfindet, lässt Sie das einschätzen wie viele Sicherheitsmitarbeiter benötigt werden.

Welche Faktoren sind für die Sicherheit relevant?

Für den Aufwand, der für die Sicherheit bei einer Konferenz notwendig ist, gibt es allerdings noch einige Multiplikatoren. Der Ort der Konferenz ist ein Beispiel. Jedes Land hat eine andere Sicherheitslage. Eine Konferenz in Südafrika oder Brasilien stellt andere Anforderungen an das Sicherheitskonzept einer Konferenz als eine Konferenz in Japan. Auch in einem Land kann es hier von Ort zu Ort große Unterschiede geben.

Kontroverse Figuren und Berühmtheiten

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Planung sind die Konferenzteilnehmer. Sehr berühmte oder kontroverse Besucher, wie zum Beispiel der indische Schriftsteller Salman Rushdie verändern die Anforderungen an das Sicherheitskonzept deutlich.

Kennzeichnung der Teilnehmer

Die Teilnehmer der Konferenz müssen leicht zu erkennen sein. In der Regel werden Namensschilder an Anhängern verwendet. Das erleichtert auch die Kontaktaufnahme zwischen den Teilnehmern dnn man weiß sofort mit wem man es zu tun hat. Bei der Anmeldung der Konferenzteilnehmer sollten genügend Helfer vorhanden sein, die sicherstellen, dass jeder die korrekten Identifikationsmittel erhält und weiß, wie er sie zu nutzen hat.

Brand- und Katastrophenschutz

In den seltensten Fällen denkt man bei einer Konferenz an Umweltkatastrophen oder Brände. Allerdings machen diese bei Konferenzen keine Ausnahme. Bei der Planung ist also darauf zu achten, dass es Fluchtwege gibt, die gut genkennzeichnet und nicht verstellt sind. Außerdem benötigt man Feuerlöscher, Verbandskästen und neuerdings auch Defibrillatoren. In den meisten Fällen ist all dies schon am Austragungsort vorhanden, muss aber trotzdem überprüft werden.

Wie kann die Sicherheit in der Praxis gewährleistet werden?

Bei der Umsetzung des Sicherheitskonzeptes bieten sich unterschiedliche Lösungsansätze. Die Vorkehrungen zum Schutz der Konferenz sollten in den meisten Fällen recht dezent getroffen werden. Uniformierte Sicherheitsdienste sind ungern gesehen. Besser sind Mitarbeiter in Zivil, die auch andere Aufgaben wahrnehmen, zum Beispiel in einem Informationsstand. Der beste Sicherheitsdienst ist ein Sicherheitsdienst, der so lange unsichtbar ist, wie er nicht gebraucht wird und doch sofort zur Stelle ist, sollte ein Eingreifen nötig werden.

Kleinere Konferenzen und besonders im akademischen Bereich werden versuchen ohne die Hilfe von Experten auszukommen. Das kann auch vollkommen ausreichend sein, wenn es sich um eine kleine Konferenz handelt, die nur von Fachleuten besucht wird. Oft kann im Rahmen einer Konferenz dieser Art auch der Sicherheitsdienst der Hochschule genutzt werden.  Generell sollte man aber nicht zögern professionelle Sicherheitsdienste zu beauftragen. So spart sich der Ausrichter einer Konferenz viel Kopfschmerzen und Geld.

Realisierung des Sicherheitskonzeptes während der Konferenz

Nach der Planung geht es um die Umsetzung des Sicherheitskonzeptes. Die Umsetzung sollte schon ein paar Tage vor Beginn der Konferenz beginnen. Wenn der vorbereitete Plan zur Realität wird, dann wird klar, wo noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Lücken in der Zugangskontrolle fallen auf und alle Abläufe können durchexerziert werden.

Kommunikation im Team

Damit sich die Mitarbeiter koordinieren können ist eine reibungslose Kommunikation Pflicht. Hier gibt es eine Reihe von Technologien, die für die Kommunikation im Sicherheitsteam genutzt werden können. Der Knopf im Ohr ist schon seit vielen Jahren Tradition im Sicherheitsgewerbe und dank der immer weiter verbreitet drahtlosen Kopfhörer, die heute von vielen den ganzen Tag über getragen werden, fällt das auch nicht unbedingt auf. Weiterhin sollten die Verantwortungsbereiche klar verteilt sein. So können schnell Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden.

Fazit

Für den erfolgreichen Ablauf einer Konferenz ist das passende Sicherheitskonzept essenziell. Ein professioneller Dienstleister wie Golden Eye Security kann bei der Umsetzung helfen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Sicherheitsvorkehrungen nicht den Ablauf der Konferenz stören und trotzdem ausreichend sind. Empfehlenswert ist es, ausreichend Zeit in die Planung des Sicherheitskonzeptes zu investieren und Expertenhilfe in Anspruch zu nehmen.