Unternehmen unterschiedlichster Branchen haben eine Flotte mit Fahrzeugen, die sie verwalten müssen. Da den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Aus gutem Grund erfreuen sich Tankkarten seit Jahren einer zunehmenden Beliebtheit. Sie sind eine praktische Möglichkeit zur effizienten Flottenverwaltung. Warum das so ist, zeigen wir hier.
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Weltweit große Akzeptanz
Natürlich kommt es immer auf die jeweilige Tankkarte an. Nicht jede Tankkarte für Firmen genießt eine breite Akzeptanz, aber Tankkarten von etablierten Anbietern können bei fast allen Tankstellen genutzt werden und das nicht nur in Deutschland, sondern fast auf der ganzen Welt. Die Nutzung beschränkt sich dabei selten auf das Tanken an sich. Weitere Services wie Autowäschen oder Reparaturen können ebenfalls per Tankkarte bezahlt werden.
Einfache Kostenkontrolle
Der Hauptgrund für die Nutzung von Tankkarten ist die mit ihnen einhergehende Kostenkontrolle. Durch detaillierte Abrechnungen, die wichtige Daten wie Betrag, Datum und Standort umfassen, behalten Unternehmen leichter den Überblick. Sie wissen direkt, welcher Mitarbeiter wie viel ausgegeben hat. Diese Transparenz über Fahrgewohnheiten und Kraftstoffkosten hilft sowohl bei der Buchhaltung als auch der Planung.
Kontroll- und Sicherheitsfunktionen
Tankkarten bieten eine Reihe von Kontroll- und Sicherheitsfunktionen. Um Missbrauch zu vermeiden, können Firmen individuelle Limits festlegen, die in Relation zur Fahrzeugnutzung stehen. Zum Schutz vor Kriminellen bietet sich eine PIN an. Mit einer PIN ist sichergestellt, dass die Tankkarte bei Diebstahl oder Verlust nicht einfach genutzt werden kann. Nicht zuletzt ist es wichtig, umgehend auf verdächtige Transaktionen zu reagieren. Das geht ganz einfach über das Dashboard der Tankkarten.
Jeder große Anbieter für Tankkarten bietet ein Dashboard mit einer vollständigen Übersicht über alle Transaktionen. Über dieses Dashboard können Unternehmen beziehungsweise ihre Personalverantwortlichen bestimmte Karten sperren oder Missbrauch melden. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, gibt es Benachrichtigungen, die auf unregelmäßige Aktivitäten hinweisen.
Geringerer Verwaltungsaufwand
Separate Belege von verschiedenen Mitarbeitern und Tankstellen gehen mit einem nicht zu unterschätzenden Verwaltungsaufwand einher. Die Buchhaltung muss sicherstellen, dass alle Ausgaben korrekt zugeordnet werden. Hinzu kommen steuerliche Nachweispflichten, um bei der Steuererklärung Probleme zu vermeiden und nicht unnötigerweise Geld zu verlieren. Durch die Nutzung von Tankkarten wird der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Alle wichtigen Daten sind übersichtlich in Berichten aufgelistet und können mit wenigen Klicks aufgerufen oder exportiert werden. Das erleichtert auch den Prozess der Steuerabrechnung.
Effizienz und Zeitersparnis
Durch die Nutzung von Tankkarten entfallen viele manuelle Prozesse, die mit einem hohen Zeitaufwand einhergehen. Mitarbeiter müssen kein Bargeld mit sich herumtragen und Belege einreichen, da die Zahlungen automatisch abgewickelt werden. Der administrative Aufwand für die Buchhaltung fällt ohnehin weit geringer aus. Schließlich muss sich das Unternehmen nicht mehr mit zahlreichen kleinen Belegen herumschlagen, sondern nur mit einer großen Sammelabrechnung.
Kaum Investitionskosten
Tankkarten sind nicht kostenlos, sondern die verschiedenen Anbieter verlangen Gebühren für Anschaffung, Nutzung und/oder Transaktionen. Diese Gebühren sind jedoch minimal und angesichts der höheren Effizienz oft rentabel. Tatsächlich kann gesagt werden, dass die Investitionskosten für Tankkarten sehr gering ausfallen. Das macht sie zu einer guten Wahl für Unternehmen aller Branchen und Größen. Zumal die Möglichkeit besteht, Tankkarten in der Steuererklärung als Betriebsausgaben beziehungsweise betrieblich veranlasste Sachzuwendungen steuerlich geltend zu machen.