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Telefongespräche aufzeichnen: Taping-Lösungen für die Finanzbranche

Das Aufzeichnen von Telefongesprächen ist in Deutschland grundsätzlich verpönt. Meist wird der Mitschnitt von Gesprächen als Lauschangriff oder Kontrolle interpretiert. Dennoch sind jegliche Unternehmen innerhalb der Finanzbranche seit 2018 dazu verpflichtet, die Telefongespräche mit Kunden aufzuzeichnen. Maßgeblich soll hier die Sicherheit sein.

Was es mit der Aufzeichnungspflicht der MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive II, zweite europäische Finanzmarktrichtlinie) auf sich hat, wer von dieser Pflicht betroffen ist und alles zur Umsetzung erfahren Sie hier.

MiFID II – Das Wichtigste in Kürze

  • Die Finanzmarktrichtlinie MiFID II soll für Transparenz
  • Jegliche Vermittler von Finanzprodukten sind zum Mitschnitt und Archivieren von Telefongesprächen verpflichtet.
  • Mit einer MiFID-Recorder-App kann man Telefongespräche unkompliziert aufzeichnen.

Wen betrifft die Aufzeichnungspflicht der MiFID II?

Sowohl die Verordnung MiFIR (Markets in Financial Instruments Regulation) als auch die zweite europäische Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente MiFID II wurden ins Leben gerufen, um mehr Transparenz, Stabilität und Integrität in der Finanzbranche zu gewährleisten. Neben zahlreichen Regelungen findet innerhalb dieser Richtlinie auch das Aufzeichnen von Telefongesprächen seit dem 3. Januar 2018 Anwendung. In Kraft getreten sind die Verordnungen MiFIR und MiFID II jedoch bereits am 1. Juli 2014.

Seit dem 1. August 2020 wurde die Pflicht zur Aufzeichnung von Telefongesprächen im Rahmen der Kundenberatung und Vermittlung von Finanzprodukten durch § 18a der neuen Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) festgelegt. Darüber hinaus besteht die sogenannte Taping-Pflicht auch bei Geschäften für eigene Rechnung. Hiervon betroffen sind jegliche Geschäfte in Bezug auf Verhandlungen von Anschaffungen oder Emissionen institutioneller Tranchen sowie Verkäufe und Käufe für das eigene Buch.

Auch Handelsentscheidungen im Investment-Banking sind von der Aufzeichnungspflicht eingeschlossen. Diese Pflicht betrifft alle Vermittler von Finanzprodukten, wie Banken, Finanzberater, Fondsgesellschaften, Broker und sonstige Vermittler mit einer Erlaubnis nach § 34f Gewerbeordnung (GewO).

Wann müssen Vermittler Kundengespräche aufzeichnen?

Grundsätzlich müssen jegliche Kundengespräche, die eine Beratung oder die Vermittlung von Finanzprodukten beinhalten, aufgezeichnet und entsprechend archiviert werden. Die Bafin empfiehlt für eine lückenlose Dokumentation jedoch die Aufnahme der vollständigen Gespräche. Grundsätzlich ist es zwar erlaubt, die Aufzeichnung inmitten eines Gespräches zu starten, jedoch ist das gelegentliche Stoppen und ein Neubeginn der Aufnahme verboten. Dadurch kann es zwar durchaus vorkommen, dass Teile eines privaten Gesprächs aufgezeichnet werden, jedoch müssen sich die Verantwortlichen an diese Vorschriften halten.

Die Aufzeichnungen werden von Aufsehern kontrolliert, weshalb die Aufzeichnungspflicht in Bezug auf die Vertraulichkeit und den Datenschutz stark kritisiert wird. Widersprechen Kunden der Aufzeichnung ausdrücklich, dürfen Vermittler am Telefon auch nicht beratend oder vermittelnd tätig werden, sofern es sich um Wertpapierdienstleistungen handelt.

Telefongespräche mit einer MiFID-Recorder-App aufzeichnen

Damit jegliche Unternehmer innerhalb der Finanzbranche die Vorgaben der MiFID II und FinVermV einfach und unkompliziert umsetzen können, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Neben einer Cloud-Telefonanlage kommt die Installation eines MiFID-Recorders infrage. Ein MiFID-Recorder stellt eine vergleichsweise kostengünstige und gleichzeitig zertifizierte Lösung dar, sodass die Aufzeichnung und Archivierung von telefonischen und videografischen Beratungsgesprächen rechtssicher erfolgt.

Wie funktioniert das Taping mit einem MiFID-Recorder?

Um den MiFID-Recorder nutzen zu können, ist die Einwählung durch eine spezielle Nummer erforderlich. Das Besondere an dieser Taping-Lösung ist, dass der Dienst überall und jederzeit genutzt werden kann, unabhängig davon, welches Endgerät verwendet wird. Sollte also ein Kundengespräch anstehen, muss man lediglich die individuelle MiFID-Recorder-Einwählnummer eingeben und das Telefonat wird aufgezeichnet. Anschließend wird die Aufzeichnung verschlüsselt auf einem gehosteten Server archiviert.

Verwaltet werden können die Gesprächsaufzeichnungen über eine spezielle Weboberfläche. Der berechtigte Personenkreis sowie Administratoren können frei gewählt werden. Eine spezielle Hard- oder Software wird für die Nutzung des MiFID-Recorders nicht benötigt.

MiFID-Recorder Taping App

Viele Berater und Vermittler nutzen heutzutage das Smartphone, um Kundengespräche zu führen. Damit auch diese Gespräche datenschutzkonform aufgezeichnet und archiviert werden können, kann eine MiFID-Recorder Taping App installiert werden.

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