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Weniger Kosten, mehr Effizienz: Die Vorteile der Fuhrparkoptimierung

Nahezu jedes Unternehmen verfügt über einen eigenen Fuhrpark, auch wenn dieser vielleicht nur aus wenigen Fahrzeugen besteht. Andere hingegen haben ganze Fahrzeugflotten, dazu zählen vor allem Speditionen und Busunternehmen, aber auch soziale Dienste wie ambulante Pflegedienste oder Versicherungen, Großhändler und Ähnliches mit Angestellten im Außendienst.

Diese Fahrzeuge müssen regelmäßig gewartet werden, verkehrssicher und zuverlässig sein. Zudem fallen für alle von ihnen Kosten für Versicherung und Steuern an. Mit einer Fuhrparkmanagement Beratung können Firmeninhaber und Unternehmer bares Geld sparen und die wertvolle Zeit für wichtigere Dinge nutzen.

Kostenfalle Versicherung: Warum eine regelmäßige Überprüfung wichtig ist

Einer der schwierigsten Aspekte beim firmeneigenen Fuhrpark ist die Versicherung der Fahrzeuge – vor allem, wenn es sich um eine größere Anzahl handelt. Jedes Auto einzeln zu versichern ist mühselig, vor allem, wenn das Geld nicht allzu locker sitzt und das Preis-Leistungs-Verhältnis sehr wichtig ist.

Besser ist in diesem Fall eine Flottenversicherung: So sind alle Fahrzeuge über eine einzige Versicherung abgesichert. Das ist im Ergebnis nicht nur sehr viel günstiger, die Rahmenbedingungen müssen zudem nur ein einziges Mal ausgehandelt werden. Im Schadensfall steigen die Beiträge zudem nicht so hoch, wie bei einem einzelnen versicherten Fahrzeug, zum Teil sogar gar nicht.

Steuern sparen durch moderne Fahrzeuge

Auch wenn das Leasen oder Kaufen eines Neuwagens recht teuer ist: Oft können die Kosten anteilig von der Steuer abgesetzt werden. Der Verbrauch ist bei neuen Modellen in vielen Fällen viel niedriger als bei in die Jahre gekommenen Fahrzeugen. Zudem haben neuere Fahrzeuge bessere Abgaswerte, sodass die zu zahlende Kfz-Steuer sinkt.

Besonders viel sparen kann man mit E-Autos: Denn beim Kauf eines elektrisch betriebenen Wagens bis 2030 müssen ganze 10 Jahre lang keine Steuern bezahlt werden. Dank Garantie spart man auch in puncto Reparaturen eine ganze Menge Geld; auch deshalb, weil ältere Autos viel anfälliger für Verschleiß sind. Daher lohnt es sich, die Fahrzeuge des Fuhrparks regelmäßig zu überprüfen und sie alle paar Jahre gegen neue Modelle auszutauschen. So sind stets zuverlässige, intakte Autos, Busse, Transporter und LKWs im Einsatz.

Welche Antriebsart passt zum Unternehmen?

Elektro, Diesel oder Benzin: Welche Antriebsart gewählt wird, hängt stark von den zu fahrenden Strecken, den Ansprüchen des Unternehmens an Nachhaltigkeit und Umweltschutz sowie den entstehenden Kosten ab. Handelt es sich bei den Fahrzeugen um Dienstwagen? Diese werden in der Regel nur von einer einzelnen Person gefahren und haben daher oft lange Standzeiten. Hier bietet sich ein E-Auto an – das bedeutet zwar recht hohe Anschaffungskosten, dafür ist das Laden günstiger als das Tanken, und Versicherung und Steuern sind vergünstigt oder entfallen für eine lange Zeit ganz.

Bei Poolfahrzeugen sieht die Sache ein wenig anders aus. Denn diese werden abwechselnd von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt. Dadurch verringert sich naturgemäß die Standzeit – hier ist ein Elektrofahrzeug nur mäßig praktisch. Denn wenn es vor längeren Fahrten nicht ausreichend geladen wird, kann das zum Problem werden.

In diesem Fall eignen sich ein Diesel- oder ein Benzinmotor besser. Diesel wird vor allem bei häufigen Langstreckenfahrten gewählt, weil die Fahrzeuge weniger verbrauchen. Sie gelten als langlebiger und robuster. Für kürzere Strecken mit häufigen Zwischenstopps, wie in der ambulanten Pflege üblich, eignen sich Autos mit Benzinmotor besser – diese kosten auch weniger Steuern.

Die Verwaltung des Fuhrparks

Je größer die Fahrzeugflotte des Unternehmens, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Denn alle Fahrzeuge müssen gewartet und gepflegt werden. Für jeden Wagen gibt es Fahrtenbücher, in denen Benutzer und Strecke notiert werden müssen, Fahrzeugbriefe und -scheine, Versicherungsunterlagen und die streng einzuhaltenden TÜV-Termine. Zudem müssen die Winterräder rechtzeitig gegen die Sommerbereifung ausgetauscht werden und umgekehrt, Bremsen müssen gewechselt, Ölstände kontrolliert werden und vieles mehr.

Um solche Termine nicht zu verpassen, ist eine Software für die Verwaltung des Fuhrparks optimal. Hier können alle wichtigen Angelegenheiten rund um alle Fahrzeuge aufgelistet und eingetragen werden. Zudem ist es möglich, Routen und Fahrzeiten zu planen – wichtig vor allem bei einem Fahrzeugpool, bei dem verschiedene Mitarbeiter die vorhandenen Wagen gemeinsam nutzen.

Rechnungen und Kaufbelege für die einzelnen Fahrzeuge können bequem digitalisiert und zugeordnet werden, genau wie Fahrtenbücher, die Führerscheine der beteiligten Angestellten und dergleichen. Vor allem bei Transport- und Busunternehmen sind die genauen Lenk- und Ruhezeiten wichtig, die hier ebenfalls erfasst werden können. Das sorgt für Platz im Aktenschrank, weniger Aufwand, wenn etwas benötigt wird, und mehr Struktur.

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