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Wie können Reisekosten in Unternehmen verwaltet werden?

Meetings, Geschäftsreisen und Konferenzen gehören zum Alltag eines Unternehmens. Sie erfordern die Anreise von Mitarbeitern, denen Reisekosten gewährt werden müssen. Diese Reisekosten sind jedoch schwer zu verwalten und führen immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.  Reisekosten sind ein großes Problem für Unternehmen. Mithilfe von Gesetzen, Anwendungen und Notizblättern wird die Verwaltung von Reisekosten zu einem Kinderspiel. Wie sollte man die Reisekosten in einem Unternehmen verwalten?

Was sind eigentlich Reisekosten?

Im unternehmerischen Bereich sind Reisekosten alle Ausgaben, die ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Tätigkeit oder eines Auftrags des Unternehmens oder der Einrichtung, für das/die er arbeitet, tätigt. Sie umfassen die Kosten für Transport, Unterkunft (bei Geschäftsreisen in entlegene Regionen), Verpflegung, Teilnahme an Veranstaltungen (Seminare, Kongresse etc.). Es ist jedoch zu beachten, dass die Reisekosten rein beruflich bedingt sind. Der Arbeitnehmer kann diese Kosten direkt geltend machen, sobald er den Auftrag für die Dienstreise erhalten hat oder nachdem er die Dienstreise mit seinen eigenen Mitteln durchgeführt hat.

Geltende Vorschriften über Reisekosten

Die Verwaltung der Reisekosten von Angestellten ist eine Aufgabe des Unternehmens oder der Einrichtung, die den Angestellten beschäftigt. Jeder Arbeitgeber kann jedoch unter Berücksichtigung mehrerer Parameter (Entfernung, Anzahl der Tage, Kosten für Dienstleistungen je nach Region usw.) über einen zu zahlenden Standardbetrag entscheiden.

In Deutschland werden die Reisekosten im öffentlichen Sektor durch das Bundesreisekostengesetz  geregelt. Das BRKG ist seit dem 1. September 2005 in Kraft und regelt die Reisekosten und Spesen der Bundesbediensteten (Beamte, Richter, Soldaten und Verwaltungsangestellte), die im Dienst der Bundesrepublik Deutschland stehen. Durch dieses Gesetz kennt jeder Arbeitnehmer seine Rechte in Bezug auf Reisekosten. Im privaten Sektor ist es jedem Unternehmen freigestellt, die Gebühren für die Reisekosten seiner Mitarbeiter festzulegen.

Verwaltung von Reisekosten in Unternehmen

Die Verwaltung dieser Spesen erfolgt in zwei Richtungen. Denn auch der Arbeitnehmer muss eine Reihe von Belegen vorlegen, um seinen Anspruch geltend machen zu können. Daher ist er dafür verantwortlich, Notizzettel auszufüllen, die seine Reisen und Ausgaben aufzeichnen.  Es gibt verschiedene Tools, die sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer diese Aufgabe erleichtern. Eine der leistungsfähigsten Anwendungen für die Analyse dieser Karteikarten und die Schätzung der Kosten ist N2F.

Sie ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Reisekosten in Rekordzeit zu verwalten.  Sobald Sie die Anwendung heruntergeladen haben, müssen Sie nur noch die Informationen zu Ihrer Reisekostenabrechnung eingeben oder ein Foto davon machen . N2F liefert Ihnen die Informationen und Schätzungen in weniger als einer Sekunde (Datum, Betrag, Umsatzsteuer, Lieferant, Kraftstoffmenge, Art der Mahlzeit, Lieferant oder jede andere Besonderheit in Bezug auf Ihre Reise). Mit N2F ist es auch möglich, die aktuellen Schätzungen direkt anzuwenden oder neue Einstellungen vorzunehmen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Die Verwaltung von Reisekosten ist eine anspruchsvolle Aufgabe, an der sowohl der Arbeitnehmer als auch das Unternehmen beteiligt sein müssen. Diese Kosten fallen bei rein geschäftlichen Dienstleistungen außerhalb des normalen Arbeitsumfelds an. Im öffentlichen Bereich wird diese Verwaltung durch das Bundesreisekostengesetz gewährleistet. Im Privatsektor steht es jedem Arbeitgeber frei, den Betrag festzulegen oder dem üblichen Trend zu folgen. Mit N2F wird die Verwaltung dieser Kosten schneller, sicherer und einfacher.

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