Stellen Sie sich täglich Fragen wie: „Habe ich das Feld in der Fußzeile des Dokuments aktualisiert?“ oder „Warum gibt es hier so viele doppelte Dokumente?“ oder „Haben wir die alte Version dieses Dokuments bereits aus dem System entfernt?“ oder „Warum dauert es so lange, Dokumente freizugeben, und müssen sie wirklich von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, wo sie im besten Fall vergessen werden oder sogar verloren gehen?“ oder „Warum haben wir in der heutigen Zeit immer noch stapelweise Ordner mit Papierdokumenten?“.
Dies sind wahrscheinlich nur einige der Fragen, mit denen Sie und Ihr Team täglich konfrontiert werden. Es ließen sich noch viele weitere „Schmerzpunkte“ im Qualitätsmanagement aufzählen. Doch am Ende des Tages fragen Sie sich bescheiden: „Wer soll hier bitte noch den Überblick behalten?“ Das ist die bittere Realität in vielen Unternehmen. Doch was kann man dagegen tun?
Inhaltsverzeichnis
Wofür braucht man ein Elektronisches Qualitätsmanagementsystem?
Ja, es ist gängig geworden, alle Dokumente einfach auf Plattformen wie Google Drive, Dropbox oder internen Servern zu speichern. Solche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es um Funktionen wie Workflow-Management, Visualisierung oder elektronische Signaturen geht. Wir alle kennen die täglichen Herausforderungen im Zusammenhang mit Freigabeprozessen, Duplikaten oder dem Überblick über frühere Versionen von Dokumenten. “Ehrlich gesagt reicht eine einfache Dokumentenablage nicht aus, um Fehler in diesen Bereichen zu vermeiden”, so Pascal Wettstein von der QDC-Beratung GmbH.
Aus diesem Grund kann es von Vorteil sein, die Möglichkeit eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) in Betracht zu ziehen. Ein eQMS ist ein speziell entwickeltes System, das die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen erleichtert. Ziel ist es, die Einhaltung von Vorschriften und Normen zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und eine einheitliche Kommunikation innerhalb der Organisation zu ermöglichen.
Warum benötigt man ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem?
Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem (eQMS) ist für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen einhalten wollen, unverzichtbar. Insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements in der Medizintechnik erweist sich ein eQMS als äußerst lohnenswert. Die Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagementsystems sind zahlreich und wir haben sie für Sie aufgelistet:
1. Verbesserte Effizienz
Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem kann Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Anwendung standardisierter Prozesse wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen erleichtert. Jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird und wie die Prozesse aufgebaut sind. Dies führt zu mehr Effizienz und weniger Missverständnissen.
2. Weniger Arbeit in der Compliance
Darüber hinaus hilft ein eQMS sicherzustellen, dass ein Unternehmen die geltenden Vorschriften einhält. Das System erleichtert die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen und ermöglicht so eine bessere Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
3. Bessere Qualität & bessere Kommunikation
Ein eQMS wirkt sich in der Regel positiv auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen aus. Durch die Anwendung standardisierter Prozesse und die Optimierung von Abläufen können Qualitätsverbesserungen erzielt werden. Darüber hinaus wird die interne Kommunikation im Unternehmen verbessert, da Informationen durch das eQMS schneller und effizienter ausgetauscht werden können.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines eQMS achten?
Bei der Auswahl eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) für Ihr Unternehmen sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Hier einige wichtige Überlegungen
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass das eQMS die relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften erfüllt, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen gelten.
- Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass das eQMS einfach zu bedienen und zu navigieren ist. Eine benutzerfreundliche Software erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und erhöht die Akzeptanz des Systems.
- Flexibilität: Prüfen Sie, ob das eQMS flexibel genug ist, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden und sich an zukünftige Veränderungen anzupassen.
- Integration: Überprüfen Sie, ob das eQMS problemlos mit anderen Systemen und Tools integriert werden kann, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind, wie beispielsweise ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme.
- Unterstützung und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter des eQMS einen guten Kundensupport bietet und Schulungen anbietet, damit Ihre Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
- Sicherheit: Achten Sie auf die Sicherheitsmerkmale des eQMS, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Informationen sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein eQMS auswählen, das Ihren Anforderungen entspricht und Ihrem Unternehmen dabei hilft, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen.
Fazit
Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen einhalten wollen. Ein eQMS kann dazu beitragen, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern.