everything possible/shutterstock.com
Economy & Business

Datenchaos in Unternehmen: Wie bringt man Ordnung rein?

Die Ordnung eines neuen Rechners halten die wenigsten Menschen lange durch. Dokumente und Icons tummeln sich auf dem Startbildschirm, der Downloadordner wir beinahe nie geleert und Files, die nur mal eben auf den Desktop abgelegt werden, finden niemals den Weg in den richtigen Ordner. Selbst das E-Mail-Postfach quillt über, da die Mails nur gelegentlich archiviert oder gelöscht werden. Dieses Datenchaos kann sicherheitstechnisch nicht nur mit der Entlassung eines Angestellten enden, da dieser ein vertrauliches File einem falschen Empfänger zugeschickt hat.

Sollte dieser Angestellte beispielsweise im Urlaub sein, wahrend wichtige Unterlagen irgendwo auf seinem Rechner liegen, zu welchem die restlichen Mitarbeiter keinen Zugriff haben, kann dies ein großes Problem darstellen. In diesem Beitrag erhalten sie einige Tipps, damit Sie die Datenlecks in Ihrem Unternehmen schließen und sich selbst und Ihre Mitarbeiter vor den Folgen des Chaos schützen können.

Nehmen Sie die Arbeit niemals mit nach Hause

Falls Sie von zuhause aus auf den Server nicht zugreifen können, dann speichern Sie die Dokumente höchstwahrscheinlich auf Ihrem lokalen Rechner. Auf diesem bleiben Sie dann meist auch liegen, weswegen sie am nächsten Tag für die Kollegen nicht zugänglich sind. Somit sieht das Datenchaos kein Ende.

Kontrollieren Sie die Freigaben und Zugriffsrechte

Freigaben sind durchaus praktisch: So können Sie individuell einstellen, wer zu welchem File Zugang bekommt. Sollte es zum Beispiel vorkommen, dass Sie die Zugriffsrechte einem Kunden nicht rechtzeitig entzogen haben, so kann der Wettbewerb eventuell in Ihre wichtige Dokumentation schauen. Das ist nicht nur für das Gewerbe, so auch für den Mitarbeiter schlecht, da dieser die Verantwortung dafür tragen muss.

Teilen sie den Rechner oder das Konto nicht mit Kollegen

Es kommt nicht selten vor, dass Konten oder Rechner mit Arbeitskollegen geteilt werden. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist ein positiver Gedanke, doch möglicherweise sind Ihnen nicht alle Kollegen gut gesonnen, falls sie es auf Ihre Arbeitsposition abgesehen haben. Mi Ihren Zugangsdaten können sie vertrauensvollen Informationen verbreiten, wofür Sie letztendlich geradestehen müssen. Eine weitere Möglichkeit ist, dass die Kollegen wichtige Daten aus Ihrem Rechner aus Versehen löschen oder weitergeben. Deswegen sollten Sie Ihre Konten und Rechner aus Sicherheitsgründen nicht teilen und Ihren Kollegen nicht immer hundertprozentig vertrauen.

Vermeiden Sie ein chaotisches E-Mail-Konto

Es passiert ganz häufig, das E-Mails an falsche Empfänger gesendet werden, entweder aus Unachtsamkeit oder aus Unwissenheit. Das ist ein großes Problem, wenn es sich zum Beispiel um vertrauliche Daten handelt. Eine Möglichkeit ist, dass Sie im Postfach individuelle Tags erstellen, welche Sie beim Absenden der E-Mails darauf hinweisen, alle eingetragenen Informationen noch mal zu überprüfen. Für Zeitersparnis beim Suchen von Dokumenten sorgt ebenfalls Ordnung im Postfach – dies verhindert ebenfalls, das bestimmte Dokumente, die ausschließlich im E-Mail-Postfach zu finden sind, für die Kollegen unzugänglich bleiben.

Ähnliche Beiträge

Raumpsychologie: Warum der Wohlfühlfaktor im Büro so wichtig ist

Heinrich Gellertshausen

Kinderzulage Riester-Rente: Unterstützung vom Staat

Heinrich Gellertshausen

Hochzeitsbranche in Deutschland: Es wird wieder mehr geheiratet