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Wie erstelle ich ein Flussdiagramm für meine Geschäftsprozesse?

Mit einem Flussdiagramm oder Flowchart werden Prozesse oder Systeme grafisch dargestellt. Es ist die einfachste Form, mit der Abläufe visualisiert werden können. Charakteristisch für die Form der Grafik sind Symbole oder Texte, die über Pfeile verbunden sind. Diese einfache Darstellungsform bietet Vorteile bei der Erstellung und beim Lesen der Diagramme. Komplexe Abläufe im Unternehmen werden niederschwellig präsentiert und sind ideal für Projekte, die im Team bearbeitet werden. Wichtig ist der richtige und verständliche Aufbau eines Flussdiagramms. 

Wenn es im Team Lücken gibt, die die effiziente Verarbeitung von Informationen zum Problem macht, dann erstelle Flussdiagramme schnell online mit dem Flussdiagramm Maker von Miro. Miro ist ein Online-Whiteboard-Tool, das im Team genutzt werden kann. Die Grafiken können auf der benutzerfreundlichen Oberfläche einfach verschoben werden und das ganze Team kann in Echtzeit am Diagramm arbeiten. Eine Vielzahl an Vorlagen sorgt dafür, dass ein Flussdiagramm in kurzer Zeit erstellt wird. Vor der visuellen Darstellung stehen allerdings die Zielfestlegung und das Zusammentragen von Informationen.

Ziel und Umfang festlegen

Bevor ein Flussdiagramm erstellt wird, müssen Fragen geklärt werden. Welches Ziel verfolgt wird und welcher Geschäftsprozess dargestellt werden soll, sind elementare Grundlagen. Wichtig ist auch, wer das Diagramm verwenden wird. Sind diese Eckpunkte festgelegt, müssen Informationen über den betreffenden Geschäftsprozess gesammelt werden. Daraus ergibt sich, welchen Umfang ein Flussdiagramm haben muss und wo der Start- und der Endpunkt liegen.

Im Team am Flussdiagramm arbeiten

Jedes Teammitglied muss eine festgelegte Rolle übernehmen und einen definierten Aufgabenbereich abdecken. Bei der Nutzung eines Tools sollte dies auf ein Teamprojekt zugeschnitten sein. Verwendet Symbole, die dem Standard entsprechen. Eine eindeutige Symbolsprache sorgt für Klarheit und trägt zum Verständnis bei. Start- und Endpunkt werden in der Regel oval dargestellt, die Prozessschritte und einzelnen Aufgaben sind rechteckig. Punkte, die eine Entscheidung benötigen, werden als Raute dargestellt. Pfeile symbolisieren die Flussrichtung und ein Parallelogramm steht für eine Eingabe.

Der erste Punkt ist der Startpunkt. Es folgt der erste Prozessschritt in einem Rechteck. Beide Felder werden mit einem Pfeil verbunden. An Stellen, an denen es zwei oder mehrere Möglichkeiten der Fortführung gibt, wird eine Raute eingesetzt. Diese Schritte werden bis zum Endpunkt wiederholt. Vor Projektbeginn sollten alle Teammitglieder das Flussdiagramm begutachtet haben und alle abschließenden Fragen sind geklärt.

Verfeinerungen, Dokumentation und Teilen

Sehr komplexe Prozesse können in einem Flussdiagramm selten übersichtlich dargestellt werden. Statt einen unleserlichen Knoten zu nutzen, sollte an diesen Stellen ein Unterprozess angelegt werden. Erklärungen und Kommentare können eingefügt werden, sollten jedoch sparsam verwendet werden. Im Vordergrund eines Flussdiagramms steht die Übersichtlichkeit. Nach jedem Eintrag erfolgt die Speicherung in einem zugänglichen Format und das Teilen des aktuellen Diagramms mit allen relevanten Personen außerhalb des Teams. So wird ein Flussdiagramm zu einem wertvollen Werkzeug im Unternehmen.

Anwendung im Unternehmen

Ein Flussdiagramm kann unterschiedliche Ansatzpunkte haben. Häufig wird es für die Modellierung von Geschäftsabläufen verwendet, damit diese optimiert werden können. In der Softwareentwicklung können Algorithmen dargestellt werden und im Projektmanagement wir die Planung unterstützt. Das Segment Bildung erhält mit einem Flussdiagramm ein anschauliches Hilfsmittel für die Darstellung von Lerninhalten.

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