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Zeiterfassung digital: Innovative Lösungen sparen Zeit und Ressourcen

Ungewollte Überstunden oder Fehlzeiten lassen sich mit einer zuverlässigen und rechtssicheren Zeiterfassung einfach erkennen. Doch bis heute mangelt es in vielen Unternehmen gerade in diesem Bereich. Der Papierkrieg, der tägliche Kampf mit Excel-Tabellen und Stundenzetteln gehört viel zu häufig zum Alltag. Dabei versprechen innovative Lösungen eine einfache Handhabung und sparen langfristig wertvolle Ressourcen im Unternehmen.

Zeiterfassung in Deutschland – der Trend zur Digitalisierung kommt an

Die Zeiten der aufwendigen Zeiterfassung sollten längst vorbei sein. Viele gängige Lösungen auf dem Markt zeigen: Es geht deutlich einfacher, mit vielen Vorteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Die Zeiterfassung erstellen Unternehmen mit Shiftbase etwa besonders einfach und effektiv. Immerhin: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für einen Umstieg auf eine digitale Lösung und gestalten den Arbeitsalltag so zumindest ein gutes Stück entspannter. Dies garantiert zudem eine zukunftsfähige Verwaltung. Denn immer mehr aktuelle Urteile zielen in Richtung einer Verpflichtung der Arbeitgeber zur Zeiterfassung über einen digitalen Weg.

Überzeugende Lösungen mit zeitsparenden Funktionen

Doch nicht nur der Zwang führt zu einem Umdenken. Durch die voranschreitende Digitalisierung in vielen Bereichen fällt auf, wie ineffektiv bisher verwendete Mechanismen waren. Dies gilt auch im Rahmen der Zeiterfassung über die klassischen Excel-Tabellen oder zahlreiche Stundenzettel. Aktuelle Software-Lösungen ermöglichen eine Optimierung der Abläufe.

Dies zeigt sich etwa bei wiederholten Ein- und Ausstempeln. Pausen- und Unterbrechungszeiten müssen bei der digitalen Zeiterfassung nicht aufwendig notiert werden. Der Vorgang funktioniert bequem über ein Terminal oder ein Smartphone, in vielen Fällen sogar automatisch. Dies funktioniert etwa auf Basis der genutzten IP-Adresse oder des jeweiligen Standorts. Dennoch behalten Sie als Anwender die volle Kontrolle über die Anwendungen. Manuelle Änderungen sind selbstverständlich jederzeit möglich.

Die technischen Lösungen fallen vielfältig aus und ermöglichen so eine adäquate Umsetzung der unterschiedlichen Bedürfnisse in Unternehmen. Neben stationären Terminals am Ein- und Ausgang empfiehlt sich vor allem die Nutzung mobiler Lösungen. Hierfür stellen Diensthandys eine vielversprechende Möglichkeit dar. Auch bei flexiblem Arbeiten, etwa an unterschiedlichen Standorten, ist mit dieser Technik eine einfache und sichere Zeiterfassung gewährleistet. Gängige Lösungen aus diesem Segment erlauben ein einfaches Herunterladen der Apps auf Smartphones oder Tablets. Die Daten werden selbstverständlich automatisch aktualisiert und synchronisiert. Diese sind somit jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Mehr Sicherheit und Übersicht für Unternehmen und Mitarbeiter

Im Grundsatzurteil zur Zeiterfassung aus September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit festgelegt. Als Argument dient die Pflicht der Arbeitgeber zum Ergreifen der Maßnahmen des Arbeitsschutzes. Wie die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit zu erfolgen hat, wird allerdings nicht vorgeschrieben. Eine Entscheidung für eine digitale Zeiterfassung gilt also weiterhin als freiwillig. Gerade mit Blick auf kommende Gesetze dürfte es allerdings nur eine Frage der Zeit bis zu einer entsprechenden Vorgabe sein.

Unternehmen und Kunden, die sich bereits heute für einen Wechsel vom Papierkrieg zur Digitalisierung entscheiden, treffen also eine gute und zukunftsweisende Wahl. Derzeit besteht noch die Möglichkeit eines umfassenden Tests ohne Zwang. Schulungen für Mitarbeiter können geplant werden, um den unternehmerischen Bedürfnissen zu entsprechen. Mit der Wahl einer innovativen Lösung gehen Sie also einen großen Schritt in die Zukunft und sind gut vorbereitet, sollte in den kommenden Monaten oder Jahren eine gesetzliche Regelung rund um die digitale Zeiterfassung in Unternehmen kommen.

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Heinrich Gellertshausen
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