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Elektronische Dokumentenverwaltung: Warum eine Automatisierung Sinn macht

Eine der größten Herausforderungen heutiger Unternehmen ist die ständig wachsende Menge an Geschäftsdaten und Informationen sowie die Erstellung und Verarbeitung einer enormen Menge von Dokumenten. Die Zahl der Dokumente nimmt ständig zu und ihre Erfassung in Ordnern, Mappen und in physischen Archiven erfordert einen erheblichen finanziellen Aufwand und macht die tägliche Arbeit schwierig und kompliziert.

Auf der anderen Seite ist ein schneller Zugang zu Schlüsselinformationen unerlässlich, wenn ein Unternehmen erfolgreich sein und die Bedürfnisse eines immer anspruchsvolleren und hochtechnologischen Marktes erfüllen will. Die Lösung für die meisten Probleme im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Firmendokumenten ist die Digitalisierung von Dokumenten und deren Umlauf, unterstützt durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?

Die Digitalisierung besteht in der Umwandlung von Materialien, die in analoger und physischer Form vorliegen, in digitale Form. Neben den Firmendokumenten selbst können auch andere analoge Datenträger wie Bücher, Fotos, Bilder, Karten, Audio- und Videoaufzeichnungen und viele andere erfolgreich eingesetzt werden. Durch die Digitalisierung von Dokumenten soll ein besserer Datenschutz gewährleistet werden, da elektronische Dateien ausreichend gegen versehentliches Löschen oder unbefugte Änderungen geschützt sind und regelmäßige Backups die Wiederherstellung versehentlich gelöschter oder geänderter Dokumente ermöglichen.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist der erste wichtige Schritt zur Umsetzung des elektronischen Dokumentenumlaufs im Unternehmen. Dies wiederum ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf den Weg der digitalen Transformation zu begeben und anzustreben, sich in ein so genanntes digitales Unternehmen zu verwandeln, d.h. in ein modernes Unternehmen mit innovativen technologischen Lösungen, in dem Prozesse, Projekte und Arbeitsergebnisse eine leicht handhabbare elektronische Form annehmen.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist mit einer Reihe von Vorteilen verbunden, die jedes Unternehmen zu schätzen weiß, das sich um Kosteneffizienz und Wettbewerbsfähigkeit kümmert und bestrebt ist, seine Aktivitäten systematisch im Einklang mit dem Zeitgeist und dem technologischen Fortschritt und vor allem als Antwort auf die Anforderungen und die Realität des Marktes zu entwickeln.

Warum sind elektronische Dokumente besser als Papierdokumente?

Bis vor kurzem gehörten Papierdokumente zum Alltag eines jeden Unternehmens. Die effektive und sichere Verwaltung dieser Dokumente war jedoch mit zahlreichen Aufforderungen verbunden, die sich im Laufe der Zeit zu ernsthaften Problemen für Unternehmen entwickelt haben, die bisher weitgehend nur Papierdokumente verwendet und diese mit traditionellen Methoden bearbeitet haben. Analoge Dokumente verursachen aufgrund ihrer Besonderheit unnötiges Chaos und Durcheinander, verursachen hohe Kosten und das Arbeiten mit ihnen ist zeitaufwändig, ineffizient und mit vielen Problemen verbunden. Infolgedessen wirkt sich die Verwendung von Papierdokumenten sowohl auf die betriebliche Effizienz einzelner Abteilungen, als auch auf die Arbeit der gesamten Organisation negativ aus.

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit Papierdokumenten werden durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs gelöst. Für die praktische Umsetzung dieser Modernisierungen sind dedizierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zuständig, die neben Funktionen, die direkt mit der Erstellung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten zusammenhängen, zusätzliche, äußerst nützliche Lösungen und Mechanismen bieten, die auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen (d.h. jene im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung) basieren.

Ihre Anwendung ermöglicht eine erhebliche Verbesserung des Dokumentationsumlaufs in der Organisation und eine effizientere Ausführung aller damit verbundenen Prozesse.

Die Digitalisierung von Firmendokumenten gepaart mit der Einführung einer qualitativ hochwertigen DMS-Lösung ermöglicht es, das Funktionieren des Unternehmens zu verbessern, die Kosten im Zusammenhang mit der Dokumentation zu senken und die Durchführung von Aufgaben und Projekten erheblich zu beschleunigen – in Verbindung mit der Verbesserung der Qualität von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus ist die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung des Flusses direkt damit verbundener Aufgaben ein Meilenstein in der technologischen und geschäftlichen Zukunft des Unternehmens und hebt das tägliche Funktionieren und den Betrieb des Unternehmens auf ein völlig neues, höheres Niveau, das den Realitäten des digitalen Zeitalters und den Erwartungen der Auftragnehmer viel besser gerecht wird.

Welche Software zur Digitalisierung von Dokumenten ist empfehlenswert?

Um den Prozess der Digitalisierung von Dokumenten effizient und korrekt durchzuführen und die mit ihrer Bearbeitung verbundenen Aufgaben zu rationalisieren, ist es notwendig, das Implementierungsprojekt richtig zu planen und das richtige IT-Werkzeug zu verwenden – eine Software, die es ermöglicht, die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung voll auszuschöpfen und einen ausreichend hohen Return on Investment (den so genannten ROI) zu erzielen. Die zukunftsweisende Lösung sollte auf High-End-IT-Technologien für den professionellen Einsatz in Unternehmen basieren sowie einfach zu bedienen und zu warten, skalierbar und flexibel sein.

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Neben den Schlüsselfunktionen im Bereich der Dokumentationsverwaltung sind die Systeme hervorzuheben, die auch solche Funktionalitäten wie Business Process Automation (BPA), Workflow Engine und Business Process Management (BPM) bieten. In modernen DMS-Systemen werden Elemente der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML), der optischen Texterkennung (OCR), der Geschäftsprozess-Robotisierung (RPA), der digitalen Signatur und viele andere innovative Technologien und Mechanismen, die von Unternehmen im Zeitalter der digitalen Transformation eifrig genutzt werden, als wirksame Werkzeuge angesehen, die ihre Funktionsweise erleichtern und ihre Abläufe verbessern, was sich auch in langfristigen strategischen und Image-Vorteilen niederschlägt.

Besonders erwähnenswert sind Low-Code-Plattformen, die Dokumentenmanagement-Funktionalität mit Geschäftsprozessautomatisierung und -optimierung effektiv kombinieren und so die Erstellung kompletter Geschäftsanwendungen ermöglichen – ohne Kodierung oder mit minimalem Einsatz. Low-Code-Plattformen, die auf Digitalisierung, Automatisierung und Workflow-Mechanismen basieren, ermöglichen es Unternehmen, ihre digitale Transformationsstrategie effektiv umzusetzen. Die fortschrittlichsten und flexibelsten Low-Code-Plattformen ermöglichen nicht nur die schnelle Erstellung von Geschäftsanwendungen, sondern auch die effiziente Umsetzung notwendiger Änderungen und Modifikationen in gerade erstellten oder sogar bereits laufenden Instanzen in der Produktionsumgebung – mit sofortigen Ergebnissen.

Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Dokumenten-Workflows und der damit verbundenen Prozesse an die aktuellen Bedürfnisse, in Übereinstimmung mit dem Rhythmus und der Dynamik des Geschäfts und den Veränderungen im Umfeld des Unternehmens.

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