Homeoffice einrichten: Diese Bereiche sind unabdingbar

Sowohl als Angestellter als auch aus Selbstständiger ist ein eigenes Homeoffice ein praktischer Arbeitsplatz. Die Arbeit wird daheim erledigt, teils aufwendige Wege entfallen und bequemer ist die Arbeit von Zuhause meist auch. Doch was braucht es, um das Homeoffice sinnvoll auszustatten? Dieser Artikel geht rein auf die Geräte und Büroeinrichtung ein, die wichtig ist. Wer seinen Arbeitsplatz zu Hause steuerlich absetzen möchte, der muss unbedingt vorher in Erfahrung bringen, wie streng das örtliche Finanzamt die Regeln auslegt, sodass dieser Bereich in diesem Artikel ignoriert wird.

Die Technik: Was ist technisch notwendig?

Welche Technik notwendig ist, hängt von der Art der Arbeit ab. Grundsätzlich sind bestimmte Punkte jedoch unabdingbar:

• Computer/Laptop – für Angestellte ist es ratsam, ein zusätzliches Gerät nur für die Arbeit anzuschaffen beziehungsweise beim Chef zu beantragen. Doch auch Selbstständige sollten ein echtes Arbeitsgerät besitzen. Dies hat schon den Vorteil, dass bei einem Ausfall des Computers notfalls noch das privat genutzte Gerät im Haus ist und die Arbeit nicht liegen bleibt.
• Internetanschluss – wer einen Computer nutzt, der muss darauf achten, dass er WLAN-fähig ist, alternativ funktioniert auch ein Adapter. Laptops sind ohnehin immer internetfähig. Jedoch empfiehlt es sich, das Arbeitsgerät nicht via WLAN, sondern über die Kabelverbindung ins Netz zu bringen. Die Verbindung ist zuverlässiger und meist auch schneller.
• Sicherheit – sowohl Selbstständige als auch Angestellte sind darauf angewiesen, dass die Verbindungen sicher sind. Ein VPN-Netzwerk ist somit ratsam. Je nach genutztem Router kann es leicht eingeschaltet werden, zugleich gibt es diverse Anbieter für VPN-Dienste. Im Fall eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass die sichere Verbindung zu Unternehmensservern möglich ist.
• Drucker/Peripheriedrucker – ob nun ein direkt angeschlossener Drucker oder ein umgangssprachlicher WLAN-Drucker – das Gerät ist sinnvoll und notwendig. Im Homeoffice lohnt es sich, ein wenig mehr zu investieren und direkt auf einen Laserdrucker, eventuell ein Kombinationsgerät, zu setzen. Laserdrucker sind auf Dauer günstiger, trocknen nicht ein und Kombinationsgeräte erlauben es, Kopien zu erstellen oder auch Unterlagen einzuscannen.
• Headset – eventuell gehört eine Webcam mit in diesen Punkt, doch sind die meisten Videocalls auch via Smartphone, Tablet oder über den Laptop möglich. Ein gutes Headset mit Kopfhörern und echtem Mikrofon sollte aber stets vorhanden sein. Videokonferenzen nehmen beständig zu und es ist für alle Beteiligten unangenehm, wenn der Gesprächspartner schlecht verstanden wird.

Je nach Berufszweig kommen noch weitere technische Elemente mit hinzu. So benötigt ein Grafiker oft ein Grafiktablet, während Angestellte Lösungen bezüglich der Arbeitszeiterfassung finden und installieren müssen.

Die Einrichtung

Während sich Angestellte, sofern das Homeoffice korrekt aufgezogen wird, an die Arbeitsschutzrichtlinien halten müssen, können Selbstständige natürlich aus dem Vollen schöpfen. Allerdings gilt bei ihnen, dass die Einrichtung mit über die steuerliche Absetzbarkeit entscheidet. Ist das Homeoffice zu »wohnlich«, kann es schon nicht vollständig abgesetzt werden. Inwieweit die Wohnlichkeit definiert ist, entscheiden die örtlichen Behörden. Trotz allem gehören zu einem Homeoffice, unabhängig davon, ob es in einem eigenen Raum liegt oder sich in einer Nische des Wohnzimmers befindet, gewisse Einrichtungsgegenstände:

• Schreibtisch – an diesem sollte niemals gespart werden. Die Höhenverstellbarkeit ist absolut sinnvoll, denn die propagierten 72 Zentimeter eignen sich weder für große noch für kleine Personen. Sehr angenehm sind Tische, deren Arbeitsfläche geneigt werden kann. Wer überwiegend mit einem Laptop arbeitet, der sollte einen Aufsatz für den Schreibtisch erwerben, sodass das Gerät höher steht. Bedient wird es nun über eine externe Tastatur, die bei längerem Arbeiten an Laptops ohnehin angeraten ist.
• Schreibtischstuhl – viele Experten raten, sich einmal die Zeit zu nehmen und in einem Fachgeschäft verschiedene Stühle auszutesten. Der Bürostuhl muss ergonomisch sein und zum eigenen Körper passen. Kleinere Menschen haben beispielsweise oft das Problem, dass die Beugung der Rückenlehne für sie am falschen Ort ist, sodass sie im unteren Rückenbereich nicht gestützt, dafür aber vom oberen Teil der Rückenlehne im Nacken nach vorn gedrückt werden. Für langes Arbeiten am Schreibtisch bietet sich zudem ein Zweitstuhl an. Sattelhocker, aber auch Hocker mit wackelnden Sitzflächen beugen Verspannungen vor und bringen Abwechslung in den Sitzalltag.
• Stehpult – je nach Räumlichkeit ist es ideal, um einen zweiten Arbeitsplatz für zwischendurch zu schaffen, es fügt sich aber gut genug in den Raum ein, um nicht aufzufallen. Dafür zwingt es quasi zur Bewegung und trägt somit zur Gesunderhaltung bei.
• Beleuchtung – der Arbeitsbereich muss gut ausgeleuchtet sein. Angestellte werden wieder die gesetzlichen Vorgaben beachten müssen, da die Beleuchtung fest geregelt ist. Zusätzlich können sie natürlich eigene Lampen nutzen. Selbstständige haben freiere Hand. Wichtig ist, dass das Licht hell, jedoch nicht blendend sein muss. LED-Leuchtmittel, die es erlauben, nicht nur die Stärke, sondern auch die Lichtfarbe zu steuern, können überaus angenehm sein und die Augen schonen.

Die Arbeitsmaterialien

So deutlich, wie sich die Arbeitswelt auch verändert hat, so bleiben einige Faktoren gleich. Manche Arbeitsmaterialien im Bereich Bürobedarf sind quasi unverzichtbar:

• Notizblöcke/Notizzettel – um schnell ein Detail zu notieren, sind sie schlichtweg die einfachste Lösung.
• Stifte – Kugelschreiber, doch auch farbige Stifte und Marker sind notwendig. Gerade, wenn Ideen notiert oder ausgearbeitet werden, fällt es mit farbigen Notizen wesentlich einfacher, Gemeinsamkeiten zu finden oder Beziehungen herzustellen.
• Kalender – die meisten Personen nutzen heute digitale Kalender, die sich automatisch auf allen Geräten synchronisieren. Dennoch ist ein einfacher Tischkalender weiterhin sinnvoll, da so die nächsten Termine stets im Blick sind.
• Tafel/Magnetwand/Whiteboard – oft werden Whiteboards mit Magnettafeln kombiniert. Im Homeoffice sind sie sehr nützlich, da an ihnen nicht nur Notizen oder Unterlagen befestigt werden, sondern auch rasch Aufgaben aufgeschrieben werden können.

Fazit: Auf eine gute Ausstattung achten

Während Notizblöcke oder auch einfache Kalender mühelos beim Wocheneinkauf erworben werden können, sind Arbeitsgeräte und natürlich die Möbelstücke eines Homeoffice signifikant. Gerade Selbstständige machen häufig den Fehler, einen simplen Tisch und einen günstigen Stuhl zu kaufen, nur um später festzustellen, dass die Arbeit von Schmerzen begleitet wird. Daher gilt, gleich anfangs einmal einen ordentlichen ergonomischen Stuhl und anpassbaren Schreibtisch zu erwerben. In diesem Bereich trifft der Spruch, dass der, der billig kauft, zweifach kauft, stets zu.