Die Corona-Pandemie hat dem Homeoffice in Deutschland einen ordentlichen Schub verliehen. Viele Unternehmen planen mittlerweile, ihren Mitarbeitern dauerhaft die Arbeit von zu Hause zu genehmigen. Dafür ist jedoch die entsprechende technische Ausrüstung unverzichtbar.
Homeoffice bleibt dauerhaft erhalten
Mit dem ersten Lockdown im Frühling 2020 wurden Arbeitnehmer im ganzen Land spontan ins Homeoffice geschickt und mussten improvisieren. Doch nachdem sich deutsche Arbeitgeber vorher über Jahre gegen die Heimarbeit gesperrt hatten, erkannten sie bald die Vorteile. Mittlerweile ist klar, dass viele Unternehmen auch nach dem Ende der Corona-Pandemie weiter auf Homeoffice setzen werden. Es ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten: Arbeitnehmer verlieren weniger Lebenszeit beim Pendeln und Unternehmen können durch das Downsizing auf kleinere Büroflächen viel Miete sparen.
Das richtige Videokonferenz-Tool finden
Während beim ersten kurzfristigen Lockdown oft noch locker mit Videokonferenz-Tools improvisiert werden konnte, erfordert eine dauerhafte Homeoffice-Option jedoch einiges mehr an Vorbereitung. Dies fängt schon bei der Auswahl des passenden Tools für die eigene Firma an. Soll es das allseits gehypte Zoom sein, der Dauerbrenner Skype oder vielleicht einfach das praktische Microsoft Teams, da ohnehin alle Mitarbeiter mit Windows arbeiten? Es ist empfehlenswert, mindestens einen Mitarbeiter der IT-Abteilung zum Experten für das jeweilige Videokonferenz-Tool weiterzubilden.
Entsprechende Seminare und Workshops bieten Spezialisten wie Medienreich sowohl als Präsenzseminar als auch Corona-sicher als Online-Seminar an. Das erworbene Wissen kann der Experte dann an die Kollegen weitergeben. Alternativ lässt sich auch gleich eine Schulung für die ganze Firma vereinbaren. Ergänzend zum Videokonferenz-Tool ist ein Kollaborations-Tool wie Moodle, Slack oder Jira empfehlenswert zum Teilen von Informationen und zum kurzem Austausch von Textnachrichten. Auch für diese Tools sind Schulungen sinnvoll.
Datenschutz und Zeiterfassung
Daneben muss beim dauerhaften Homeoffice natürlich der Schutz der sensiblen Firmendaten gewährleistet sein. Dazu ist der Aufbau eines VPN-Netzwerks unverzichtbar, über das sich alle Heimarbeiter einwählen. Neben einem eigenen VPN-Server in der Firma sind heute auch zahlreiche Software- und Cloud-basierte Lösungen möglich. Ist noch kein VPN-Netzwerk vorhanden, sollte auch hier ein Mitarbeiter entsprechend geschult und mit dem Aufbau und der Betreuung beauftragt werden. Dieser kann dann auch die Software auf die Firmen-Laptops der Mitarbeiter spielen, die diese im Homeoffice nutzen sollen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Heimarbeit ist die korrekte Zeiterfassung. Natürlich sollten Arbeitnehmer nicht den halben Tag mit Netflix auf dem Sofa liegen statt zu arbeiten. Auf der anderen Seite ist es leicht, zu viel zu arbeiten, weil der Laptop nun ohnehin zu Hause steht und es verlockend scheint, abends noch schnell etwas fertigzustellen. Eine Software zur Zeiterfassung ist die wohl fairste Art, sicherzustellen, dass die normale Arbeitszeit eingehalten wird.