Erreichen Unternehmen eine bestimmte Größe, führt häufig kein Weg mehr an einer professionellen Form der Zeiterfassung für die Mitarbeiter vorbei. Während in kleinen Betrieben häufig auf Vertrauensbasis gearbeitet wird, lässt sich das oft bereits im Mittelstand aus wirtschaftlichen Aspekten nicht mehr umsetzen. Welche modernen Möglichkeiten der Zeiterfassung es gibt und welche Vorteile sie bieten, dazu erfährt man hier mehr.
Moderne Form der Zeiterfassung ist digital
Während ältere Menschen in ihrem Berufsleben noch die klassische Stechuhr kennenlernen durften, hat diese inzwischen weitestgehend ausgedient. Sie wurde längst durch moderne Lösungen ersetzt, welche sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile bieten. Ein wichtiger Vorteil ist hierbei, dass eine moderne Zeiterfassung sich flexibel an die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt. Diese haben hinsichtlich der Zeiterfassung nämlich sehr unterschiedliche Bedürfnisse, wenn beispielsweise in Schichten gearbeitet wird, Außendienstmitarbeiter beschäftigt sind, Saisonarbeiter eingesetzt werden oder ein Teil der Belegschaft aus dem Home Office arbeitet. Spezielle Anforderungen können sich auch aus der Branche ergeben, in der das Unternehmen tätig ist, welches ein Zeiterfassungssystem nutzen möchte.
Leistungsumfang moderner Zeiterfassungssysteme
Neben der reinen Erfassung der Arbeitszeit leisten moderne Zeiterfassungen weitere Dienste. Sie sind beispielsweise die Basis für eine Urlaubsplanung der Belegschaft, dienen der Erfassung von Krankentagen, können zur Abrechnung von Projekten die geleistete Projektzeit erfassen und bieten eine Schnittstelle zur Personalabteilung, welche für die Abrechnung von Überstunden zuständig ist, und zur Rechnungsstelle, welche Projekte abrechnet. Damit all das möglich wird, arbeiten moderne Zeiterfassungssysteme auf Basis einer eigens programmierten Software. Sie erlauben zudem das automatische Erstellen von Auswertungen, was eine deutliche Erleichterung im direkten Vergleich mit der früher weit verbreiteten Excel-Tabelle zur Zeiterfassung darstellt.
Solche Excel-Tabellen mögen gerade für kleinere Unternehmen zwar attraktiv wirken, da hiermit keine Anschaffungskosten für ein modernes Zeiterfassungssystem verbunden sind. Sie bergen jedoch auch eine hohe Fehleranfälligkeit und lassen sich nur mit großem Aufwand detailliert auswerten. Außerdem können Excel-Tabellen zum manuellen Eintragen der Arbeitszeiten durch Mitarbeiter leicht manipuliert oder falsch ausgefüllt werden. Entscheidend für die Qualität eines Systems zur Zeiterfassung in Unternehmen ist jedoch auch, dass dieses einfach und schnell bedienbar ist.
Zeiterfassung in Unternehmen einführen
Wird eine moderne Form der Zeiterfassung erstmalig in einem Unternehmen eingeführt oder soll ein veraltetes System ersetzen, sollte dieser Prozess von Beginn an unter Beteiligung der Mitarbeiter erfolgen. Das baut Skepsis, Misstrauen und Ängste innerhalb der Belegschaft ab. Außerdem kann es je nach Art des Systems erforderlich sein, dass die Mitarbeiter im Umgang damit geschult werden. Das gilt besonders für jene Mitarbeiter, die darüber nicht nur ihre Arbeitszeit erfassen, sondern auch die erfassten Daten auswerten oder für Abrechnungen nutzen. Solche Schulungen werden häufig von den Anbietern eines Zeiterfassungssystems angeboten und als In-House-Schulung durchgeführt.